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INHALT 18 kommt Deutschland in den Fokus - Interview APRIL 2021 6 60 Millionen User weltweit jetzt 11 Ein DMS fördert die Transparenz und Aktualität - Interview MEGATRENDS 14 Wie man die Flut der Dokumente SPECIAL beherrscht - Interview 18 Megatrends - Das ultimative Work Kit - Special 22 Die digitale Transformation der technischen Dokumentation - Interview 28 Der Chatbot kommt Standardanfragen digitalisieren - Interview 32 Reisemanagement und Reisekostenabrechnung nach Corona organisieren - Interview 37 Vorankündigung DIGITAL FUTUREcongress virtual national 14 WIE MAN DIE FLUT DER DOKUMENTE BEHERRSCHT Interview mit Karl Heinz Mosbach - ELO 4 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

ZOHO - 60 MI USER WELTW IST DEUTSCH FOKUS Im Interview mit Sridhar Iyengar, European Managing Director bei Zoho. Mit mehr als 45 Apps in fast jeder wichtigen Geschäfts- kategorie, einschließlich Vertrieb, Marketing, Kundensupport, Buchhaltung und Back-Office-Operationen sowie einer Reihe von zusätzlichen Tool, ist die Zoho Corporation eines der produktivsten Softwareunternehmen der Welt. 6 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Interview

über 45 unterschiedlichen Anwendungen. Grund genug für uns, mit dem erfolgreichen Softwareanbieter mehr über die Deutschland-Strategie zu erfahren. Im Interview sprechen wir mit Sridhar Iyengar, European Managing Director bei Zoho, über Digitalisierung, die Bedeutung von Privacy für Zoho, Long Term Business Commitments, eine besondere Art des KundInnenfokus und neueste Cloud Technology. DIGITAL FUTUREmag: Herr Iyengar, Zoho ist bereits auf dem gesamten Globus sehr erfolgreich vertreten. Was war der Grund, den Marktauftritt in Deutschland erst jetzt richtig zu forcieren? Sridhar Iyengar: Das ist eine natürliche Entwicklung, da wir schon sehr lange KundInnen in Deutschland haben. Auch unser Partner-Ökosystem in Deutschland ist ziemlich stark. Mit einer Niederlassung in Deutschland können wir nun näher an unseren KundInnen und Partnern sein. Deutschland als Wirtschaft ist auch über die Jahre gewachsen. Das letzte Jahr war für viele große Volkswirtschaften hart und viele Menschenleben wurden durch die Pandemie in Mitleidenschaft gezogen. Im letzten Jahr konnten wir auch beobachten, wie unsere Produkte von unseren KundInnen in Deutschland eingesetzt werden – sei es, um die Herausforderungen der Remote-Arbeit zu meistern oder um die Bedenken bezüglich des Missbrauchs der Privatsphäre auszuräumen. Wir glauben, dass Zoho mit seiner tiefgreifenden Expertise in der Technologie und dem Standpunkt, den wir zum Thema Datenschutz eingenommen haben, die Möglichkeit hat, einen Mehrwert für das Business Ökosystem in Deutschland zu schaffen – eine Möglichkeit, das Bewusstsein zu schärfen und Unternehmen dabei zu helfen, auf erschwingliche und sichere Weise auf digitale Tools umzusteigen. Dies erfordert eine Menge Anstrengungen an der Basis und unsere Präsenz vor Ort wird diese Sache unterstützen. DIGITAL FUTUREmag: Deutschland ist bekannt für seine starke mittelständische Wirtschaft. Warum sollte sich ausgerechnet der deutsche Mittelstand mit den Produkten von Zoho intensiver beschäftigen und damit die Digitalisierung vorantreiben? Sridhar Iyengar: Mir ist bewusst, dass wir in Deutschland noch kein bekanntes Unternehmen sind. Unser aktueller Kundenstamm in Deutschland, der aus tausenden Unternehmen aus dem Mittelstand besteht, gibt uns jedoch das Vertrauen, zu expandieren. Der deutsche Mittelstand ist bekannt für seine Effizienz und überlegenes Ingenieurwesen, aber im Hinblick auf die digitale Transformation zählt er bisher zu den eher zurückhaltenden Anwendern. Jetzt ist es an der Zeit, langfristig darüber nachzudenken, wie man eine widerstandsfähige Technologie-Infrastruktur aufbauen kann. Einige Schlüsselfaktoren, die für diese Transformation benötigt werden, sind Benutzerfreundlichkeit, eine breite Palette von Anpassungsoptionen, starke 8 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Datenschutzrichtlinien und langfristige Preisstabilität. Zoho als Unternehmen und Zoho‘s Softwarepaket sind auf diesen Säulen aufgebaut. Die Cloud-Angebote von Zoho sind in verschiedenen Optionen erhältlich: Unternehmen können Software für eine bestimmte Anforderung kaufen, wie z. B. Eventmanagement, Rechnungsstellung, Bestandsmanagement, CRM oder E-Mail-Marketing, oder sie kaufen funktionale Suiten, die mehrere verwandte Produkte in einem attraktiven, integrierten Paket zusammenführen. Weiterhin haben sie die einzigartige Möglichkeit, ihr gesamtes Unternehmen mit Zoho One in die Cloud zu bringen. Wir werden Zoho One auf dem global Digital Future Congress präsentieren und Sie können live miterleben, wie mehr als 40 Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten, um ein ganzes Unternehmen in die Cloud zu bringen. Da Erschwinglichkeit eine der Säulen Zohos ist, haben wir auch die Preise sehr atraktiv gehalten: es kostet 1 € pro Tag pro MitarbeiterInnen, um die Leistung von Zoho One zu nutzen. DIGITAL FUTUREmag: In Pressemitteilungen und auf der Internetseite kann man immer wieder lesen, dass Zoho ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz und die Datensicherheit der User legt. Bitte erzählen Sie uns ein wenig mehr über die Strategie und die Bedeutung von Privacy für Zoho. Sridhar Iyengar: Datenschutz war von Anfang an der Eckpfeiler unseres Unternehmens. In diesem Jahr feiern wir unser 25-jähriges Bestehen und seit dem ersten Jahr haben wir kostenlose Versionen unserer Software angeboten – aber niemals die Kundendaten zur Finanzierung unseres Unternehmens verwendet. Der weit verbreitete Kapitalismus hat einige der bekanntesten Tech-Giganten zu den reichsten Unternehmen der Welt gemacht. Dieses Gewinnstreben hat Big Tech dazu getrieben, in großem Stil Daten zu sammeln. Je besser die Daten, desto höher die Profite. Als wir Zoho gründeten, wollten wir das Beste für unsere Kunden bieten, nicht nur in Bezug auf die Funktionalität, sondern auch, um sicherzustellen, dass ihre Privatsphäre immer sicher und geschützt ist. Im Jahr 2019 haben wir jede Tracking- Software von Drittanbietern auf unseren Websites und Anwendungen entfernt und Schlupflöcher geschlossen, um den Datenschutz für unsere KundInnen zu verbessern. Um sicherzustellen, dass auch unsere internen Prozesse guten Datenschutzpraktiken folgen, lassen wir unsere Software und Prozesse von ausgewiesenen globalen Unternehmen prüfen. Letztes Jahr wurde Zoho in die Liste der sehr wenigen Unternehmen mit ISO 27701 Zertifizierung aufgenommen. In den letzten Monaten haben wir das Bewusstsein für den Datenschutz in verschiedenen Ländern geschärft. Wir werden unsere Bemühungen fortsetzen, das Bewusstsein auch bei deutschen Unternehmen zu schärfen.

DIGITAL FUTUREmag: Im September letzten Jahres hat Zoho angekündigt, eine branchenweite, umfangreiche Suite von Business-Softwareanwendungen anzubieten. Unter dem Namen “Zoho Workplace” soll eine Software-Plattform entstehen, die Tools für die Zusammenarbeit, Produktivität und Kommunikation zusammenbringt. Wie weit sind Sie mit dem Roll-Out und wann ist diese Suite in Deutschland zu nutzen? Sridhar Iyengar: Zoho Workplace gibt es schon eine Weile. Im letzten Jahr haben wir viele der Feinheiten überarbeitet, mehr Automatisierung und Intelligenz hinzugefügt. Nach der Freigabe ist Zoho Workplace die branchenweit umfassendste Anwendungssuite für Produktivität, Kollaboration und Kommunikation geworden. Diese ist bereits in Deutschland verfügbar und wir haben einige Unternehmen in Deutschland, die das Produkt nutzen. Wir haben gesehen, dass mehrere Unternehmen von Google zu Zoho Workplace gewechselt haben, vor allem wegen der fragwürdigen Datenschutzrichtlinien und der häufigen Preiserhöhungen. Um den Anstieg der Migration von den Konkurrenzprodukten aufrechtzuerhalten, haben wir auch eine einfache Migrationsroute sowohl von Office 365 als auch von Google Workspace gebaut. DIGITAL FUTUREmag: Zoho ist nicht nur sehr erfolgreich, sondern anscheinend auch ziemlich profitabel. Wie würden Sie insgesamt Ihr Kundenverhältnis beschreiben und was ist für Sie in einer Kundenbeziehung am wichtigsten? Sridhar Iyengar: Unser Unternehmen und einige frühe Visionen unseres CEO, Sridhar Vembu, haben sich von japanischen und deutschen Unternehmen inspirieren lassen. Von Anfang an ging es darum, sich auf zwei Dinge zu konzentrieren: einen langfristigen Ansatz zu verfolgen, um Know-how aufzubauen und es den KundInnen extrem einfach zu machen, zu kaufen und auszusteigen. Wir haben nie Fremdkapital aufgenommen, wir sind vorsichtig mit Geld umgegangen und haben uns früh entschieden, das Geld wieder in das Unternehmen zu investieren, um Produkte zu bauen, lokale Gemeinden zu unterstützen, wo immer wir tätig sind und den Kundensupport auszubauen. Das hat uns bis heute geholfen. Auch heute noch binden wir unsere KundInnen nicht mit endlosen Verträgen oder bestrafen sie für freiwillige Ausstiege. In der Vergangenheit haben wir nie allzu viele ATL Marketingkampagnen durchgeführt, sondern uns auf die Erstellung von Schulungsmaterialien konzentriert, die den KundInnen bei der selbständigen Nutzung helfen sollen. Auch in Deutschland haben wir damit begonnen, indem unsere Kollegen regelmäßig deutschsprachige Webinare entweder über das Produkt durchführen oder Experten einladen, die über Technologietrends sprechen. Dies wird auch weiterhin unser Schwerpunkt sein. 10 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 DIGITAL FUTUREmag: Nicht nur in Deutschland, sondern auch weltweit ist die Cloud Technologie auf dem Vormarsch. Kaum ein Unternehmen, das heute nicht auch Cloud Dienstleistungen nutzt. Was ist das Besondere an der Zoho Cloud Infrastruktur, die Sie anbieten? Sridhar Iyengar: Die Zoho Cloud Infrastruktur ist auf einigen starken Grundpfeilern aufgebaut: 1. Eigener Technologie Stack zum Aufbau von Expertise und nahtloser Integration 2. Kontinuierliche Entwicklung und Verfeinerung 3. Datenschutz und Sicherheit als Kernstück der Forschung und Entwicklung Jede dieser Säulen hat ihre eigenen Vorteile. Der Besitz des Stacks und das Hosting der Anwendungen in unseren Rechenzentren helfen uns, die Expertise zu erlangen, die für die Feinabstimmung der Software gemäß den sich ändernden Anforderungen erforderlich ist. Es hilft uns dabei, neue Anwendungen oder Funktionen zu entwickeln, die damit direkt integriert sind und nicht nur als Notbehelfslösung dienen. Außerdem können wir die optimierten Kosten, indem wir nicht auf Hyperscalern hosten, letztendlich an unsere KundInnen weitergeben. Durch die Konsolidierung, die in der Branche gerade stattfindet, sehen wir Anbieter, die es eilig haben, Unternehmen zu übernehmen, um den Prozess abzuschließen. Oft halten diese Übernahmen nicht das Versprechen, das sie ihren KundInnen ursprünglich gegeben haben, da die Plattformen nicht nahtlos integriert werden können. Zoho hat einen geduldigeren Weg eingeschlagen, um von Grund auf aufzubauen, was wiederum die Zoho Produkte von denen unterscheidet, die übernommen und zusammengefügt werden. DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview Sridhar Iyengar >> Bitte mit DIGITAL FUTUREhub-App scannen KONTAKT Firma: Zoho Corporation GmbH Ansprechpartner: Alexandra Hofmann Telefonnummer: +31 (0) 620566977 Email: alexandra.hofmann@eu.zohocorp.com Webseite: www.zoho.com/de/

Die Network Concept GmbH ist Spezialist für maßgeschneiderte, ganzheitliche Softwarelösungen im Bereich kaufmännischer Geschäftsprozesse. Im Vordergrund ihrer Tätigkeit steht die ganzheitliche Betrachtung der betrieblichen Abläufe beim Kunden und deren Abbildung in CRM-/XRM- und ERP- Lösungen. Damit ermöglicht Network Concept dem Kunden jederzeit einen schnellen, umfassenden und aktuellen Blick auf seine Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen. Als zertifizierter „CAS Gold Partner“ und „Sage Reseller Gold“ begleitet Network Concept Kunden über den kompletten Projektverlauf – von der professionellen Beratung über Planung, Konzeption bis hin zur Realisierung Ihrer Projekte. Im Interview mit Herrn Kay Frosinini, Mitglied der Geschäftsleitung der Network Concept GmbH, sprechen wir insbesondere über die Auswirkungen der Pandemie auf die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Softwarelösungen und den Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen. DIGITAL FUTUREmag: Digitalisierung ist in aller Munde. Wie hat sich die Pandemie aus Ihrer Sicht auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ausgewirkt? Kay Frosinini: Durch die Pandemie arbeiten viele aus ganz unterschiedlichen Bereichen Zuhause oder generell mobil. Um trotzdem einen reibungslosen Geschäftsalltag bewerkstelligen zu können, ist es notwendig, dass die MitarbeiterInnen auf die relevanten Softwarelösungen zugreifen können. Dafür ist eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse für Unternehmen unabdingbar. Passgenaue, umfassende Softwarelösungen für die Unternehmensprozesse sind momentan noch entscheidender für den Unternehmenserfolg als vor der Pandemie. DIGITAL FUTUREmag: Welche Rolle spielen dabei Dokumentenmanagementsysteme (DMS)? Kay Frosinini: Wenn ich mobil arbeiten will, benötige ich dafür nicht nur die Anwendungen für die Bearbeitung, sondern auch die entsprechenden Dokumente: Schriftverkehr, E-Mails, Rechnungen, Belege, Anschreiben, Anleitungen usw. Wenn ich als Unternehmer zum Beispiel meine Buchhaltung im Homeoffice arbeiten lasse, benötigen die MitarbeiterInnen nicht nur die maßgeschneiderte ERP- Anwendung, sondern eben auch die unterschiedlichsten Dokumente wie Rechnungen und Belege. Dies betrifft im Prinzip alle Unternehmensbereiche. Der Vertrieb beispielsweise benötigt vielleicht noch einmal Zugang 12 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 zum letzten Angebot, der Berater möchte sich noch einmal die Notizen vom letzten Besprechungstermin ansehen. Was bringt mobiles Arbeiten, wenn die Dokumente, die ich benötige, nur im Büro sind? Insofern ist ein DMS entscheidende Voraussetzung für mobiles Arbeiten. DIGITAL FUTUREmag: Sie empfehlen also ein DMS. Welche Vorteile sehen Sie, abgesehen vom Homeoffice- Zugriff, noch? Kay Frosinini: Neben dem Vorteil, mit einem DMS eine Voraussetzung für mobiles Arbeiten zu schaffen, gibt es weitere Aspekte für den Einsatz eines DMS: Die Archivierung von jeglichen Dokumenten zentral in einem DMS fördert die Transparenz und Aktualität der Informationen. Jedes Dokument wird einmal angelegt und bei Notwendigkeit aktualisiert. Dies erleichtert das Änderungsmanagement und vermeidet Dubletten. Auch erhalten alle MitarbeiterInnen Zugang zu den für sie relevanten Dokumenten, egal wo sie arbeiten. Hinzu kommt, dass die MitarbeiterInnen zeitgleich auf dieselben Dokumente zugreifen können. Eine gute DMS-Lösung verfügt außerdem über intelligente Suchfunktionen, wodurch ich meine Suchzeiten deutlich reduzieren kann. Zudem erleichtert ein DMS die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die Umsetzung der Compliance. Aus unserer Sicht ist ein gutes DMS wichtig für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Sie sehen, dass durch ein gutes, intelligentes DMS der Arbeitsalltag effizienter, transparenter, einfacher, schneller und qualitativ besser gestaltet werden kann. Insofern ist ein DMS für alle Unternehmen relevant, die mit vielen Dokumenten aller Art hantieren. DIGITAL FUTUREmag: In vielen Unternehmen befinden sich bereits kaufmännische Lösungen wie z. B. ein ERP- System oder eine CRM-Software in der Einführung oder werden schon aktiv verwendet. Benötigt man ein DMS dann zusätzlich? Kay Frosinini: Nicht unbedingt. Wir gehen bei der Realisierung unserer Kundenprojekte Schritt für Schritt vor. Das bedeutet, dass wir zunächst die Prozesse des Unternehmens anschauen und den tatsächlichen Bedarf genau analysieren. Darauf aufbauend wird dann das entsprechende Design abgeleitet. Bezüglich des DMS kann es dann zu verschiedenen Ergebnissen kommen: ein komplett externes DMS, ein ins ERP-System oder CRM- System integriertes DMS oder auch eine sogenannte „digitale Personalakte“, eine DMS-Lösung für sensible Daten in der Personalabteilung. Wie das DMS genau gestaltet wird, muss sehr individuell im Rahmen eines Gesamtkonzeptes entschieden werden.

WIE MAN DIE DER DOKUMEN BEHERRSCH Wie man die Flut der Dokumente beherrscht und was KI und New Work damit zu tun haben – im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH Interview 14 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

Mit weit über 1000 Systemhäusern weltweit gilt das internationale ELO Business Partner-Netzwerk als eines der größten seiner Branche. Die ELO Digital Office GmbH, mit Sitz in Stuttgart, entwickelt seit über 20 Jahren Lösungen für digitale Geschäftsprozesse aller Branchen und Fachbereiche. Gerade auch für viele mittelständische Unternehmen bietet das Unternehmen ECM- (Enterprise- Content-Management) und DMS- (Dokumenten- Management) Systeme für alle Unternehmensgrößen. Im Bereich Verwaltung und Behörden ist ELO ebenfalls seit vielen Jahren ein attraktiver und anerkannter Partner. Wir sprechen heute mit Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach über die Herausforderung aller Unternehmen, die tägliche Flut an Daten, Informationen und Dokumenten zu beherrschen und dabei gleichzeitig die Transformation und Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben. Im Besonderen wird es darum gehen, was Informationsmanagement, digitale Geschäftsprozesse, Collaboration, Workflow, KI und das Thema New Work damit zu tun haben. DIGITAL FUTUREmag: Bevor wir in das angekündigte Thema einsteigen, interessiert mich zunächst Ihre persönliche Einschätzung zur deutschen Wirtschaft und dem Digitalisierungsgrad im internationalen Vergleich? Wo bleibt Deutschland und sein so starker Mittelstand in Sachen Digitalisierung und Transformation? Karl Heinz Mosbach: Angestoßen durch die Coronapandemie sind wir gerade in einer Phase des „Erwachens“. Es ist uns – dem deutschen Mittelstand – eine Zeit lang fast schon „zu gut“ gegangen, so dass notwendige Modernisierungsschritte teils aufgeschoben wurden oder vielfach nicht die Notwendigkeit gesehen wurde, hier etwas zu tun. Ich denke hier primär an Themen rund um die Digitalisierung, aber es bezieht sich auch auf viele andere Bereiche, in denen Investitionen in die Zukunft versäumt wurden. Der Corona-Schock sitzt derzeit tief und einige Unternehmen müssen kämpfen, aber auf den gesamten Mittelstand gesehen wird die Coronapandemie hoffentlich ein Weckruf sein. Der Wandel, der nun bei vielen Unternehmen ansteht, wird auf lange Sicht viele positive Effekte haben, auch gesamtwirtschaftlich betrachtet. DIGITAL FUTUREmag: Als Hersteller und international aufgestelltes Unternehmen im Bereich Informationsmanagement noch eine Frage vorweg. Stellen die Themen digitale Transformation und Optimierung der Prozessabläufe im Unternehmen für Sie einen Widerspruch dar? Und wenn nein, was hat Vorrang? Karl Heinz Mosbach: Keinesfalls stellen sie einen Widerspruch dar, weil Prozessoptimierung mit Digitalisierung viel besser gelingt. Selbst beim Friseur oder beim Zahnarzt bucht man mittlerweile Termine direkt über 16 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 die Internetseite. Das bringt gleichermaßen Vorteile für die KundInnen und das Unternehmen. Die Digitalisierung der Prozesse ist ein branchenunabhängiges Thema und dies in den jeweiligen Unternehmen fachbereichsübergreifend. Deshalb hat auch keiner der Punkte Vorrang, sie bedingen sich gegenseitig. Gerade im administrativen Bereich sind optimierte Prozessabläufe ohne digitale Unterstützung heute schlicht nicht mehr vorstellbar. DIGITAL FUTUREmag: Das Thema Zusammenarbeit oder neuerdings Collaboration genannt, ist in aller Munde. Gerade in Zeiten von Homeoffice für viele Unternehmen eine besondere Herausforderung. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Eckpfeiler für die Digitalisierung im Unternehmen? Karl Heinz Mosbach: Wichtig ist, dass Digitalisierung das Business des Unternehmens nachhaltig unterstützt. Digitalisierung muss einen messbaren Vorteil für die Geschäftsprozesse und das Business mit sich bringen. Daneben sind natürlich die Zuverlässigkeit des Systems und die Anwenderfreundlichkeit der digitalen Lösung ein elementarere Faktoren. Eine gute Lösung begeistert die MitarbeiterInnen und steigert zudem die Produktivität. Collaboration spielt bei all diesen Punkten eine wichtige Rolle, da eine gute Zusammenarbeit untereinander entscheidend für den Erfolg einzelner Teams und letztlich für das gesamte Unternehmen ist. Je besser die Zusammenarbeit dann durch den Einsatz unternehmensweiter Collaboration-Tools gelingt, desto höher ist auch die Aussicht auf langfristige Akzeptanz einer neuen Lösung. DIGITAL FUTUREmag: Beim Thema KI ist in den vergangenen Jahren ein Kampf um die internationale Vorherrschaft entstanden. Welchen Einfluss haben die Technologiethemen wie KI oder Augmented Reality etc. tatsächlich auf die langfristige Strategie der Unternehmen? Karl Heinz Mosbach: Der Einfluss wird stetig zunehmen, weil intelligente Systeme und Maschinen große Vorteile bieten, da sie den Menschen immer mehr von monotoner Arbeit entlasten. Zudem wird die Technologie helfen, Fehler zu vermeiden und die Qualität unserer Prozesse und Verfahren zu verbessern. Das Potenzial ist riesig, sei es in der Analyse, Auswertung oder beispielsweise in der Steuerung. Schon heute setzen wir eine Gesichtserkennung auf Smartphones ein oder nutzen sie an Flughäfen. Wir steuern per Sprache Systeme wie Alexa oder nutzen intelligente Tools zur Sprachübersetzung. Die Einsatzmöglichkeiten von KI sind so vielfältig, dass sie für uns zur Selbstverständlichkeit werden. So bieten wir als ELO beispielsweise schon seit vielen Jahren mit dem ELO DocXtractor ein System an, das BuchhalterInnen bei der Verarbeitung von großen Rechnungsmengen durch seine automatischen

MEGA Warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt zum Innovieren ist? Corona ist ein Game Changer. Vor allem der Megatrend Konnektivität erhält einen ungeheuren Push. Das Beratungsunternehmen McKinsey hat in einer aktuellen Studie herausgefunden, dass Unternehmen mit dreimal so hoher Wahrscheinlichkeit 80% ihrer Kundenkontakte digital austragen im Vergleich zu vor der Krise. Mit ähnlicher Dynamik entwickelt sich der Megatrend Neo-Ökologie, also die ökologische Transformation von Gesellschaft und Wirtschaft. Wer kein nachhaltiges Geschäftsmodell hat, wird vom Markt verschwinden. Sowohl Kunden wie Investoren werden sich abwenden. Dabei reicht es nicht, klimaneutral zu wirtschaften. Der neue Benchmark der Nachhaltigkeit heißt „klimapositiv“. 18 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

Wie man vom Megatrend zur Innovation kommt? Um von Megatrends zu Innovationen zu kommen, muss zunächst geklärt werden, was diese Veränderungen für das eigene Unternehmen bedeuten. Wo liegen die Stärken und Schwächen? Was bietet eine strategische Positionierung im Markt? Und was lässt sich realistisch überhaupt umsetzen? Um diese Fragen für sich zu beantworten, haben wir das Megatrend Work Kit entwickelt. Es hilft bei der Neuausrichtung und der Fokussierung auf die eigenen Potenziale. Es ermöglicht, den Wandel zu erkennen und diesen effektiv in neue Produkte und Geschäftsideen zu übersetzen. Die Gesellschaft verändert sich rasant. Die Welt wird nie wieder so sein, wie vor der Pandemie. Nur Unternehmen, die diese Veränderung verstehen, können wirtschaftlich erfolgreich sein. Mit dem Megatrend Work Kit bekommen Unternehmen die relevanten Impulse, um innovative Angebote zu entwickeln und ein zukunftsfähiges Unternehmen zu schaffen. Was ist das Megatrend Work Kit? Das Megatrend Work Kit ist ein multimedialer Werkzeugkasten, der Megatrends schnell erfassbar und nutzbar macht. Darin enthalten ist ein praktisches Methoden-Set, innovative Best Practices und zahlreiche Arbeitsunterlagen - analog und digital. Das heißt, es lässt sich damit im Remote-Workshop wie auch im Präsenz- Meeting - wenn es wieder möglich ist - arbeiten. Das interaktive Erkunden steht dabei im Vordergrund. So bietet die Methode „Digital Testables“ die Möglichkeit, innovative digitale Geschäftsmodelle selber zu erkunden und auszuprobieren. Bei der Methode „Megatrend Personas“ werden die Megatrends lebendig. Sie verleihen den Megatrends ein Gesicht, indem sie zu fiktiven Persönlichkeiten gemacht wurden. Hinterlegte Instagram- Profile lassen in zukünftige Bedürfnisse eintauchen und erleichtern so die Innovationsarbeit. GET THE WORK KIT - NOW Mehr Infos zum Tool unter: https://www.zukunftsinstitut-workshop.de/megatrend-work-kit/ 20 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

DIE DIGITALE TRANSFORMA DER TECHNISCHEN DOKUMENTA Die digitale Transformation der technischen Dokumentation - Betriebsanleitung gedruckt oder online? – im Interview mit Roland Schmeling, Geschäftsführer der Schmeling + Consultants GmbH Interview 22 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

Technische Dokumentation und Service- Anleitungen für Maschinen und Fahrzeuge oder auch Gebrauchsanweisungen gibt es, seit es technische Maschinen und Anlagen gibt. SCHMELING + CONSULTANTS ist ein Beratungsunternehmen, das seit vielen Jahren KundInnen in unterschiedlichen Branchen wie Maschinenbau, Medizintechnik, Automotive, Bauprodukte, Komponenten, Energie, Elektroindustrie, Software und Verwaltungen in der Technischen Kommunikation unterstützt. Die Herausforderung für viele Unternehmen besteht darin, große Mengen an technischen Informationen mit hohen Sicherheits- und Qualitätsanforderungen effizient und rechtskonform zu erstellen, zu verwalten, zu publizieren und zu verteilen. Dazu gehören beispielsweise Service-Anleitungen für Maschinen oder Fahrzeuge, Gebrauchsanweisungen und Aufbereitungsanleitungen für Medizingeräte, Online- Hilfen oder eingebettete Hilfen für Software und Montagevideos für Bauprodukte. Mit der digitalen Transformation ändert sich auch die Technische Dokumentation erheblich und wird digitaler, multimedialer und anwenderzentrierter. Doch rechtliche Rahmenbedingungen und starre Gewohnheiten behindern diese Veränderungen. Wir sprechen heute mit Roland Schmeling, Geschäftsführer der Schmeling + Consultants GmbH über den Umgang mit den rechtlichen Bedingungen, die Erwartung der KundInnen und Verbraucher, Marktaufsichten und starre Vertragswerke und wagen einen Blick in die Zukunft der technischen Dokumentation in der digitalen Transformation. DIGITAL FUTUREmag: Jeder, der schon einmal eine mehr oder minder komplexe Anlage oder Maschine verkauft hat, weiß, dass ein Teil des Umsatzes von einer guten und sicheren technischen Dokumentation an die KundInnen abhängt. Warum ist die Dokumentation für viele Unternehmen dennoch so ein ungeliebtes Kind? Roland Schmeling: Ist sie das? Das Potenzial, das in diesem Thema liegt, haben viele Unternehmen nach meiner Erfahrung noch nicht erkannt und wissen auch teilweise nicht, wie sie das Thema organisieren sollen. Ist das eher Produktentwicklung oder Marketing oder gehört es zum Service oder zum Produktmanagement? Da ist viel Unsicherheit. Zudem prägen Begriffe wie „notwendiges Übel“ und überkommene Aussagen wie „das liest doch bestenfalls der Anwalt“ das Bild. Da hat die Dokumentation ein Image-Problem. 24 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Richtig ist, dass die technische Dokumentation eine produktsicherheitsrechtliche, eine produkthaftungsrechtliche und eine vertragsrechtliche Funktion erfüllt. Diese Rechtskonformität ist wichtig und zieht hohe Qualitätsanforderungen an die Informationen mit sich, aber Rechtskonformität ist nicht die einzige Funktion. Moderne Dokumentation ist multimedial, mobil, auch digital, anwenderorientiert, nützlich, wertschöpfend, verkaufsfördernd und kann sogar interessant sein. Sowohl Umfragen aus den USA und den Niederlanden als auch persönliche Erfahrungen im B2B zeigen, dass technische Dokumentation und Anleitungen wirklich gebraucht und auch genutzt werden. Außerdem werden Anleitungen durch die digitale Transformation immer leichter zugreifbar, als PDF-Download oder HTML, und bei der Bereitstellung über das Internet auch für Suchmaschinen durchsuchbar; dementsprechend haben Anleitungen einen Verkaufsaspekt. Auch wenn ich es aktuell nicht mit öffentlich verfügbaren Zahlen belegen kann: Die Frage eines Geschäftsführers „Verkaufen wir mit einer guten Anleitung mehr Produkte?“ würde ich heute mit „Ja“ beantworten. Übrigens hat das Landgericht Hannover in einem Fall kürzlich geurteilt, dass eine vorab verfügbare Anleitung eine Leistungszusage ist, was eine Vertragsauflösung nach sich gezogen hat, weil das Produkt der veröffentlichten Anleitung nicht voll entsprochen hat. Also sehen auch Gerichte in Anleitungen diese Verkaufsfunktion. Persönlich, wenn ich dies noch sagen darf, bin ich als Quereinsteiger – ich habe ursprünglich Physik und Philosophie studiert – gezielt in diesen für mich sehr spannenden Bereich gegangen. Das Spannende ist für mich die Interdisziplinarität: Ingenieurswissenschaften, Text und Bild, Medien, wie Video und AR, IT und Digitalisierung, aber auch Pädagogik, Technikrecht, Normung und Product Compliance, UX und Usability, Marketing und Management fließen hier zusammen. Ich erlebe dies an den vielen Ingenieuren und Ingenieurinnen, die in unsere Aus- und Fortbildungen strömen, dass die Beliebtheit wächst. Wir sprechen übrigens nicht von Technischer Dokumentation, sondern von Technischer Kommunikation, denn darum geht es ja eigentlich. Auf die vielfältigen Möglichkeiten der Technischen Kommunikation werden wir sicherlich noch zu sprechen kommen. DIGITAL FUTUREmag: Richtig. Viele neue Technologien sind in den letzten Jahren hinzugekommen, die sich auch in technischen Dokumentationen gut einsetzen lassen. Was sind Ihrer Meinung nach hier die wichtigsten? Roland Schmeling: Wir müssen grundlegend unterscheiden zwischen den Technologien in der Informationsentwicklung, in der Informationsbereitstellung und in der Informationsnutzung. In der Informationsentwicklung sind es Technologien

Mit der digitalen Transformation ändert sich auch die Technische Dokumentation erheblich beschränken, lautet sie: Wie können ProduzentInnen die Massen an gedruckten Informationen reduzieren, rechtskonform und mit beherrschbaren Risiken, zugunsten digitaler, durchsuchbarer, anwenderfreundlicher Formate. In unserer Beratung sind es vor allem diese Bausteine, mit denen wir unseren KundInnen weiterhelfen: Rechts- und Normenrecherchen, Anforderungsmanagement, durchgängige Informationsprozesse, zum Beispiel von der Risikobeurteilung bis zu den passenden Sicherheits- und Warnhinweisen und damit abgestimmten Warnschildern oder Warnmeldungen auf der Steuerung des Produkts, aber auch ganz viel Standardisierungsarbeit und Know-how- Aufbau in Schulungen, Workshops und Coachings. Man muss verstehen, dass sich die Frage der Rechtskonformität und die Qualität der Informationen nicht voneinander trennen lässt. Wenn ein Unfall passiert, weil ein Anwender in der Anleitung etwas missverstanden hat, weil das Anzugdrehmoment ein veralteter Wert war, der Warnhinweis an der falschen Stelle stand, oder in der Schulungsunterlage etwas anders stand als in der Betriebsanleitung, kann man dies leicht sehen. Und das sind Fälle, mit denen wir es täglich zu tun haben. DIGITAL FUTUREmag: Was sind ihrer Meinung nach die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Erstellung im Bereich der Technische Kommunikation? Roland Schmeling: Drei möchte ich nennen: Qualität, 26 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Qualität, und Qualität. Das ist natürlich jetzt Rhetorik, denn die Frage stellt sich, was die passende Qualität ist und wie wir diese dauerhaft und effizient erreichen. Martin Eppler, der früher in St. Gallen gelehrt hat, schlägt für die Informationsqualität als Definition vor, dass es die Zufriedenheit der Anspruchsteller mit einer Information und ihrer Einbettung in ein Medium ist. Mir gefällt diese Definition, weil sie als Anspruchsteller nicht nur die Anwender, sondern auch den Produzent, die Autoren und die Juristen einschließt und auch das Medium berücksichtigt. Denn darum geht es, dass wir mit effizienten Prozessen anforderungsgerechte Informationsprodukte als Teil der technischen Produkte entwickeln, die zu Kundenzufriedenheit führen. Bei digital bereitgestellten Anleitungen kommt auch zunehmend ein erheblicher verkaufsfördernder Aspekt hinzu, denn KundInnen nutzen vor einer Kaufentscheidung auch das detaillierte Informationsangebot von Anleitungen. So verschaffen sich unsere Kunden Wettbewerbsvorteile durch Anleitungen im HTML-Format oder Instruktionsvideos in Landessprache. DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen es selbst an. Welche Bedeutung hat in den vergangenen Jahren das Thema Multimedia und User-Experience UX bekommen? Roland Schmeling: Es wird immer wichtiger, weil KundInnen erwarten, dass die Hersteller diese Informationskanäle bedienen. Zwei Beobachtungen: Ein Hersteller aus der

DER CHAT- BOT KOMMT STANDARDANFRAGEN DIGITALISIEREN Wie man wirksam wiederkehrenden Standardanfragen digitalisiert - im Interview mit Jakob Hubloher, Business Development bei MakeIT - Consulting GmbH & Co. KG Interview 28 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

Jakob Hubloher: Unser Anspruch ist es, dass der Chatbot den Benutzer auch bei nicht gelösten Problemen weiterhilft. der MakeIT setzen wir die Chatbots intern sowie extern ein. Ein interner Chatbot ist nicht öffentlich und richtet sich beispielsweise an Ihre Mitarbeiter*innen aus dem IT-Support. Externe Chatbots finden Sie auf öffentlichen Websites. Ein jüngstes Beispiel ist unser Corona Chatbot Leon für das Hessische Ministerium für Soziales und Integration. DIGITAL FUTUREmag: Das ist wirklich ein spannendes Beispiel. Wie kann ich mir die Einführung eines KI-Chatbot bei der von Ihnen genannten Referenz des Hessischen Ministeriums für Soziales und Integration vorstellen? Jakob Hubloher: Leon beantwortet alle Fragen rund um das Thema Corona Virus. Wie muss ich mich bei der Einreise verhalten? Wann muss ich in Quarantäne? Was bedeutet die Ausgangssperre, wenn ich in Frankfurt lebe? Das Ziel von Leon ist es, dass wir den Bürger*innen stetig aktuelle und seriöse Antworten zum Thema Corona beantworten. Dadurch, dass Corona ein sehr dynamisches Thema ist entstehen viele Fragen und auch eine Informationsflut im Internet. Leon ist in einen staatlichen Prozess eingebettet und gibt nur Antworten, welche von einer staatlichen Instanz autorisiert wurden. Das Zusammenspiel aus zuverlässigen Antworten, einer guten Navigation durch die verschiedenen Themen und die schnelle Aktualisierungsmöglichkeit machen Leon zu einem komplementären Tool, um Fragen zu beantworten. Wir bereiten die neueste Regelung fast täglich auf und ersparen somit auch die Arbeit herauszufinden, welche Bestimmungen gerade gelten. 30 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 DIGITAL FUTUREmag: Was geschieht wenn einmal etwas nicht wirklich läuft wie vorgesehen? Wie ist der First-und Second Level Support für ein solches System organisiert? Jakob Hubloher: Das ist eine sehr gute und wichtige Frage. Unser Anspruch ist es, dass der Chatbot den Benutzer auch bei nicht gelösten Problemen weiterhilft. Dafür gibt es verschiedene Lösungsansätze und variiert von Kunde zu Kunde. Eine valide Möglichkeit aus der Praxis ist es, dass wir den Benutzer fragen, ob er ein Ticket erstellen will und sein Problem kurz angibt. Dann gibt es die Option die Kontaktdaten im Ticket anzugeben. Im Anschluss wird das Ticket und der ausgelesene Dialog als Screenshot an einen Menschen weitergeleitet. Das Ticket System über E-Mails zu organisieren bietet verschiedene Vorteile. Zum einen gehen die Fragen nicht verloren, die Dringlichkeit der Anfragen werden gefiltert und der Mitarbeiter sieht den bereits geführten Dialog und kann dadurch das Ticket schneller bearbeiten. Eine Lösung, welche auch für KMU´s relevant ist, um Anfragen am Wochenende oder außerhalb der Service Zeiten aufnehmen zu können. Zukünftig möchten wir noch einen Live-Chat integrieren, bei dem der Benutzer bei einem ungelösten Problem sofort mit einem Mitarbeiter weiterchatten kann. Das sogenannte „Human Hand Over“ werden wir auf unserer neuen Plattform Melibo anbieten. Konkret sieht das dann so aus, dass Ihre Mitarbeiter*innen bei einer ungelösten Frage auf einer Oberfläche eine Benachrichtigung für eine Live-Chat Anfrage erhalten. Durch das integrierte Ticket-

REISEMANAGEMEN UND REISEKOSTENABRE NACH CORONA ORGANIS 32 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

SAP-Concur-Lösungen stehen für die konse- quente Vereinfachung und Automatisierung alltäglich anfallender Prozesse. Mehr als 71 Millionen Geschäfts- reisende nutzen die smarten Helfer für die Buchung und Abrechnung ihrer Business-Trips. Ausgerüstet mit der SAP Concur mobile App, können MitarbeiterInnen auf all ihren Reisen ihre Ausgaben speichern und mü- helos in die Reisekostenabrechnung übertragen. Durch die Integration von Daten in nahezu Echtzeit und die Verwendung von künstlicher Intelligenz zur Überprü- fung aller Transaktionen sehen Unternehmen genau, was sie ausgeben, ohne sich Gedanken um fehlen- de Posten im Budget machen zu müssen – auch im Homeoffice. Im Interview mit Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation, sprechen wir heute über die Reduzierung administrativer Aufga- ben bei zukünftigen Geschäftsreisen, die Skalierbarkeit von IT-Lösungen, Wettbewerbsvorteile durch Automa- tisierung und nicht zuletzt über die Veränderung, die Corona im Reiseverkehr mit sich gebracht hat und in Zukunft mit sich bringen wird. DIGITAL FUTUREmag: Herr Reinhardt, die Höhe der Rei- sekosten hat für viele Unternehmen einen erheblichen Stel- lenwert. Wie hat sich das Ganze durch die Corona Krise verändert? ...Und viel wichtiger vielleicht: Was glauben Sie wird sich auch in Zukunft bei Geschäftsreisen ändern? Götz Reinhardt: Paradoxerweise hat die Corona-Krise Rei- sekosten sichtbarer gemacht. Viele Unternehmen hatten 2020 mit Umsatzeinbußen zu kämpfen, stehen aber besser da als erwartet. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass im letz- ten Jahr auch die Reisekosten sehr gering ausgefallen sind. Man darf nicht vergessen: In vielen Unternehmen sind Ge- schäftsreisen der zweitgrößte Kostenblock nach Löhnen und Gehältern. Wenn Geschäftsreisen wieder Fahrt aufnehmen – und davon bin ich überzeugt – können digitale Tools bei der Steuerung dieses wichtigen Kostenblocks aktiv unter- stützen. Gleichzeitig helfen digital-verknüpfte Prozesse, Geschäfts- reisen transparenter und damit sicherer zu gestalten. Un- ternehmen und Reisende werden künftig sehr vorsichtig mit Geschäftsreisen umgehen, um sich und andere zu schützen. Gleichzeitig sind sich Geschäftsreisende der Notwendig- keit und Bedeutung von Business-Trips für die Entstehung und Pflege von Geschäftsbeziehungen durchaus bewusst. Sobald das Reisen wieder möglich ist, sollten Arbeitgeber vorbereitet sein. Sie müssen ein verantwortungsvolles Rei- severhalten fördern und die Sicherheit ihrer MitarbeiterInnen gewährleisten. 34 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 DIGITAL FUTUREmag: In solchen unsicheren Zeiten wollen viele Entscheider versuchen den Cashflow zu sichern und versteckte Kosten aufzudecken. Wie hilft SAP Concur da- bei? Götz Reinhardt: Da sprechen Sie ein wichtiges Thema an. In unserem volatilen Wirtschaftsumfeld ist für Unternehmen die Sicherung der Liquidität eine der wichtigsten und mitunter schwierigsten Aufgaben. Gerade deutsche Mittelständler stellt die aktuelle Situation vor große Herausforderungen. Unsere SAP-Concur-Lösungen helfen Unternehmen, Ausgaben, die von MitarbeiterInnen getätigt werden, ohne Lücken zu erfassen, versteckte Kosten aufzudecken und dadurch bestmöglich zu kontrollieren. Reisekosten wie Zugfahrten, Mietwagen und Abendessen mit Kunden sind besonders schwer zu kalkulierende Ausgaben. Die Corona-Krise hat zudem eine neue Dynamik in die Mit- arbeiterausgaben gebracht: Internet, Telefon, Büromaterial, Equipment – auch die Ausgaben im Homeoffice sind für Unternehmen schwer zu steuern. Hier hilft unsere Lösung, Ausgabenrichtlinien an die veränderte Arbeitssituation an- zupassen, Ausgaben aufzudecken und Einsparpotenziale zu identifizieren. Maßnahmen zur Ausgabenkontrolle sind immer nur so gut wie die Datengrundlage, auf die sie sich stützen. SAP-Concur-Lösungen setzen auf Datenintegration in die bestehende IT-Landschaft und das müssen keine SAP- Systeme sein. So verschaffen wir Unternehmen Zugriff auf konsolidierte Finanzdaten und helfen, die Gesamtausgaben unter Kontrolle zu behalten. DIGITAL FUTUREmag: Viele gerade größere mittelstän- dische Unternehmen sind sich vollkommen bewusst, dass jetzt zügig in allen Bereichen Digitalisierung vorangetrieben werden muss. Welche Bedeutung spielt hier die Skalierbar- keit von IT Lösungen, die Sie anbieten? Götz Reinhardt: Auf die IT-Landschaft in den Unternehmen wirkt die Corona-Krise wie ein Brennglas, deckt Mängel auf und verlangt nach Fortschritt. Digitalisierungsambitionen sind da – das erfahren wir täglich von unseren mittelständi- schen Kunden. Die Ausgangssituation für die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements ist unterschiedlich. Für die meisten Unternehmen sind Aufwand, Fehleranfälligkeit und fehlende Transparenz von manuellen Abrechnungspro- zessen nicht mehr hinnehmbar. Unsere Lösung ist modular aufgebaut und kann der jeweiligen Lage angepasst werden. So können einzelne Tools in kürzester Zeit implementiert und anschließend sukzessive zu einer digitalen End-to-End- Lösung ergänzt werden. Durch die Skalierbarkeit wachsen SAP-Concur-Lösungen mit dem Unternehmen mit und er- möglichen es gleichzeitig, agil auf Veränderung zu reagieren.

können. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die digitale Trans- formation im Unternehmen voranzutreiben, um gestärkt und widerstandsfähiger aus der Krise hervorzugehen. Außerdem: Der beste Zeitpunkt, um das Geschäftsreisemanagement zu transformieren ist jetzt – wenn das Reiseaufkommen und die zusätzliche Belastung der MitarbeiterInnen gering sind. DIGITAL FUTUREmag: Herzlichen Dank für dieses sehr spannende Interview. Götz Reinhardt >> Bitte mit DIGITAL FUTUREhub-App scannen KONTAKT Firma: Concur (Germany) GmbH Straße: Frankfurter Straße 1 PLZ, Stadt: 65760 Eschborn Ansprechpartner: Kai Hetzke Telefonnummer: +49 6196 8872 171 Email: kai.hetzke@sap.com Webseite: www.concur.de 36 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

DATEN ODER BAUCH Daten vs. Bauchgefühl - Strategische Produktentwicklung anhand von Data Driven UX Design - Bringt das was? Durch die Corona-Krise hat die Digitalisierung in weiten Teilen der deutschen Wirtschaft einen rasanten Sprung nach vorne gemacht. Dinge, die vor zwei Jahren noch undenkbar waren, funktionieren plötzlich. Das hat für alle Seiten große Herausforderungen, aber teilweise auch große Vorteile mit sich gebracht. Gleichzeitig haben sich damit digitale Lösungen noch weiter verbreitet, als es vorher schon der Fall war. Personen, die vorher weitgehend analog gearbeitet haben, sind mit neuen Lösungen in Kontakt gekommen und haben sich eine neue Welt erschlossen. 38 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

TRANSFORMA VERSUS OPTIMIERUN DER GESCHÄFTSPR Im Interview mit Oliver Krautscheid, Vorstand der EASY SOFTWARE AG 40 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

Mit über 13.600 branchenübergreifenden Installationen ist EASY SOFTWARE eines der marktfüh- renden Unternehmen für Softwarelösungen in Deutsch- land. EASY ist in 60 Ländern aktiv und beschäftigt aktu- ell fast 400 Mitarbeitende. Mit Akquisition der Apinauten GmbH aus Leipzig hat EASY Ende 2018 einen Techno- logiezukauf getätigt, der Zugang zu neuen Kundenseg- menten im Cloud-Geschäft bietet. Im Interview mit dem Vorstand, Oliver Krautscheid spre- chen wir über SAP, Rechungseingangsverarbeitung, Do- kumentenmanagementsysteme, Archive, Kundenportale und vor allen Dingen die Transformation der deutschen Wirtschaft und die damit verbundene Bedeutung der Optimierung der Geschäftsprozesse. DIGITAL FUTUREmag: Herr Krautscheid, viele Studien und Bücher über die Digitalisierung in Deutschland zeichnen ein relativ ernüchterndes Bild, wenn es um die Zukunftsfähig- keit der deutschen Wirtschaft in punkto Digitalisierung und Transformation geht. Hier heißt es, Deutschland habe den Anschluss verloren und müsse sich nun mächtig anstrengen, um im europäischen und insbesondere im weltweiten Ver- gleich mitzuhalten. Wo steht Ihrer Meinung nach Deutsch- land in punkto Digitalisierung? Oliver Krautscheid: Die meisten deutschen Unternehmen haben die gravierenden Folgen der Covid-19-Pandemie und den Wechsel der Mitarbeitenden ins Home Office vor einem Jahr gut hinbekommen, weil die bestehende Infor- mationstechnologie und Geschäftsprozesse das unterstützt haben. Allerdings hat es Führungskräften und Unterneh- menslenkerInnen deutlich gemacht, wie bedeutsam digitale Geschäftsprozesse sind und wo noch Verbesserungspoten- tiale bestehen. Unsere Branche konnte im letzten Jahr vielen Unternehmenskunden helfen, vertrauliche Unternehmensdo- kumente wie Personal-, Kunden- und Vertragsakten sicher dezentral bereitzustellen. Im nächsten Schritt werden Daten nicht nur deshalb digitalisiert, um effiziente Arbeitsabläufe zu ermöglichen, sondern um bessere Entscheidungsgrund- lagen bereitzustellen und agiler mit KundInnen, Lieferanten und/oder ArbeitnehmerInnen zu kommunizieren. Andererseits gibt es hierzulande noch deutliches Verbesse- rungspotential – unter anderem bei der flächendeckenden Verfügbarkeit schneller Internetverbindungen, den rechtli- chen Rahmenbedingungen für Einsatz und Verbesserung von Künstlicher Intelligenz (DSGVO) sowie der Akzeptanz von digitalen Geschäftsmodellen und Software-Denken in Industrie und Handel. Gelegentlich sind wir überrascht, wie stark deutsche Unternehmen und Behörden immer noch von Papierunterlagen abhängig sind. 42 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 DIGITAL FUTUREmag: Deutsche Unternehmen neigen oft dazu, vorhandene Geschäftsmodelle und die damit zusam- menhängenden Prozesse immer weiter zu optimieren. Wie sehr hängen Transformation und Optimierung zusammen? Oder stehen sie sogar im Widerspruch? Oliver Krautscheid: Eine Transformation beinhaltet häufig Optimierung; Optimierung bringt jedoch nur selten eine tiefgreifende Transformation. Auch die Digitalisierung ei- nes bestehenden schlechten Prozesses führt nur zu einem schlechten digitalen Prozess. Einen echten Wandel, der eine komplette Transformation des Geschäftsmodells von Unternehmen bedarf, beobach- ten wir beispielsweise in der zunehmenden Verbreitung von Subskriptionsmodellen in der Medienbranche (Musik, TV, Zeitungen), dem Handel, in der Automobilindustrie (Car Sharing) und vielen mehr. Im Mittelpunkt des Unternehmen- sinteresses stehen die KundInnen. Seine Bedürfnisse sollen besser erfüllt und ein verbessertes Kundenerlebnis angebo- ten werden. Dafür müssen unternehmensweit MitarbeiterIn- nen trainiert, bestehende Geschäftsprozesse automatisiert oder neu eingeführt und Kommunikation schneller werden. Der Erfolg hängt wesentlich davon ab, ob Unternehmen es ganzheitlich schaffen, sich zu verändern oder nur abteilungs- weise, was Silo-Denken und Insellösungen zur Konsequenz hat. Transformationen bergen häufig hohe Risiken, Umsetzungs- hürden und Investitionen, sodass es teilweise lange dauert, bevor spürbare Erfolge erzielt werden. Hierbei kann unsere Branche mit eigenen Subskriptions- oder Cloud-Angeboten helfen. Diese können den Unternehmen schnell bereitge- stellt werden, weil zum Beispiel die eigene IT-Abteilung nicht mitwirken muss. Investitionsgenehmigungen fallen weg, weil die Software-Applikation per Miete erworben werden kann. DIGITAL FUTUREmag: Die EASY SOFTWARE AG ist einer der großen SAP-Partner in Deutschland und beschäftigt sich mit wichtigen Themen wie Dokumentenmanagement, optimierten Kundenportalen oder nachverfolgbaren Be- schaffungsprozessen. Was sollte Ihrer Meinung nach ober- ste Priorität bei der Digitalisierung gerade mittelständischer Unternehmen haben? Oliver Krautscheid: Aktuell nutzt mehr als die Hälfte des Mittelstands Enterprise Content Management-Lösungen für die digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente und Inhalte. Als Faustregel gilt: Je größer das Unternehmen, desto höher der Digitalisierungsgrad. Ein Irrtum, der daraus entsteht, ist, dass kleinere Unternehmen schnell denken, ECM-Lösungen seien nur für Konzerne attraktiv. Ein weiterer Irrtum ist, dass es bei ECM nur um die Automatisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ginge; dabei geht es auch – und vor allem – um eine Optimierung der Kundenzufrie-

Oliver Krautscheid: Ich bin davon überzeugt, dass Anwen- dungen mit Künstlicher Intelligenz noch sehr viel Potential haben und zukünftig noch mehr Wert generieren können. Intelligente Algorithmen helfen schon heute bei der Aus- wertung von Unternehmens- und Kommunikationsdaten – schneller und mit mehr Durchblick als es Menschen schaf- fen. Davon kann nahezu jedes Unternehmen profitieren. Daten über Verkauf, Produktion oder Nutzungsverhalten sind heute so wichtig wie das eigentliche Produkt. Denn die aus ihnen gewonnenen Erkenntnisse beeinflussen das Geschäft maßgeblich – zumindest, wenn wir erkennen, wie wir diese Daten interpretieren müssen. Und dabei ist Künstliche Intel- ligenz der effizienteste Weg, Schwachstellen oder Potentiale zu entdecken und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview. Oliver Krautscheid: Das ERP-System ist das zentrale Da- tensystem für die Steuerung des Unternehmens. Ein Wech- sel ist häufig mit hohen Kosten und Implementierungsrisiken verbunden und führt nicht selten zur eingeschränkten Daten- vergleichbarkeit mit dem Vorgängersystem. Gründe für einen Wechsel entstehen insbesondere, wenn die Systemeffizienz sinkt und die Administration des ERP umständlich, zeitrau- bend und komplex wird und wenn mangels Flexibilität nur ein Teil der Geschäftsprozesse abgedeckt wird. Gerade im digitalen Zeitalter, in dem datengetriebene Geschäftsmodelle vielfältige Auswertungen und schnelle Interaktion mit Kunden und Partnern benötigen, stellt sich die Frage, ob das bestehende ERP-System noch zeitgemäß ist. Idealerweise liefert das ERP konsistente, aktuelle und verlässliche Daten, bietet flexible Dashboards für entschei- dungsrelevante Auswertungen und erlaubt einen schnellen Zugriff von überall. DIGITAL FUTUREmag: Vielleicht noch ein Blick in die Zu- kunft: Mit KI (Künstlicher Intelligenz) und VR (Virtual Reality), um nur zwei Technologien von vielen zu nennen, ist vieles neu zu denken. Was sind Ihrer Meinung nach in den kom- menden Jahren die wichtigsten Technologien, die Unterneh- men unbedingt in Betracht ziehen müssen? Oliver Krautscheid >> Bitte mit DIGITAL FUTUREhub-App scannen KONTAKT Firma: EASY SOFTWARE AG Straße: Am Hauptbahnhof 4 PLZ, Stadt: D-45468 Mülheim an der Ruhr Ansprechpartner: Christoph Nordmann Telefonnummer: +49 208 45016-410 Email: christoph.nordmann@easy.de Webseite: www.easy-software.com Impressum DIGITAL FUTUREmag 2021 Herausgeber & Verlag AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Otto-Hesse-Straße 19, 64293 Darmstadt Tel. 06151 9575770 Geschäftsführer Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis Verantwortlich für Anzeigen und Gesamtlayout Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis Ladungsfähige Anschrift des zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Otto-Hesse-Straße 19, 64293 Darmstadt Ladungsfähige Anschrift der zuvor Genannten: AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG, Otto-Hesse-Straße 19, 64293 Darmstadt, Tel. 06151 9575770 Fotoquellen Fotolia, Adobe Stock, „Designed by Freepik“ und Kunden des DIGITAL FUTUREmag Mit Namen gekennzeichnete Artikel stellen die Meinung des Autors, nicht unbedingt die der Redaktion dar. Die in diesem Magazin veröffentlichten Beiträge und Bilder sind urheberrechtlich geschützt. Ein Nachdruck bedarf der ausdrücklichen vorherigen Genehmigung des Verlages. Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne einen Ausdruck zur Verfügung. 44 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Inhaber Verlag Dipl.-Wirtsch.Ing. Michael Mattis

TRANSPARENTE PROZESSE Im Interview mit Gerd Ohl, CEO der Limtronik GmbH Limtronik mit Sitz in Limburg an der Lahn ist Joint Development Manufacturing (JDM)-Partner und Experte für Electronic Manufacturing Services (EMS). Das Unternehmen begleitet seine Kunden von der Produktentwicklung bis zum fertigen, auslieferbereiten Endprodukt. 46 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Interview

Gerd Ohl: Über die Rückverfolgbarkeit wollten wir unbedingt den Schritt zur Automatisierung realisieren DIGITAL FUTUREmag: Die Limtronik GmbH ist ein Leuchtturmbeispiel für eine digitalisierte Elektronikfabrik. Was waren die Grundsteine für die Digitalisierung? Gerd Ohl: Dadurch, dass Limtronik in den Anfängen vorwiegend für Telekommunikationsunternehmen tätig war, musste das Unternehmen eine hohe Variantenvielfalt managen und rückverfolgbar produzieren. In dieser Zeit wurden bereits die Grundsteine für das heute eingesetzte „Track and Trace“-System gelegt. Bereits Ende der 80er Jahre war die Datenerhebung zur klassischen Rückverfolgbarkeit signifikant. Dadurch war seit Anbeginn eine der wichtigsten Anforderungen im Hause Limtronik die Rückverfolgbarkeit (Traceability). Um verschiedenen Normen- und Branchenanforderungen gerecht zu werden, führten wir ein Manufacturing Execution System (MES) ein, um damit ein entsprechendes Track-and-Trace- System nachweisen zu können und die IATF-Zertifizierung zu erhalten. Die so entstandenen nachvollziehbaren, rückverfolgbaren und transparenten Prozesse geben uns einen präzisen Überblick und ermöglichen uns Fehleridentifizierung und -minimierung und damit einhergehend eine gleichbleibend hohe Qualität. DIGITAL FUTUREmag: Das klingt nach einer echten Erfolgsgeschichte. Wie sind Sie vorgegangen, um Ihr Unternehmen Schritt für Schritt in die Digitale Transformation zu führen? 48 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 Gerd Ohl: Ab dem Jahr 2009/2010 hat Limtronik sukzessive eine Modernisierung des Maschinenparks vorgenommen. Dabei stand im Fokus, dass Schnittstellen vorhanden sind, die es ermöglichen, dass die Maschinen Informationen wie beispielsweise Qualität und Verbrauch weitergeben können. Dies waren die ersten Schritte in Richtung der intelligenten, vernetzten Prozesse, die wir heute umsetzen. Für die digitale Transformation gab keine umfassenden Evaluierungsprozesse, sondern die Lösungen entstanden immer aus dem Bedarf heraus. Hohe Qualität zu produzieren und den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein war unser Antrieb, nicht in erster Linie Kostensenkung. Die Erfüllung der Normenforderungen war immer ein wesentlicher Treiber. DIGITAL FUTUREmag: In der Zwischenzeit ist ja noch viel mehr passiert. Entstanden ist die SEF Smart Electronic Factory e.V., eine Informations- und Demonstrationsplattform für die Industrie 4.0. Wie kam es dazu? Gerd Ohl: Über die Rückverfolgbarkeit wollten wir unbedingt den Schritt zur Automatisierung realisieren und so ergaben sich einzelne Puzzleteile, die dazu führten, dass Limtronik im Jahr 2013/2014 erste Initiativen in Richtung Industrie 4.0 mitgründete. Dazu zählt unter anderem der SEF Smart Electronic Factory e.V. – eine Industrie 4.0-Initiative für den deutschen Mittelstand. Die Forschungs- und Demonstrationsplattform des Vereins ist im Hause Limtronik im laufenden Betrieb integriert –

GESTÄRKT AUS DER KRISE Warum datengetriebenes Online-Marketing der Schlüssel zur Generierung neuer Kunden ist - Im Interview mit Christian Michael, Director Enterprise Sales bei der Online Marketing Solutions AG Interview 50 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

DIGITALISIERUNG UND DURCHGÄNGIGE PROZESSE Erfahrungsbericht Seit über 40 Jahren ist das Unternehmen WBE Werkzeug- und Maschinenbau GmbH & Co.KG aus Bielefeld - ehemals Peter Brauer Werkzeugbau - kompetenter Partner von Industriekunden in ganz Europa. Ob bei der Herstellung von Präzisionsteilen im Fräs-/Dreh- oder Schleifverfahren oder bei der Entwicklung und Montage von Baugruppen wird im Hause WBE mit motivierten Mitarbeitern und neuesten technischen Ausrüstungen gefertigt. 52 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

VOM HIDDEN CHAMPION Buchvorstellung hampion zum Digital Leader ZUM DIGITAL LEADER Wie können Hidden Champions auch in Zukunft erfolgreich sein? Diese Fragen stellen sich Unternehmer und Unternehmerinnen, die in der Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitern und ihrer Familie stehen und den Schritt in die Zukunftsfähigkeit planen. Unter den aktuellen Voraussetzungen ist dies allerdings kein leichtes Unterfangen. 54 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021 eibung stehen nicht h ge

JETZT DÜRFEN WIR AUCH MAL! MEDIADATEN DIGITAL FUTUREmag - Kontakte wie von selbst Das erste interaktive Magazin für die digitale Transformation im Mittelstand Gebündelte Informationen mit Mehrwert(en), die den Anwender zudem direkt mit dem Anbieter in Verbindung bringen: Dabei gibt es die unterschiedlichsten Formen, wie neue Produkte, Lösungen oder Dienstleistungen für die digitale Transformation bzw. Datenprozessoptimierung im Mittelstand spannend wie auch anschaulich vermittelt werden kön- nen. Ob über Interviews, News-Berichte, Best-Practice-Beispiele, Management-Themen oder Publikationsvorstellun- gen: Die Palette der Möglichkeiten ist vielfältig. Dabei bietet das DIGITAL FUTUREmag ein optimales Preis-Leistungs- Mit der Nutzung einer App setzt der DIGITAL FUTUREmag bei der gesamten Konzeption auf die Interaktion und den Austausch auf Augenhöhe zwischen Anbietern und Anwendern. Das Magazin DIGITAL FUTUREmag ist dabei in die Gesamtkonzeption aller Produkte wie DIGITAL FUTUREhub und DIGITAL FUTUREcongress (auch virtual) eingebun- den. Bei Schaltung von Anzeigen, Veröffentlichung von Interviews, News-Berichten oder Use Cases erhalten Sie die Kontaktdaten der interessierten Anwender direkt zugeschickt. Attraktive Kombi- und Jahresangebote runden das Portfolio ab. Vollständige Übermittlung der Kontakte in einer Liste inklusive aller Personen und Unternehmensangaben Sämtliche Informationen zu Ihren Lesern des DIGITAL FUTUREmag sind 100 % DSGVO-konform Das Magazin wird 100% online, als als Digitalmagazin erscheinen KOMPAKT, INTERAKTIV UND DIE PLATTFORM FÜR IHRE VERÖFFENTLICHUNG Schwerpunktthema Der Weg zum rundum sicheren Home Office - Videokonferenz, Dokumente, E-Mail, Social Media DIGITAL FUTUREmag mit Family-Power Dokumentenmanagement - der Schlüssel zu schnelleren Prozessen NEW WORK - Was steckt wirklich dahinter? *(Für die Kontaktübermittlung muss der Leser nach dem Download der App der Datenübertragung zustimmen. Erst dann werden die Daten zwischen Leser und Auto/Anzeigenschalter übermittelt.) Das neue Lernen - Digitale Lernplattformen für Neue Geschäftsmodelle mit Digitalisierung reali- Online Marketing - Wann lohnt sich selber ma- DIGITAL FUTUREmag ist das Onlinemagazin zum DIGITAL Themenschwerpunkte im DIGITAL FUTUREmag: FUTUREcongress, der größten Kongressmesse in Hessen, Nordrhein-Westfalen und Bayern zum Thema Digitalisierung im Mittelstand. Online bietet das Portal aktuelle Interviews, Berichte und Neuigkeiten rund um Trends und Lösungen zur digitalen Datentransformation in KMU. • (Arbeits-)Prozessoptimierung • IIT-Infrastruktur Cloud-Technologie 3 unterschiedliche Leseformate Neue Arbeitswelt - NEW Work 1. Alle Texte im Internet 2. Download als PDF Dokument 3. Online als blätterbare PDF-Ausgabe DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IM MITTELSTAND Mediadaten 2021 Auftragserteilungs- Deadline 11.01.2021 08.03.2021 11.05.2021 05.07.2021 06.09.2021 08.11.2021 Online Unterlagen Einsendeschluss 18.01.2021 15.03.2021 18.05.2021 12.07.2021 13.09.2021 15.11.2021 termin 01.02.2021 01.04.2021 01.06.2021 01.08.2021 01.10.2021 01.12.2021 Digitalisierung • Transformation Management Online-Marketing Digitaler Vertrieb Das ist das DIGITAL FUTUREmag. Ausgabe Erscheinungs- Mediadaten 2021 den Mittelstand sieren In Kooperation mit Ihre Vorteile Verhältnis. chen? • • • • • • • 1 2 3 4 5 6 • • • Recruiting in digitalen Zeiten Cyber-Security Datensicherheit Digitalisierung in der Industrie Auf alle genannten nachfolgenden Preise erhalten ALLE Aussteller der Jahre 2012-2021 30% Nachlass für Ihre Buchungen. Sonderkonditionen für BVMW-Mitglieder Auf alle genannten nachfolgenden Preise erhalten BVMW-Mitglieder von 30 % Nachlass. 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Download als Deckblatt Hinweis im Online PDF-Dokument Magazin DIGITAL FUTUREmag Auf dem Deckblatt des Magazins (online ) erscheint ein Hinweis zu einem Artikel, Bericht oder Interview Ihres 1/4 Seite im Online Magazin DIGITAL FUTUREmag Endformat: 105 x 148 mm. - In diesem Format wird Ihre Anzeige in der verabredeten Ausgabe erscheinen. 1/3 Seite im Online Magazin DIGITAL FUTUREmag Endformat: 70 x 297 mm. - In diesem Format wird Ihre Anzeige in der verabredeten Ausgabe erscheinen. 1/2 Seite im Online Magazin DIGITAL FUTUREmag Endformat: 210 x 148 mm. - In diesem Format wird Ihre Anzeige in der verabredeten Ausgabe erscheinen. Basisinformationen Basisinformationen 1-Seite im Online Magazin Im Durchschnitt 25.000 Page Impressions / Monat DIGITAL FUTUREmag Nutzung der Social-Media Kanäle des DIGITAL FUTUREcongress Ganzseitige Anzeige iim Online und zukünftig auch DIGITAL FUTUREhub DIGITAL FUTUREmag aktiv auf den Social-Media Plattformen: Endformat: 210 x 297 Facebook, Twitter, Instagram, Xing 3. Umschlagseite im Online Anzeige aller Texte als Blogbeitrag ( teilbar über Social-Media ) Veröffentlichung im Newsletter Magazin DIGITAL FUTUREmag Veröffentlichung über Social-Media 3. Umschlagseite als Anzeige im Magazin DIGITAL Einfach die Kästchen ankreuzen, intern abstimmen, einscannen und mailen an office@amc-media-network.de FUTUREmag- letzte Innenseite Veröffentlichung im blätterbaren PDF Endformat: 210 x 297 mm. zum Download verfügbar ab derAusgabe April 2021 ohne Print. // BESUCHERZAHLEN (unter Coronabedingungen) 3.400Follower und Abonnenten in Social Media 25.000 Page Impressions im Durchschnitt / Monat Beliebtestes Format 18.000Newsletter- Abonnements • • • • • Frankfurt am Main 2.000 € 2.000 € 1.100 € Produkt- Nr. Produkt- Nr. 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KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de 56 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 04/2021

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