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INHALT DEZEMBER 2023 2 Clear Light GmbH - Anzeige 3 Editorial DATENSCHUTZ 2024: LOKOMOTIVE ODER BREMSKLOTZ? 6 IM INTERVIEW MIT DR. RALF W. SCHADOWSKI, VORSTAND IM BUNDESFACHVERBAND DER IT-SACHVERSTÄNDIGEN BISG E.V. UND AKTIVES MITGLIED IN DER GESELLSCHAFT FÜR DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT GDD E.V. 14 Provide-recruit - Anzeige 6 Datenschutz 2024: Lokomotive oder Bremsklotz? - Interview 17 Dikomm - Anzeige 10 Silicon Valley Europe - Anzeige 11 Dicoo - Anzeige 18 Der Nutzen eines aktiven Datenschutzes bietet vielseitige Vorteile - Interview 12 Data Security - alles Zauberei? Aufräumen mit weitverbreiteten Mythen im Datenschutz - Interview 22 Die Kreislaufwirtschaft und die Bedeutung der zertifizierten Datenlöschung - Gastbeitrag 18 DER NUTZEN EINES AKTIVEN DATENSCHUTZES BIETET VIELSEITIGE VORTEILE IM INTERVIEW MIT RALF KAMNITZER, EINEM SEHR ERFAHRENEN DATENSCHÜTZER IM RHEIN-MAIN-GEBIET 4 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

DATENSCHUTZ 2024: LOKOMOTIVE ODER BR Im Interview mit Dr. Ralf W. Schadowski, Vorstand im Bundesfachverband der IT und aktives Mitglied in der Gesellschaft für Datenschutz und Datensic Dr. Ralf W. Schadowski ist eine herausragende Persönlichkeit im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit, bringt dazu eine wirklich beeindruckende Palette von Qualifikationen und Erfahrungen mit und zeichnet als Geschäftsführer für die datenschutz- wie IT-sicherheitsrelevante Leitung und strategische Ausrichtung von Unternehmen verantwortlich. Er ist ein ISO/ IEC 17024 zertifizierter und überwachter europäischer Datenschutzbeauftragter, was seine hohe Fachkompetenz in Datenschutzfragen unterstreicht. Zudem besitzt er die Zertifizierungen als ISO/IEC 27001 zertifizierter Lead Auditor und Implementer sowie als ISO/IEC 27701 zertifizierter Lead Implementer. Dies demonstriert seine Fähigkeit zur Implementierung von Informationssicherheits- und Datenschutz-Managementsystemen auf höchstem Niveau. 6 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

Dr. Ralf W. Schadowski: Die DSGVO hat erreicht, dass viele Organisationen endlich mit der Umsetzung der Datenschutzanforderung begonnen, eine ganze Menge aber noch nicht einmal die grundlegenden Dinge im Datenschutz angepackt haben. Die Daten gehören dem Betroffenen, und die Einhaltung deren Grundrechte muss jede Organisation nachweisen können. Es ist unfassbar, was wir in den letzten 1.000 Audits teilweise feststellen mussten. Es wird Zeit, dass Verantwortliche bei Fahrlässigkeit endlich in die persönliche Haftung gehen müssen. Dann bewegt sich das auch. Auf der anderen Seite wird die DSGVO teils zu scharf umgesetzt und führt zur Innovationsbremse. Hier braucht es Augenmaß! DIGITAL FUTUREmag: Wie kann der Datenschutz in Unternehmen effektiv in die Planung und Umsetzung digitaler Transformationsprojekte integriert werden, um Risiken zu minimieren? Dr. Ralf W. Schadowski: Am Ende des Tages geht es doch um Kontrolle über Daten. Keine Organisation will Daten verlieren und an einen Pranger kommen. Die Anforderungen der DSGVO sollten verantwortliche Geschäftsführer und Vorstände als Leitplanken verstehen, nicht als Bürde. Dann hilft Datenschutz nicht nur personenbezogene, sondern jegliche Daten unter Kontrolle zu halten. DIGITAL FUTUREmag: Welche bewährten Praktiken und Strategien empfehlen Sie Firmen, um die Datenschutzanforderungen in einer sich ständig verändernden digitalen Umgebung zu erfüllen? Dr. Ralf W. Schadowski: Die Datenschützer haben Werkzeuge wie zum Beispiel die Verfahrensverzeichnisse nach Artikel 30 DSGVO, in der Organisationen nicht nur datenschutzrechtliche Pflichtdokumentation führen, sondern eine wertvolle Prozessdokumentation darstellen und jede Organisation stabilisieren. Bei Veränderungen, etwa bei der Einführung von Cloud-Technologien oder durch Systemveränderungen, ist so ein geordneter Ablauf zu Gunsten der Organisation sichergestellt. DIGITAL FUTUREmag: Wie schaffen es Verantwortliche, dass sie die geltenden Datenschutzvorschriften in verschiedenen Ländern und Regionen einhalten, insbesondere in Anbetracht der globalen Reichweite digitaler Geschäftsmodelle? 8 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 Dr. Ralf W. Schadowski: Oft fehlt es an einer IT-Prozess- und System-Dokumentation, weil interne Abteilungen überlastet sind und das nicht auch noch nebenher erledigen können. Hat man das “Bild der Prozess- und Systemlandschaft” einmal erstellt, ist es ein Leichtes, den Überblick zu behalten, bei jedem Verarbeitungsort und -weg die richtigen Maßnahmen einzuleiten sowie bei Änderungen anzupassen. Ordnung ist das halbe Leben. International treffen wir auf zahlreiche abweichende Regelungen und Normen, die über eine Matrix-Bewertung zu einem akzeptierten Unternehmens-Standard führen. So können globale Datenströme rechtskonform stattfinden. DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern kann Datenschutz als Wettbewerbsvorteil und Wegbereiter für innovative Geschäftsmodelle dienen, anstatt als Hindernis? Dr. Ralf W. Schadowski: Wir bedienen aktuell 400 Organisationen in nahezu allen Branchen, regional bis global. Querbeet erhalten die Organisationen “Lieferantenaudits”, man spricht von Supply Chain, ob nun DSGVO, NIS2, DORA, CER, et cetera. Besteht die Organisation das Audit nicht, verliert sie unmittelbar den Auftrag, Geld, Jobs und so weiter. Die Anforderungen sind nicht kompliziert, es fehlt an Aufmerksamkeit und Interesse, grundlegende Anforderungen an Datensicherheit umzusetzen. Einmal durchgeführt, sollten Organisationen den Reifegrad nach außen zeigen. DIGITAL FUTUREmag: Wie kann eine proaktive Datenschutzstrategie dazu beitragen, das Risiko von Daten- und Datenschutzverletzungen zu minimieren sowie gleichzeitig das Vertrauen der Kunden zu erhöhen? Dr. Ralf W. Schadowski: Organisationen sollten einen einfachen, leistbaren Implementierungs- und Auditplan erstellen und verwirklichen. Die Ergebnisse sollten den Geschäftspartnern unaufgefordert mitgeteilt werden. Das stärkt in heutigen Zeiten das Vertrauen nicht nur in Geschäftsbeziehungen, sondern auch in den Arbeitgeber! DIGITAL FUTUREmag: Welche erfolgreichen Unternehmen gibt es, die den Datenschutz als integralen Strategiebestandteil nutzen, um das Customer Trust zu stärken und ihre Marktposition zu optimieren? Dr. Ralf W. Schadowski: Ich darf keine Namen nennen. Es gibt zahlreiche Veröffentlichungen, die zeigen, welche

Thema Datenschutz in Bezug auf Digitalisierung und die Entwicklung unserer Wirtschaft beurteilen – als Lokomotive oder als Bremsklotz? Dr. Ralf W. Schadowski: Im Gegensatz zu vielen medialen Darstellungen ermöglicht ein mit Augenmaß angewendeter Datenschutz globale IT-Strategien unter Berücksichtigung unserer informationellen Selbstbestimmung. Das geht einfacher, als Nicht-Datenschützer sich das vorstellen können und wir seit langem beweisen. Datenschutz ist ein Werkzeug und keine Wissenschaft. DIGITAL FUTUREmag: Ganz herzlichen Dank für Ihre Zeit und insbesondere auch für den Einblick in Ihre wichtigen Service-Angebote. Willkommen in Europas neuem IT Cluster Dr. Ralf W. Schadowski >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: ADDAG GmbH Straße: Krefelder Strasse 121 PLZ und Ort: 52070 Aachen Ansprechpartner: Dr. Ralf W. Schadowski Telefon: +49 241-44688-20 Email: schadowski@addag.de Website: https://addag.de/ Es ist Zeit Europas IT-Community neu zu denken. Kannst Du Dir vorstellen, Teil eines großen und interaktiven Netzwerks zu sein, in dem Deine Meinung zählt, Du Unterstützung bei Deinen Herausforderungen erhältst und darüber hinaus Dein Unternehmen Sichtbarkeit und Anerkennung? Wie wäre es, wenn es eine Community gäbe, die genau diese Kriterien für Dich erfüllt? Die gute Nachricht: Diese Community entsteht gerade jetzt. Das Silicon-Valley-Europe.com wartet auf Dich und Deine Expertise! 10 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 www.silicon-valley-europe.com

DATENSCHUTZ FÜR KMU AUFRÄUMEN MIT WEITVERBREITETEN MYTHEN Im Interview mit Marc Oliver Giel von Datamog Datamog | Datenschutz IT Recht wurde im Jahr 2017 von Rechtsanwalt Marc Oliver Giel ins Leben gerufen, um speziell kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) aus dem Bereich der Informationstechnologie eine kompetente Anlaufstelle in Bezug auf Datenschutz und Compliance-Anforderungen zu bieten. Seine über 16 Jahre juristische Erfahrung und insbesondere Fach-Expertise im IT-Recht ermöglicht es Unternehmen, Datenschutzrichtlinien effizient und kostengünstig zu implementieren. Bei Datamog können Unternehmensverantwortliche eine Vielzahl von Datenschutzlösungen in Anspruch nehmen. Darunter Audits, Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge), Beratungsdienste, Erstellung von Datenschutzerklärungen, Datenschutz-Management- Systeme sowie Schulungen und mehr. 12 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

dem Thema Datenschutz sinnvoll und vor allen Dingen professionell zu nähern? Marc Oliver Giel: Ich sehe immer wieder, dass sich Geschäftsleitungen mit Vorlagen von Verbänden, aus dem Internet oder sogar von Mitbewerbern versorgen und annehmen, wenn auf dem Dokument ihr Firmenname stünde, wären alle Aufgaben erledigt. In vielen Fällen muss man als Experte aber feststellen: Es besteht meist gar kein Verständnis, welche Pflichten es überhaupt gibt und wie diese effektiv erfüllt werden können. Eine Auflistung an dieser Stelle würde den Rahmen des Beitrags sprengen. Daher ist mein Geheimtipp so einfach wie simpel: Lassen Sie sich von einem Datenschutzbeauftragten oder einem Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Datenschutz individuell beraten. Schon nach ein bis zwei Stunden steht eine grobe To-do-Liste mit den 10 wichtigsten Aufgaben und die Geschäftsleitung versteht, warum was gemacht werden muss. Sie sagen Ihrem Facharbeiter, der mit Maschinen arbeitet, ja auch nicht: „Frag nicht warum, aber drück jeden Tag um 12 Uhr auf den blauen Knopf!“ Besser ist zu erklären, warum er das machen soll und welche Auswirkungen der blaue Knopf hat. DIGITAL FUTUREmag: Weshalb ist es wichtig, dass B2B- Betreiber personenbezogene Daten achten und schützen müssen? Marc Oliver Giel: Kess gesagt: Weil es im Gesetz steht. Aber im Ernst: Datenschutz ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Umsetzung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Die einfache Übersetzung dazu lautet: Jede Person soll selbst entscheiden dürfen, wie mit ihren Daten umgegangen werden muss. Wenn ein Unternehmen Datenschutz ernst nimmt, wertschätzt es gleichzeitig seine Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und vor allem seine Beschäftigten. Manche Datenschutzverstöße von Unternehmen lassen mich ratlos zurück: Wie kann man nur seine eigenen Mitarbeiter illegal per Video überwachen? Ich frage mich dann: Was nützt es dem einzelnen Mitarbeiter, wenn er einerseits über Mindestlohn vergütet wird, monatliche Tankgutscheine und betriebliche Altersvorsorge erhält, andererseits aber bei seiner täglichen Arbeit ausspioniert wird? Das ist grotesk! DIGITAL FUTUREmag: Ist Datenschutz wirklich eine Lokomotive? Welche Vorteile bringt er für Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Mitarbeiter und wieso sollte man ihn nicht als bürokratische Schikane betrachten? Die IT-Personalgewinnungsplattform für Ihr Unternehmen! powered by Silicon-Valley-Europe.com 24.-25.09.2024 provide- recruit. european virtual recruiting event pr r european virtual recruiting event 14 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 www.provide-recruit.eu

sollten sich alle diese „Zwecke“ wiederfinden. Noch ein Beispiel: Wenn Sie das Geburtsdatum Ihrer Kunden erheben, um zu prüfen, ob diese volljährig sind, stecken Sie das Geburtsdatum gleichsam in die Schublade „Altersverifikation“. Wenn Sie später Kunden am Telefon identifizieren möchten und fragen, wie ihr Geburtsdatum lautet, ist das illegal. Denn die Identifizierung ist ein anderer Zweck, also eine andere Schublade und das Geburtsdatum darf eben nicht einfach umsortiert werden. DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern hat die zunehmende Digitalisierung und der Einsatz von Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Big Data Analytics die Herausforderungen im Datenschutz verändert? Welche Maßnahmen sind erforderlich, um damit Schritt zu halten? Marc Oliver Giel: Klar ist: Der Datenschutz hinkt der technischen Entwicklung von KI-Systemen hinterher. Auf europäischer Ebene wird gerade eine KI-Verordnung vorbereitet. Diese enthält u.a. detaillierte Regelungen für sog. „Hochrisiko-KI-Systeme“. Auf nationaler Ebene wurden ganz aktuell zwei Hilfestellungen aus datenschutzrechtlicher Sicht veröffentlicht. Der Landesbeauftragte für Datenschutz Baden-Württemberg ist Herausgeber eines 32-seitigen Diskussionspapiers „Rechtsgrundlagen im Datenschutz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz“. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz brachte eine 5-seitige Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots heraus. In Zukunft werden wohl noch weitere Veröffentlichungen folgen. Unternehmen, die KI-Systeme in ihrem Betrieb einsetzen möchten, sind gut beraten, solche Hilfestellungen zu nutzen. Möchten Unternehmen mal „auf die Schnelle“ KI-Systeme ausprobieren, sollten sie auf die Übermittlung personenbezogener Daten verzichten. In der Diskussion wird von mancher Seite vorgeschlagen, die KI-Nutzung so lange auszusetzen, bis der rechtliche aber auch der ethische Rahmen nachgezogen wurde. Allerdings besteht dagegen der berechtigte Einwand, in der Zwischenzeit den technologischen Anschluss zu verlieren. Mein pragmatischer Ansatz lautet daher: Bis Spezialregelungen kommen müssen alle bestehenden DSGVO-Vorschriften beim KI-Einsatz so vollständig wie irgend möglich eingehalten werden. Dazu können ebenfalls Datenschutzbeauftragte beraten. mich zu mit den Worten „Das müssen Sie jetzt wegen dem neuen Datenschutz unterschreiben“. Aus fachlicher Sicht war das leider Quatsch, denn wenn ich beispielsweise bei einem Onlinehändler etwas bestelle, werden Name und Anschrift zwingend zur Belieferung benötigt. Da ist die Einholung einer Einwilligung grober Unfug. Wenn wirklich eine Einwilligung gebraucht wird, muss sie freiwillig abgegeben werden, sie muss informiert, nachweisbar und für einen bestimmten Zweck abgegeben und sie kann jederzeit widerrufen werden. Als Beispiel einer Newsletterbestellung lassen sich alle Voraussetzungen auch für Laien nachvollziehbar darstellen: Ich abonniere den Newsletter freiwillig, ich unterliege keinem Zwang. Die verlinkte Datenschutzerklärung informiert mich über den Zweck und welche Rechte mir zustehen. Über das Newslettersystem wird meine Anmeldung protokolliert, ist also nachweisbar. Und über den Abmeldelink in jedem Newsletter kann ich jederzeit „widersprechen“, mich also abmelden. DIGITAL FUTUREmag: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie bei der Datenerhebung und -verarbeitung die Grundsätze der Datensparsamkeit und Zweckbindung einhalten, um den Datenschutz zu gewährleisten? Marc Oliver Giel: In Kontaktformularen und Anmeldebögen empfehle ich, die Pflichtangaben mit einem * zu kennzeichnen. Dadurch weiß die betroffene Person, was zwingend nötig ist und welche Daten, etwa die Handynummer, freiwillig mitgeteilt werden. Beim Einsatz von CRM-Systemen ist die Aufgabe etwas schwieriger. Früher kannte ich es, dass der Vertrieb hier gerne umfassende private Informationen zum Geschäftspartner oder Kunden hinterlegt. Solche Profilbildungen genügen in der Regel nicht mehr der Anforderung „Datensparsamkeit“ und sind aufzulösen. Die Zweckbindung erreiche ich häufig durch den Einsatz separater Ablagen (bei analogen Systemen) oder separater Datenbanken (bei digitaler Verarbeitung). Beispiel: Die Daten aus einem Newslettersystem (Name, E-Mailadresse) darf ich nicht einfach in mein CRM- oder ERP- System kopieren. Stellen Sie sich einen großen Schrank mit vielen kleinen Schubladen vor. Jede Schublade steht für einen „Zweck“. Wenn Sie Daten in eine Schublade hineinstecken, dürfen Sie diese nicht später herausnehmen und in eine andere Schublade umsortieren. Das wäre ein Verstoß gegen die Zweckbindung. Wenn Sie die Daten in einer anderen Schublade zwingend benötigen, müssen diese dafür „erhoben“ werden. Deshalb sind Datenschutzerklärungen heute auch so lang und teilweise kompliziert. Denn dort 16 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

DER NUTZEN EINES AKT BIETET VIELSEITIGE VORTE Im Interview mit Ralf Kamnitzer, einem sehr erfahrenen Datenschützer im Rhein-Main-Gebiet Seit 25.05.2018, dem Einführungsdatum der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist eine Menge passiert. Während viele Unternehmen mit diesem Thema noch hadern und es als die größte Wirtschaftsbremse oder Verhinderer von Innovationen ansehen, preisen andere den Datenschutz in Deutschland als die einzige richtige Lösung und Entscheidung. Die FürsprecherInnen fordern von der heimischen Wirtschaft und ihren Teilhabern, sich daran vollumfänglich zu beteiligen, sämtliche Geschäftsprozesse daraufhin zu überprüfen und den Datenschutz somit vollständig in das Unternehmen zu integrieren. 18 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

diesen (Verhaltens-)Regeln beeinflusst. Am 13. Oktober 1970 trat das Hessische Datenschutzgesetz als erstes und ältestes Datenschutzgesetz der Welt für die öffentliche Verwaltung in Kraft. Darin wurde festgelegt, wie, wann und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dessen Ziel ist auch gegenwärtig noch, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung (Urteil des BVerfG vom 15.12.1983) nicht zu verletzen. Das spätere Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), seit Januar 1978 aktiv, stellt die Grundlage für das aktuelle Recht, die Europäische Datenschutz-Grundverordnung von 2018 dar. Damit schuf man eine rechtliche Basis, nicht nur für die Bundesrepublik Deutschland, sondern europaweit. DIGITAL FUTUREmag: Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie sie den Datenschutz intern integrieren sollen. Welchen fachlichen Rat können Sie Firmen geben? Ralf Kamnitzer: Der Datenschutz auf Basis der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gehört bei allen Unternehmen in den Bereich der Unternehmens- Compliance. Praktizierter Datenschutz ist für sämtliche Firmenverantwortliche zwingend. Heute werden die unterschiedlichsten Daten von Kunden, Mitarbeitenden, Praktikanten, Lieferanten und Dienstleistern erfasst, gespeichert und verarbeitet. Egal ob Solo-UnternehmerIn, KMU oder Konzern: Jeder ist verpflichtet, Rechenschaft abzulegen, wie er die gewonnenen bzw. überlassenen Informationen erfasst, speichert oder verarbeitet. Datenschutz ist kein Einmalprodukt, sondern lebt, wie alle anderen Compliance-Vorschriften, für das Unternehmen. Es gilt, die vorhandenen Arbeitsabläufe (Prozesse) Erfassen, Speichern und Verarbeiten von personenbezogenen Daten fortzuschreiben und den Realitäten anzupassen. Entsprechend der gesetzlichen Norm müssen die einzelnen Arbeitsabläufe (Prozesse) in einer geregelten und dokumentierten Form festgehalten werden. Nachfolgend einige Beispiele: Erfassung von MitarbeiterInnen bei der Einstellung, Erfassung von Fehlzeiten, Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, Umgang mit gegebenenfalls Videoüberwachung, Behandlung von Kundendaten, Geheimhaltungsverpflichtung von Mitarbeitenden und Dienstleistern. Diese Arbeitsabläufe (Prozesse) sind überall bekannt. Nur durch die rechtliche Verpflichtung, Rechenschaft über das geschäftliche Treiben abzulegen, wird eine Dokumentation notwendig. Deshalb sollte man bei der Existenzgründung genauso viel Wert darauflegen wie bei der Erstellung des Business- oder Finanzplans. Je früher der Datenschutz mit einbezogen wird, desto leichter lässt sich die rechtliche Norm umsetzen. Die gemachte Erfahrung zeigt aber, dass langjährige MitarbeiterInnen ungern an neue Themen, wie Datenschutz im Unternehmen, heran gehen. Nach dem Motto: „Wir kennen doch unseren Laden...“. Datenschutz verstehen mittlerweile schon viele Unternehmen als Marketing-Projekt und nutzen ihn. Denn: Viele KundInnen schauen bewusst nach, ob ein Anbieter oder Hersteller Datenschutz aktiv betreibt und vergeben entsprechend Aufträge. Damit dieser Prozess einer einheitlichen Form genügt, bietet derzeit die gesetzliche Norm (DSGVO) die notwendige Vorgabe. DIGITAL FUTUREmag: Die Reglementierungen und Auflagen im Bereich Datenschutz sind für viele Unternehmen 20 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

DIE KREISLAUFWIRTSC BEDEUTUNG DER ZERTIFIZIERTEN DATENLÖSCHUNG Gastbeitrag von Ruud de Wildt, Certus Software GmbH Im heutigen digitalen Zeitalter kann die Bedeutung einer sicheren und vorschriftsmäßigen Datenlöschung gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Angesichts der zunehmenden Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sensible Informationen sicher von elektronischen Geräten wie Smartphones, Tablets, Laptops, PCs, Speichersystemen, USB-Sticks, Servern usw. gelöscht werden, bevor sie die Arbeitsumgebung zur Entsorgung oder zum Recycling verlassen. 22 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

Effizienz: Die Löschung von Daten und eine eventuelle (optische und technische) Diagnose und Berichterstattung, bevor die Assets die Arbeitsumgebung verlassen, kann effizienter sein als die Löschung der Assets an einem externen Standort. Nach einer schnellen Verarbeitung in der Arbeitsumgebung können die Geräte direkt an ihren endgültigen Bestimmungsort versandt werden, wodurch die zusätzlichen Schritte für den Versand, das Be- und Entladen sowie das Ein- und Auspacken reduziert werden. Dadurch verkürzt sich die Durchlaufzeit des Logistikprozesses, was die Kundenzufriedenheit erhöht und die Kosten senkt. Compliance: Das Löschen von Daten auf Assets, bevor diese die Arbeitsumgebung verlassen, kann Unternehmen dabei helfen, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Durch die Löschung der Daten vor Ort behält das Unternehmen die 100-prozentige Kontrolle über den Datenlöschungsprozess, und die Daten werden in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften wie NIST, GDPR usw. sicher gelöscht. Zertifizierte Datenlöschung Bei der Datenlöschung ist es wichtig, eine zertifizierte Datenlöschlösung zu verwenden, die den staatlichen Vorschriften wie DSGVO und dem Standard NIST 800- 88 Revision 1 entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass der Löschvorgang ordnungsgemäß durchgeführt und dokumentiert wird, so dass eine dokumentierte Spur zu Prüfzwecken vorhanden ist. Die Bezeichnung „zertifiziert“ kann auf Datenlöschsoftware angewandt werden, wenn sie einen anerkannten Zertifizierungsprozess erfolgreich durchlaufen hat und die spezifischen Kriterien und Standards der zertifizierenden Organisation erfüllt. Die spezifischen Anforderungen für die Zertifizierung können je nach der zertifizierenden Organisation und den von ihr befolgten Standards variieren. Zu den gängigen Zertifizierungen für Datenlöschsoftware gehören die Common Criteria-, ADISA- und NCSC- Zertifizierungen sowie die NATO-Akkreditierung, bei der Sicherheitsfunktionen bewertet werden, und Zertifizierungen im Zusammenhang mit Datenschutz und Datensicherheit, wie z. B. die von IEC oder NIST. Sobald die Software den Zertifizierungsprozess erfolgreich durchlaufen hat und eine offizielle Zertifizierung von der entsprechenden Organisation erhalten hat, kann sie als „zertifiziert“ gekennzeichnet werden, um anzuzeigen, dass sie die festgelegten Standards für die Datenlöschung erfüllt. Die Zertifizierung gibt den Anwendern die Gewissheit, dass die Software gründlich getestet und bewertet wurde, und vermittelt ein gewisses Vertrauen in ihre Wirksamkeit und Sicherheit. Das Ergebnis ist, dass die Daten nach der sicheren Löschung nicht wiederhergestellt werden können. Als Beweis wird ein fälschungssicheres Löschzertifikat ausgestellt, das alle erforderlichen Nachweise enthält. Diese Zertifikate können verwendet werden, um die Einhaltung von Branchenvorschriften nachzuweisen und im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits als Beweis für die Sorgfaltspflicht zu dienen. NIST-Konformität Das National Institute of Standards and Technology (NIST) ist eine nicht-regulatorische Behörde des US- Handelsministeriums, die Normen und Richtlinien für Digitalisierung & Transformation · Online-Marketing & Sales · Prozessoptimierung & Kommunikation · New Work / Recruiting · Cyber Security & Datensicherheit / IT-Recht D C 23. - 24.04.2024 Die Online-Kongressmesse mit Strategie- sowie Technologie-Best Practices rund um Business-Digitalisierung 24 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 Der DIGITAL FUTUREcongress virtual richtet sich an Geschäftsführende und Führungskräfte deutschsprachiger mittelständischer Unternehmen. www.virtual.digital-futurecongress.de

WHIST AUF HIN AUCH Bis zum 17. Dezember 2023 müssen alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden (gezählt wird die Kopfzahl, nicht die Kapazität) das Gesetz zum Schutz der Hinweisgeber (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) umgesetzt haben. Viele der betroffenen Firmen sind noch mitten in der Planungsphase oder machen sich sogar jetzt erst Gedanken, wie man das sinnvoll gestalten kann. Für die Realisierung sollten sie allerdings ausreichend Zeit mitbringen. Die einfachste Lösung ist die Nutzung eines digitalen Systems, das die gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ebenso erfüllt wie die Anforderungen an die IT-Sicherheit. 26 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

melden ist – nämlich Verstöße, die strafbar sind oder bestimmte Ordnungswidrigkeiten, die dem Schutz von Leben und Gesundheit der Bürger sowie dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen – stellt es ein optimales Frühwarnsystem dar. Es ist einfach angenehmer, durch eine E-Mail im digitalen System von einem Problem zu erfahren, als durch die Strafverfolgungsbehörden. In der Regel werden Diebstähle, Betrug, Korruption und Sachbeschädigungen gemeldet. Voraussetzung ist außerdem, dass dieses Fehlverhalten einen Bezug zur beruflichen Tätigkeit hat. Diese Meldungen führen üblicherweise zu Personalmaßnahmen gegenüber denjenigen, die Fehlverhalten begangen haben. Möglicherweise erfolgen auch eine Strafanzeige und eine Klage auf Schadensersatz. Ursache für das Fehlverhalten sind aber meistens mangelhafte Prozesse und Kontrollen, manchmal auch fehlende Unterweisungen oder Schulungen. Wer also aus einem Hinweisgebersystem den größtmöglichen Nutzen ziehen will, darf bei der Ahndung des Fehlverhaltens nicht aufhören, sondern muss weiterdenken. Insbesondere sollte man sich immer folgende Frage stellen: „Warum konnte dieses Fehlverhalten erfolgreich durchgeführt werden?“. Nach jeder Meldung sind deshalb die relevanten Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Vielleicht sind auch Schulungen zu einzelnen Themen notwendig, etwa wenn das Fehlverhalten ein Korruptionsfall war. Managementsysteme und Verbesserung der gesamten Organisation leisten. Ein Hinweisgebersystem wird aber nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeitenden es akzeptieren. Dazu ist es notwendig, dass sie verstehen, welches Fehlverhalten gemeldet werden soll und wie die Meldung durchzuführen ist. Außerdem müssen sie ihrem Management vertrauen, dass die Meldungen wirklich vertraulich behandelt werden. Insbesondere darf der Name des Hinweisgebenden nicht ohne Rechtsgrund die Meldestelle „verlassen“. Das bedeutendste Werkzeug zur Erreichung dieses Zieles ist die Kommunikation, wozu bei Einführung des Systems die Erstellung eines Kommunikationskonzepts absolut Sinn macht. Die Mitarbeitenden benötigen sachliche, gut verständliche Informationen zu dem Zweck und der Nutzung des Systems. Es sollte auch ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass Denunziantentum nicht erwünscht ist und der Denunziant auch nach dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt wird. Ein Denunziant kann nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sogar mit einem Bußgeld belegt werden und sich gegenüber dem Geschädigten schadensersatzpflichtig machen. Wenn Sie das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen müssen, machen Sie es richtig und nutzen Sie die Potentiale eines digitalen Hinweisgebersystems für Ihr Risikomanagement und/oder Compliance Management- System. Dann wird sich der Aufwand lohnen. Wird das Hinweisgebersystem auf diese Weise genutzt, kann es einen erheblichen Beitrag zur Optimierung der Link zum Quick-Check Hinweisgebersystem: https://www.amk-law.de/hinweisgebersystem/ 28 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

IDENTITÄTS WEB Gastbeitrag von Dipl.-Chem.oec. Stephanie Ta, Business Development Manager / Pr Das Thema Datenschutz ist in aller Munde, doch oft wird die Sicherheit, Pflege und die Aufbewahrung von Identi- tätsdaten im Internet singulär betrachtet und gehandhabt. Warum Sie jetzt mit ganzheitlichen Lösungen auf das rich- tige Pferd setzen, erfahren Sie in dem Impulsbeitrag von Stephanie Ta. 30 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023

Sorgfaltspflicht im Umgang mit den sensiblen Daten, wenn sie im EU-Raum agieren. Veränderung Nr. 2: Ursprünglich verwalteten Unternehmen Identitätsdaten ihrer Mitarbeiter über die Personalabteilung. Die IT steuerte den Zugriff auf Unternehmensressourcen in internen Umgebungen. Mit der Zeit öffnete sich die Anwendungslandschaft für externe Nutzer, wie z.B. Kunden, Lieferanten oder Partner. Diese beiden Welten funktionierten fast immer unabhängig voneinander, teilweise jetzt noch. Mittlerweile kreuzen sich diese Wege, d.h. eine Anwendung soll gewappnet sein für die Mitarbeiter, aber auch zur Verwaltung externer Nutzer. Und es kamen ganz neue Fälle dazu, wie z.B. digitale Bürgerservices, Onlineservices für Organisationen oder für Verbände. Die Bedingung hier, dass solche Services überhaupt digital funktionieren, ist die Integration der Prozesse und die Anbindung über moderne Standardschnittstellen und -protokolle, wie REST API, SCIM, OpenID Connect, SAML 2, … Veränderung Nr. 3: Der dritte ausschlaggebende Punkt ist der starke Anstieg der Nutzung von Cloud-und browserbasierten Anwendungen; dieser entsteht zum einen durch die Online- Nutzung innovativer Produkte und Dienstleistungen sowie durch das Outsourcen von Services, die nicht zum Kern- Know-How des Anbieters gehören. Zum anderen, wie in Punkt 2 beschrieben, die Verlagerung von Anwendungen in den öffentlich zugänglichen Internetraum, um mobiles Arbeiten oder den Zugriff für externe Nutzer schnell und leicht zu ermöglichen. Veränderung Nr. 4: Die Konsolidierung digital angebotener Produktportfolios für Kunden, die mit nur wenigen Klicks verschiedene Leistungen online buchen können, erbringt mittlerweile einen starken Wettbewerbsvorteil. Die dadurch entstehenden Potentiale liegen nicht nur in der Vereinfachung der Registrierung von Nutzern, sondern auch im Cross- und Up-Selling. Das ist so, weil ein Unternehmen die gesamte User-Journey damit kundenorientiert abbilden kann und so gute Chancen auf mehr Geschäft bildet. Es gibt mehrere Anwendungen, aber nur einen Nutzer mit seiner Identität. Mitunter könnte man diese Liste munter fortführen: Veränderungen wie der breite Einsatz von Microservices, die Einbindung neuer Anwendungen von oder für Kunden oder Partnern im gesamten, digitalen Unternehmens-Ecosystem oder der Trend in der Softwarearchitektur monolithische Anwendungen aufzubrechen, führen letztendlich dazu, dass es sinnvoll ist mit einem eigenständigen System zur Identitätsverwaltung Nutzer und ihre Berechtigungen datenschutzkonform zu administrieren. 32 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 Das Bedürfnis der Nutzer nach Komfort, Sicherheit ihrer Daten und Schnelligkeit in den Interaktionsprozessen mit dem Online-Service bestimmt letztendlich, ob ein Geschäftsmodell erfolgreich ist oder ob ein Abbruch der Geschäftsverbindung angedacht wird. Im B2C-Bereich ist das besonders ausgeprägt. Der erste Interaktionsprozess in Verbindung mit dem Beginn der Nutzung eines digitalen Angebotes oder Service ist die Registrierung. Der Account-Life-Cycle startet mit einer Registrierung Um den Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen, beginnen wir mit der Idee des „Digitalen Prozesses zur Erstellung und der Pflege seiner Identitätsdaten“. Im allerersten Schritt generiert der Nutzer einen Account. Dieser Schritt beginnt mit einer Registrierung, gefolgt von dem Consent Management, worunter auch die Zustimmung zur Datenschutzerklärung und ggf. weiteren Konditionen fällt. Der nächste Schritt ist die Datenerhebung zum Zwecke der Anwendung. Daraufhin gibt es verschiedene Berechtigungen, d.h. je nach Autorisierung erlangt ein Nutzer einige wenige, andere oder sensible Zugriffsrechte, je nach seiner Rolle in dieser Anwendung. Damit ist es nicht zu Ende, denn Daten bleiben in der Regel nicht statisch, sondern durch Datenupdates entstehen Aufgaben im Bereich Housekeeping. Zu guter Letzt kann ein Nutzer laut DSGVO die Löschung seines Kontos oder die Portierung seiner Daten verlangen bis auf den Aspekt der Aufbewahrung von Daten nach steuerlichen oder rechtlichen Vorgaben. Schneller zum Ziel mit einem konsolidierten Service Jede Anwendung hat von Beginn an dieser User-Journey die gleichen Aufgaben, um den Nutzer zum Ziel zu leiten. Nur je nach Anwendung sind die Einzelberechtigungen von System zu System unterschiedlich und für jeden Nutzer individuell. Trotzdem macht es Sinn alle vorgelagerten Prozesse, die für jeden Service gleich sind, durch ein zentrales System, ein Identity- und Access Management- System (IAM-System) durchführen zu lassen. In diesem Zusammenhang übernimmt ein IAM-System viele Aufgaben mit gleichbleibender Sicherheit und Qualität, unabhängig davon, wie es die angeschlossene Anwendung erledigen würde: • Darstellung aller vertraglichen Konditionen sowie des Datenschutzes und Einholung der initialen Zustimmung dafür • Authentifizierung, d.h. Prüfung der digitalen Anmeldeberechtigung • Erweiterte Authentifizierung, wie adaptiv, mit Multifaktor, passwortlos, über Identity Provider, Social Logins, …

Aus Sicht des Betreibers oder Owners der Anwendungen sind das alles Pflichten oder notwendige Bedingungen, die er erfüllen sollte, um nicht nur im Datenschutz alles richtig zu machen. Sondern damit begibt er sich gleichzeitig in die Lage die Abwicklung von Prozessen für alle Nutzer schneller zu gestalten. Und erarbeitet sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil. Grundsätzlich sind GDPR-Anforderungen für Betreiber von Online-Services komplex. Zudem sind große Investitionen notwendig, um die entsprechende Compliance zu gewährleisten. Daher macht es Sinn den Online- Datenschutz für die gesamte Organisation zentralisiert bereitzustellen. Schön ist, dass zwei Vorteile als Nebeneffekt dabei herausspringen: 1. Die Reduktion der Kosten für die Implementierung neuer Anwendungen und ... 2. der komfortable Umgang für die Benutzer, der meist zu höheren Conversion Rates führt Das ist der aktuelle Stand, wie Sie Datenschutz mit Hilfe von Identity & Access Management erfolgreich umsetzen können. In den nächsten Jahren gelten neue Cyberregeln, auch beim Datenschutz Einen wissenswerten Ausblick auf die Regulatorik in den nächsten Jahren, u.a. zum Thema Datenschutz konnte ich bei einem Meetup Cybersecurity in Stuttgart gewinnen. Dort referierten die beiden Rechtsanwälte Frau Münch und Dr. Klinger zum Umgang mit den neuen Cyber- Regeln. So sieht z.B. das NIS 2-Umsetzungs-Gesetz eine persönliche Haftung der Geschäftsführer und entsprechende Sanktionen vor, wenn Hacker sensible Daten durch einen Cybervorfall entwendet haben oder es durch einen Cyberangriff zu einem Datenverlust gekommen ist. Der Entwurf des neuen Cyber Resilience Act verpflichtet alle Hersteller und Inverkehrbringer von Produkten mit digitalen Elementen in der EU neben einer CE-Kennzeichnung zu bestimmten Maßnahmen hinsichtlich der Cybersicherheit, wie z.B. die Sicherstellung der Vertraulichkeit von Daten durch Verschlüsselung oder Datenminimierung. Softwareproduzenten sind bald im Bereich der Produkthaftung durch die Product Liability Directive betroffen. Diese und einiges mehr an Regularien werden auf den europäischen Markt niederprasseln, um die Rechte von Verbrauchern und geschädigten Unternehmen zu verbessern. Insbesondere der Entwurf zum AI Act und der AI Liability Directive neben einer neuen Maschinenverordnung – alles mit Bezug auf die Cybersicherheit, werden aktuell heiß diskutiert und für Unruhe sorgen. 34 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 Da ist es doch gut, wenn man jetzt seine Schäfchen, gemeint sind natürlich sensible Identitätsdaten, ins Trockene bringt und sich keiner Schwachstelle oder Inkonsistenz im Datenschutz aussetzt. Stephanie Ta >> Bitte mit DICOO-App scannen KONTAKT Firma: Syntlogo GmbH Straße: Kurze Gasse 2 PLZ und Ort: 71063 Sindelfingen Ansprechpartner: Stephanie Ta Telefon: +49 6841 81 81 089 Email: stephanie.ta@syntlogo.de Website: www.syntlogo.de Weitere Infos zu IAM & DSGVO auf: https://login-master.com/dsgvo Quellen: https://www.e-recht24.de/dsg/12706-nutzerregistrierung.html „Um sich im Web für Dienste oder Portale anzumelden, müssen User in der Regel eine Nutzerregistrierung vornehmen. Das kann in der Praxis die Anmeldung für einen Onlineshop, ein Forum oder ein Dienstleistungsportal sein.“ Meetup Cybersecurity Stuttgart am 20.11.2023 bei HEUKING KÜHN LÜER WOJTEK www.heuking.de

Die europäische virtuelle IT-Tech-Conference powered by Silicon-Valley-Europe.com 03.-04.07.2024 www.provide-tech.eu www.provide-tech.eu AnzeigeDIE NEUEN MEDIADATEN 2024 SIND DA 36 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 17/2023 >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de