ihm ist es wichtig, dass sich Mitarbeiter in Unternehmen und Organisationen bei der Erstellung von Dokumenten auf den eigentlichen Inhalt bzw. das fachliche konzentrieren können und keine Zeit damit verschwenden, das Dokument durchzustylen oder Daten, die bereits vorliegen per Copy- & Paste manuell einzufügen. Sein Ziel war es: Kunden ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung zu stellen und dabei auf bereits vorhandene, vertraute Kenntnisse und Softwareprodukte, die in Unternehmen vorhanden sind aufzubauen. So entstand das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments. DIGITAL FUTUREmag: Welche Hauptfunktionen und Vorteile bietet die SmartDocuments-Software Ihren Kunden? In welchen Branchen sehen Sie den größten Nutzen für Ihre Software und warum? Sven Buick: Zunächst einmal SmartDocuments eignet sich für sämtliche Unternehmen und Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen völlig unabhängig von der Größe und Branche. Das spiegelt sich auch in unserem Kundenkreis wieder. Wir haben Kunden aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie z.B. Öffentliche Verwaltungen, Rechtsanwaltskanzleien, Versicherungen, Banken, Steuerberater, Organisationen aus dem Bereich Gesundheitswesen, Vereine aber auch die unterschiedlichsten Unternehmen aus der freien Wirtschaft. Vom Konzern bis zur kleinen Gemeindeverwaltung, alles dabei. Aber was macht unsere Software so attraktiv und warum brauchen Unternehmen und Organisationen ein Vorlagenmanagementsystem? Ich könnte Ihnen jetzt eine ganze Liste an Vorteilen „runterrattern“, viel klarer wird es jedoch, wenn man sich den Status quo in Unternehmen und Organisationen kurz anschaut. Egal wen man fragt, überall läuft es mit der Vorlagenverwaltung gleich bzw. ähnlich ab. In der Regel werden dutzende Vorlagen in Microsoft Office Word an zentraler Stelle erstellt. Da sich Vorlagen gegebenenfalls auch mal ein kleines bisschen unterscheiden können, werden diese dann auch noch in zig unterschiedlichen Versionen zur Verfügung gestellt. Wenn man dann fragt, wie es sich mit der Pflege verhält, bzw. wie sichergestellt wird, dass von den Kollegen immer die aktuelle Version verwendet wird, wird es meist schnell ruhig. Denn genau da liegt einer der Knackpunkte. Die Pflege der Masse an Vorlagen nimmt wahnsinnig viel Zeit in Anspruch. 18 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 21/2024 Eine neue Bankverbindung, eine Änderung der Adresse, neue Gesellschafter oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen die nächsten Änderungen bereits an. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es schon seit „x“ Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt. So kommt es dazu, dass immer wieder veraltete Dokumente das Haus verlassen. Veraltet aber nicht nur in Hinblick auf den Inhalt, sondern auch auf die Optik. Professionelle Unternehmen achten darauf, dass auch nur „schicke“ Dokumente nach außen gehen. Vorlagen sind jedoch nicht immer zu 100% passend. Gerade in Sales-Abteilungen geht beispielsweise der Trend hin zu personalisierten Angeboten mit Projektbeschreibungen, individuellen Vereinbarungen oder Ähnlichem. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“ Des Weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf. Genau hier setzt SmartDocuments an. Mit unserem Vorlagenmanagementsystem helfen wir Unternehmen und Organisationen „Raus aus dem Vorlagendschungel!“. Wir sehen uns als zentrale Komponente zur Dokumenterstellung, die mit anderen internen Anwendungen kommuniziert. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in die Bereiche „Corporate Design“, „Inhalt“, „Bausteine“ und „variable Daten“, was die Pflege massiv erleichtert und die Anzahl an Vorlagen drastisch reduziert. DIGITAL FUTUREmag: Viele Unternehmen kämpfen mit einem hohen Dokumenten- und Datenaufkommen. Wie hilft Ihr Unternehmen diesen „Vorlagen- und Dokumentendschungel“ zu bewältigen? Können Sie Beispiele dafür geben, wie Ihre Software in Unternehmen integriert wird, insbesondere in Verbindung mit Systemen wie DMS, ERP und CRM? Sven Buick: Wie ich bereits erwähnt hatte, steigt im Rahmen der Digitalisierung auch die Anzahl der