DFmag Ausgabe 15

DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IM MITTELSTAND Ausgabe 16 September 2023 12,90 EUR M i t F R E E C o d e D F M A G 2 3 n D F C d e n f ü r e c h n i n M ü Managed Services für Unternehmenen Mit smarten Lösungen das Backofﬁce entlasten Wegbereiter der Digitalen Transformation: Eine Kursbestimmung für Unternehmen Was sind gute IT Verträge wert? Ein Unternehmen? Behavioural Design Was es wirklich braucht, um Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich zu realisieren MANAGED SERVICE - AUSFALLSICHERHEIT VON IT-SYSTEMEN Mit der dicoo rs+c® Methode Das einzige Magazin mit dem direkten Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! www.digital-futuremag.de QR-Code mit dicoo-App scannen QR-Code mit dicoo-App scannen und Neues erleben! www.digital-futuremag.de 1

Editorial - Managed Services intelligent nutzen und Kosten sparen Liebe Leserinnen und Leser, herzlich willkommen zur 16. Ausgabe des DIGITAL FUTUREmag! Darin widmen wir uns erneut den faszinierenden Methoden und Herausforderungen, die die Digitalisierung in der Business-Welt mit sich bringt. Einen Schwerpunkt setzen wir diesmal auf das Thema Managed Services: Unserer Meinung nach einer der Schlüssel zur efﬁzienten Bewältigung wirtschaftlicher Challenges. Diese Dienstleistungen ermöglichen es Ihnen, Ihre IT-Infrastruktur, Anwendungen und Prozesse auszulagern und von Experten teilweise extern betreuen zu lassen. Dadurch können Unternehmen Kosten reduzieren, die Zuverlässigkeit erhöhen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Mit Managed Services bleibt die Technologie auf dem neuesten Stand. Sie minimieren Sicherheitsrisiken und erreichen eine höhere Agilität Firmen können somit schneller auf Veränderungen reagieren und Wettbewerbsvorteile erzielen. Die Zukunft des Geschäftswesens liegt daher in der intelligenten Nutzung von Managed Services. Im Interview mit Markus Balzuweit erfahren Sie beispielsweise, wie diese Ihre Leistungsfähigkeit steigern und dabei unterstützen, bei der rasanten Digitalisierungsentwicklung am Ball zu bleiben. ( Seite 6 ) Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind mittlerweile gefordert, standardisierte Abläufe zu digitalisieren. Der Impulsbeitrag von ecoDMS zeigt, wie smarte Lösungen solche repetitiven Aufgaben automatisieren, ohne hohe Lizenzgebühren zu verursachen. Hermann Schäfer, Vice President Sales EMEA, APAC und Südamerika bei DocuWare, liefert im exklusiven Gespräch mit uns wertvolle Erkenntnisse, wie es Ihnen gelingt, dazu die eigene Transformation erfolgreich voranzutreiben. ( Seite 14 ) Im Interview mit Peter Schäfer, Leiter Center of Competence IT-Projektmanagement & Digitalisierung bei der THOST Projektmanagement GmbH, erhalten Sie zudem praktikable Einblicke, welche essentiellen Schritte nötig sind, damit betriebsweite Digitalisierung nachhaltig klappt. ( Seite 28 ) Dass IT-Verträge für Firmen eine bedeutsame Rolle spielen (sollten), verrät Roman Pusep, Fachanwalt für IT-, Handels- und Gesellschaftsrecht. Wir waren überrascht, an welche Dinge Entscheider denken müssen, wenn es darum geht, gute, sichere und langfristige Kontrakte für das reibungslose Funktionieren ihres Soft- und Hardware- Equipments zu vereinbaren. ( Seite 34 ) Schließlich möchten wir Sie noch auf die bevorstehende dikomm - Zukunft Digitale Kommune virtual hinweisen: Eine einzigartige Online-Dialogplattform für Bürgermeister, CDOs und andere Behörden-Verantwortliche, welche die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auf lokaler, regionaler, Landes- oder Bundesebene intensivieren müssen bzw. wollen. Nutzen Sie - sofern inhaltlich relevant - den Besuch dieses kostenfreien Web-Formats am 15.11., um sich bei Best Practice-Vorträgen, in interaktiven Masterclasses sowie im Austausch mit spezialisierten Anbietern (Trend-) Impulse für zeitgemäße eGovernment in Ihrer Institution zu holen.( Seite 26 ) Wir hoffen, dass Sie aus dem neuesten DIGITAL FUTUREmag vielversprechende Inspirationen für Ihre Digitalisierungs-Vorhaben und -Maßnahmen ziehen. Viel Spaß beim Lesen! Ihr Michael Mattis Herausgeber s + c ® n e t s e D I C O O & r e t d o t h M e >> Bitte mit DICOO-App scannen KONTAKT AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de PS: dicoo Wurde für sie komplett überarbeitet. Mittlerweile bietet die Plattform zahlreiche Funktionen für Ihre Unternehmenspräsentation. Events können Sie planen und durchführen, Videos und vieles mehr >> Mehr auf Seite 45 DFmag Powerd by www.digital-futuremag.de 3

INHALT SEPTEMBER 2023 MANAGED SERVICES FÜR UNTERNEHMEN – DER SCHLÜSSEL ZU MEHR BESCHLEUNIGUNG, TRANSPARENZ UND BEWÄLTIGUNG DER PAPIERFLUT IM INTERVIEW MIT MARKUS BALZUWEIT, CEO BEI CTO BALZUWEIT GMBH 6 3 Editorial 6 Managed Services für Unternehmen – der Schlüssel zu mehr Beschleuni- gung, Transparenz und Bewältigung der Papierflut- Interview 14 Mit smarten Lösungen das Backoffice entlasten - Impulsbeitrag 16 Wegbereiter der Digitalen Transformation: Eine Kursbestimmung für Unternehmen - Interview 11 Dicoo - Anzeige 21 Dicoo - Anzeige 12 DFC Bochum - Anzeige 22 Behavioural Design - Wie Verhalten gestaltet werden kann. - Impulsbeitrag 28 WAS ES WIRKLICH BRAUCHT, UM DIGITALISIERUNG IM UNTERNEHMEN ERFOLGREICH ZU REALISIEREN IM INTERVIEW MIT PETER SCHÄFER, LEITER CENTER OF COMPETENCE IT-PROJEKTMANAGEMENT & DIGITALISIERUNG BEI DER THOST PROJEKTMANAGEMENT GMBH. 4 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

16 WEGBEREITER DER DIGITALEN TRANSFORMATION: EINE KURSBESTIMMUNG FÜR UNTERNEHMEN IM INTERVIEW MIT HERMANN SCHÄFER, VICE PRESIDENT SALES EMEA, APAC UND SÜDAMERIKA BEI DOCUWARE 26 Dikomm - Beitrag 28 Was es wirklich braucht, um Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich zu realisieren 33 DIGITAL FUTUREmag Mediadaten 1000° E-PAPER - Anzeige 34 Was sind gute IT Verträge wert? Ein Unternehmen? 38 Dikomm - Anzeige 14 MIT SMARTEN LÖSUNGEN DAS BACKOFFICE ENTLASTEN IMPULSBEITRAG VON ECODMS 34 IM INTERVIEW MIT ROMAN PUSEP, RECHTS- UND FACHANWALT FÜR IT-RECHT, HANDELS- UND GESELLSCHAFTSRECHT SOWIE EXTERNER DATENSCHUTZBEAUF- TRAGTER BEI WERNER RECHTSANWÄLTE WAS SIND GUTE IT VERTRÄGE WERT? EIN UNTERNEHMEN? BEHAVIOURAL DESIGN - WIE VERHALTEN GESTALTET WERDEN KANN. 22 IMPULSBEITRAG VON HELLONEW GMBH & CO. KG www.digital-futuremag.de 5

MANAGED SERVICES F DER SCHLÜSSEL ZU MEHR BESCHLEUNIGUNG, TRANSPA UND BEWÄLTIGUNG DER PAP Im Interview mit Markus Balzuweit, CEO bei CTO Balzuweit GmbH Viele Unternehmen im gehobenen Mittelstand sind mittlerweile in Sachen Digitalisierung ein großes Stück weiter. Corona hat hier als Beschleuniger gewirkt, wodurch die Prozesse in den Unternehmen transparenter und schneller wurden. Um nun den nächsten Schritt in Sachen Digitalisierung zu gehen, denken nun in Anbetracht der auch steigenden Cyberkriminalität viele Firmen an die Nutzung von Managed Services und die damit verbundene vornehmliche Nutzung von Cloud Lösungen. Die CTO Balzuweit GmbH beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Lösungen, um Dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, zu beschleunigen und transparenter zu machen. Ziel ist es schließlich, die Papierﬂut zu minimieren und die Compliance zu optimieren. 6 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

FÜR UNTERNEHMEN – NSPARENZ APIERFLUT Im Gespräch mit Markus Balzuweit, CEO bei der CTO, sprechen wir dazu über Managed Services, den Unterschied zwischen den einzelnen Lösungen und welchen Nutzen diese Betriebsform in letzter Konse- quenz für die Kunden haben. DIGITAL FUTUREmag: Herr Balzuweit, mit Managed Services lassen sich IT Aufgaben im Unternehmen extern verlagern. Diesen Vorteil haben nicht nur größere Unter- nehmen für sich schon längst erkannt, auch kleinere und mittelständische Unternehmen (KMU) wollen diesen Vorteil nun für sich nutzen. Was macht Managed Services für Unternehmen überhaupt interessant und welche Vorteile bieten sie? Markus Balzuweit: Ich sehe deutliche Vorteile in der Nutzung von Managed Services. Unsere Kunden schätzen insbesondere die Vorzüge der planbaren Kosten. Die Abrechnung der meisten Managed Services erfolgt monatlich über Abonnements oder Pauschalpreise, was Unternehmen klare und vorhersehbare Ausgaben für ihre IT- Lösungen bietet. Diese Struktur ermöglicht eine verbesserte Budgetplanung und ﬁnanzielle Stabilität, indem unerwartete Kosten aufgrund ungeplanter IT-Probleme minimiert werden. Die klaren und deﬁnierten Leistungen, die wir im Bereich der Managed Services für unsere Kunden erbringen, schaffen zusätzlich ein klares Verständnis dafür, was sie für ihr Unternehmen erwarten können. Dies trägt zu einem hohen Maß an Transparenz und Vertrauen in die von uns erbrachten Dienstleistungen bei, was wiederum die Beziehung zwischen Dienstleister und Kunden stärkt. Durch die Auslagerung von IT-Aufgaben an einen Managed Service Provider sehe ich, besonders in www.digital-futuremag.de 7

Zeiten des Fachkräftemangels, einen zusätzlichen Vorteil in der Entlastung der eigenen Mitarbeiter:innen. Die Notwendigkeit, internes IT-Personal für die Verwaltung und Wartung von Systemen einzusetzen, reduziert sich spürbar. Dadurch erhalten die Mitarbeiter:innen mehr Raum und Zeit, um sich auf strategische Projekte und innovative Lösungen zu fokussieren, welche die Wertschöpfung unserer Kundenunternehmen steigern können. DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns kurz darüber sprechen, warum sich die CTO Balzuweit GmbH dazu entschieden hat, Managed Services in ihr Portfolio aufzu- nehmen Markus Balzuweit: Als Familienunternehmen und etablierter ECM-Anbieter mit mehr als 30 Jahren Erfahrung verfolgen wir die Entwicklungen des sich stetig wandelnden Marktes ganz genau. Nur so können wir den steigenden Anforderungen unserer Kunden auch künftig gerecht werden. Auf Grund des vermehrten Bedarfs unserer Kunden an ﬂexiblen Cloud-Lösungen, welche die Efﬁzienz steigern, die Sicherheit erhöhen und die Kosten optimieren, haben wir uns entschlossen auch Managed Services anzubieten. Die proaktiven Ansätze unserer Managed Service Lösungen ermöglichen es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, wodurch Ausfallzeiten minimiert und die Geschäftskontinuität unserer Kunden gewährleistet wird. Außerdem ermöglicht uns die Ergänzung unseres Angebots, um Managed Services unsere Kundenbeziehungen zu stärken und ihnen eine ganzheitliche Betreuung anzubieten, welche über das traditionelle Betriebsmodell hinaus geht Die Entscheidung Managed Services in unser Portfolio aufzunehmen, ist somit ein weiterer Schritt in unserer Unternehmensstrategie, unseren Kunden einen umfassenden Service zu bieten, welcher auf unserer langjährigen Expertise im ECM-Bereich und unseren innovativen Lösungen beruht. Nur so können wir die sich verändernden Bedürfnisse unserer Kunden erfüllen und ihnen zuverlässige und zukunftssichere IT-Lösungen bieten. DIGITAL FUTUREmag: Bieten Sie die Managed Services nur für bestimmte Lösungen oder für Ihr gesamtes Lö- sungsportfolio im ECM-Bereich an? Markus Balzuweit: Im Bereich Managed Services bieten wir etablierte Pakete mit einem fest deﬁnierten Umfang an, welche grundsätzlich alles abdecken können, was benötigt wird. Aber um den speziﬁschen Anforderungen unserer Kunden vollumfänglich gerecht zu werden, gestalten wir die Services natürlich ﬂexibel und bedarfsgerecht. So kann 8 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023 zum Beispiel die genaue Ausprägung von Checks und viele weitere Bestandteile, individuell deﬁniert werden. Unser Ziel ist es, ein möglichst maßgeschneidertes Paket anzubieten, welches den speziﬁschen Bedürfnissen und Geschäftszielen jedes Kunden gerecht wird. Die Bereiche können dabei unterschiedlich aussehen. Durch Services im Bereich von Akten- und Workﬂow Lösungen können bspw. Geschäftsprozesse efﬁzienter gestaltet werden. Im Bereich der Archivlösungen für SAP und andere ERP-Systeme wiederum sind unsere Kunden durch den Managed Service vor Datenverlusten sicher und immer auf dem neuesten Stand, was die Revisionssicherheit und Compliance Richtlinien betrifft. Oder unsere Kunden sparen Zeit und Geld, indem sie unseren Service im Bereich der Digitalisierungslösungen nutzen. Durch die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate wird nämlich nicht nur der Papierverbrauch reduziert, sondern auch der Zugriff und die Verwaltung der Daten schneller und einfacher Unser Fokus liegt stets darauf, unseren Kunden innovative Lösungen zu bieten, die ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Ob es um die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, die Einführung von automatisierten Workﬂows oder die Implementierung von Cloud-basierten Lösungen geht, spielt dabei keine Rolle. DIGITAL FUTUREmag: Was beinhaltet der Managed Ser- vice der CTO? Markus Balzuweit: Wie eben bereits erwähnt ist unser Managed Service Angebot äußerst vielseitig und die Details sind immer abhängig von der speziﬁschen Lösung. Zudem muss man unterscheiden, ob der Managed Service On Premise oder im Hosting betrieben wird. Durch die Zunahmen von Cloud-Nutzern und -Anbietern treffen gerade die im Hosting betriebenen Managed Services den Nerv der Zeit. Um den Anforderungen in diesem Bereich gerecht zu werden, haben wir ein Silber- und Gold-Variante entwickelt. Die Silber-Variante ist auf Kunden ausgerichtet, die eine zuverlässige und professionelle Infrastruktur für ihre Anwendungen und Daten benötigen. So erhalten Kunden eine sichere Hosting-Umgebung mit kontinuierlicher Überwachung und Unterstützung. Zu den enthaltenen Leistungen gehören bspw. regelmäßige System-Check-ups, um die Stabilität und Leistungsfähigkeit zu gewährleisten. Dazu kommen erweiterte SLAs und Reaktionszeiten sowie das quartalsweise Service-Meeting zu Software-Qualität, Support-Tickets und Optimierungsmöglichkeiten.

Die Gold-Variante hingegen bietet eine erweiterte und umfassendere Betreuung für anspruchsvollere Kunden mit speziellen Anforderungen. Das betrifft zum Beispiel die Häuﬁgkeit der System-Check-ups und der Service- Meetings. Neben den Leistungen aus der Silber- Variante beinhaltet sie zusätzlich die laufende Pﬂege und Durchführung von technischen Updates. Optional ist hier auch eine Anbindung an das bestehende Ticketsystem des Kunden möglich. Insgesamt bieten wir mit unseren Hosting-Services einen umfassenden Support für Kunden, die eine zuverlässige und skalierbare IT-Infrastruktur benötigen. So stellen wir sicher, dass die Anwendungen und Daten sicher und efﬁzient gehostet werden, damit sich der Kunde auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns noch etwas näher auf das allgegenwärtige Thema Cyberkriminalität eingehen. Wie sicher sind eigentlich meine Daten und Systeme im Hosting der CTO? Markus Balzuweit: Die Sicherheit der Daten und Systeme der Kunden sollte beim Managed Service natürlich oberste Priorität haben. Deshalb haben wir für die Managed Services, die unseren Kunden im Hosting anbieten sowohl informationstechnische als auch physische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, welche wir unabhängig von den vereinbarten Leistungen immer gewährleisten. Wir haben uns daher entschieden das Hosting für unsere Managed Services über zwei, nach ISO 27001 und ISO 27018 zertiﬁzierte, Rechenzentren in Frankfurt am Main zu betreiben. Dadurch unterliegen sie den europäischen Gesetzen und Standards zum Datenschutz und müssen sicherstellen, dass angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden. Ein weiterer Vorteil ist die Redundanz der Daten und System in den beiden Rechenzentren, welche Ausfallsicherheit gewährleistet, eine hohe Verfügbarkeit der Systeme sicherstellt und die Wiederherstellbarkeit verbessert. Die Lage direkt am deutschen Internetknoten ermöglicht zusätzlich „kurze Wege“ zu relevanten Cloud Providern und Content Delivery Networks, was eine efﬁziente und zuverlässige Datenübertragung gewährleistet. Um die Daten während der Übertragung zu schützen, erfolgt die Anbindung der Kundensysteme dabei immer über ein sog. Virtual Private Network (VPN). Durch diese gesicherten Tunnel wird die Kommunikation verschlüsselt und die Datenübertragung abgeschirmt. Die Erfahrung zeigt, dass die Daten und System mit diesen umfassenden Sicherheitsvorkehrungen und Zertiﬁzierungen im Managed Service oftmals sogar besser geschützt sind als zuvor beim Kunden selbst. DIGITAL FUTUREmag: Das klingt nach einer runden Sa- che. Aber was erwartet den Kunden, wenn er sich erstmal für einen Managed Service der CTO entschieden hat? Markus Balzuweit: In der Regel beginnen wir dann mit unserem Onboarding-Prozess. Er ist von entscheidender www.digital-futuremag.de 9

Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Kunde das Beste aus dem Managed Service herausholen kann und eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet ist. Genau wie der Managed Service selbst ist natürlich auch der Onboarding Prozess immer abhängig von der speziﬁschen Lösung und den Wünschen des Kunden. Aber um ein Verständnis für die Bedürfnisse und Anforderungen zu bekommen, starten wir normalerweise mit einer detaillierten Anforderungsanalyse, auf deren Grundlage wir dann einen maßgeschneiderten Plan für den Service und die IT-Infrastruktur erstellen. Mit der Konﬁguration von Systemen, der Datenmigration und weiterer notwendiger Schritte beginnt dann schließlich die Implementierung des Managed Service. Diese beinhaltet auch das Testing sowohl von Seiten der CTO als auch von Kundenseite. Nur so können wir sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert und den vereinbarten SLA’s entspricht. Die Testphase dient zusätzlich auch zur Schulung des Kunden und dessen Team. Erst wenn im Rahmen des Projekts alle Details geklärt sind und nach dem Produktivgang der Softwarelösung erfolgt die sog. Transition. Also die formelle Übergabe der Betreuung an unser Team, welches unsere Kunden im Bereich Managed Service betreut. Das Experten-Team erbringt dann die im Managed Service deﬁnierten Leistungen, stellt einen reibungslosen Betrieb sicher und steht dem Kunden als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung. DIGITAL FUTUREmag: Herzlichen Dank für Ihre Experten- meinung und den Einblick in Ihre Arbeit. Markus Balzuweit >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: CTO Balzuweit GmbH Straße: Lautlinger Weg 3 PLZ und Ort: 70567 Stuttgart Ansprechpartner: Markus Balzuweit Telefon: +49 711 718639 0 Email: info@cto.de Website: www.cto.de 10 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023 10 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 13/2023

Bochum 8.11.2023 TOP KEYNOTES Andreas Lüning CFO Founder & Member of the Executive Board 12 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023 Dr. Alexander Hildenbrand Speaker, Trainer und Experte für Employee Experience und Mitarbeiterbindung Jan Philip Berg Stefan Bronder Santino Giese Keynote-Speaker, Autor und Experte für KI, smartes Recruiting & Vorstandsmitglied im BVMID, CEO, Founder Bronder & Bronder, auf der Liste Automatisierungs- experte, Buchautor, Speaker und Unternehmer Employer Branding ERFOLG 500

Vorträge MasterClasses Bekomme Inspirationen und Ideen durch kompakte Vorstellungen und Präsentationen erfolgreicher Anwendungsfälle live on stage. Proﬁtiere von Expertenwissen, bei praktischen Übungen, interaktivem Lernen und dem Austausch mit anderen Interessierten zu speziellen Themen und der Umsetzung Deiner digitalen Agenda. Ausstellung Business Networking Entdecke passende Software, Anwendungen oder Systeme und lass Dich beraten zur Ver- besserung Deiner betrieblichen Arbeitsabläufe. Lerne neue Menschen kennen, lass Dich inspirieren, tausche Dich aus zu neuen Ideen und Perspektiven aus und entdecke Deine Karrierechancen. www.digital-futurecongress.de www.digital-futuremag.de 13

NGEN NTLASTEN ertrieb bei ecoDMS Wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten können mit dem WORKZ Add-on in dem Dokumenten- Management-System ecoDMS automatisiert werden. Die Bearbeitung bestellbezogener Rechnungseingänge ist ein Beispiel für solch einen standardisierten Ablauf. Hierbei wird ein Großteil betrieblicher Kapazitäten unter anderem durch die manuelle Verfolgung der Rechnungsbearbeitung gebunden. Dagegen ermöglichen es leistungsfähige Software-Produkte, diese Abläufe zu deﬁnieren, zu automatisieren und somit lästige Routineaufgaben drastisch zu verkürzen. Eingangsrechnungen aus verschiedenen Kanälen können so gebündelt und beispielsweise zur HGB- Freigabe an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Der nächste Schritt ist dann die automatisierte Weiterleitung an die Fachbereiche zur Freigabe. Anschließend werden die Ergebnisse an das Zielsystem, etwa eine Buchhaltungssoftware, übergeben. Die ecoDMS GmbH bietet beispielsweise mit ihrem WORKZ- Add-on eine Lösung an, die insbesondere wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung optimiert. Dadurch eignet sie sich vor allem für Unternehmen, die schmale Dokumentenprozesse für wenig Geld im Büroalltag automatisieren möchten. Ralf Schmitz >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: ecoDMS Straße: Dresdener Straße 1 PLZ Ort: 52068 Aachen Ansprechpartner: Ralf Schmitz Telefonnummer: +49 241 47572-35 Email: sales@ecodms.de Web: https://www.ecodms.de www.digital-futuremag.de 15

WEGBEREITER DER TRANSFORMATION: EINE KURSBESTIMMUNG FÜR UNTERNEHMEN Im Interview mit Hermann Schäfer, Vice President Sales EMEA, APA Die globale Digitalisierungswelle stürzt Unternehmen in eine Ära des Umbruchs im Wettbewerbsumfeld. Vom Gesundheitswesen bis zum Einzelhandel: Branchen- übergreifend nutzen Firmen die Vorteile entsprechender Technologien und sehen sich gleichzeitig mit großen Herausforderungen konfrontiert. Organisations- und IT-Verantwortliche wünschen sich hier einen Partner, der ihnen bei diesem Wandel zur Seite steht. DocuWares Netzwerk aus über 800 Partnern bietet diese Unterstüt- zung an. Seit 35 Jahren setzt der Anbieter von sicheren, skalierbaren Lösungen für Dokumentenmanagement und Workﬂow-Automatisierung, gemeinsam mit seinen Vertriebspartnern wegweisende Standards für die Digitale Transformation. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt in vielfältigen Ansätzen und lässt sich häuﬁg erst sukzessive ﬁnden. Der Übergang zur ﬂächendeckenden eigenen Digitalisierung variiert je nach Kultur, Führungsebene und Teamdynamik. Der Change beginnt oft mit dem Abschied von der klassischen Papierdokumentation, was den Weg für umfassende interne Mechanisierung bzw. Computerisierung ebnet. 16 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

DER DIGITALEN ON: EA, APAC und Südamerika bei DocuWare Mit DocuWare lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse in allen Bereichen der Unternehmen zu optimieren. Mitarbeitende haben mit DocuWare die Möglichkeit, auf jedem Gerät und von überall aus efﬁzient zu arbeiten und dadurch die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Mit Hermann Schäfer sprechen wir heute über transformative Veränderungen, aktuelle Branchenstandards, einen gelungenen Startpunkt für die Digitalisierung und welche durchdachten Schritte man hier gehen sollte. DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, in der Wirtschaft ist derzeit eine große Unsicherheit feststellbar. Die Challenges für Player sind vielfältig: Von steigenden Energiekosten bis hin zu einer zunehmenden Bürokratisierung. Welche Rolle spielt hierbei die Digitalisierung im Unternehmen? Hermann Schäfer: Die Digitalisierung spielt in guten wie auch in herausfordernden Zeiten eine große Rolle. Bei wirtschaftlicher Unsicherheit hilft sie dabei, steigende Kosten, die beispielsweise durch Inﬂation entstehen, auszugleichen oder sogar zu eliminieren. Mit produktivitätssteigernden Technologien lassen sich zudem Prozesse automatisieren und Efﬁzienzen erhöhen. Die Folge: Der Druck, der durch den Fachkräftemangel entsteht, kann ausgeglichen werden und Mitarbeitende haben Zeit für strategische Aufgaben. Über 80% unserer Neukunden entscheiden sich in dieser Situation für die Cloud. Das liegt vor allem daran, dass die www.digital-futuremag.de 17

Preise überschau- und kalkulierbar sind. Gerade wenn alles teurer ist und die Preissensibilität steigt, schätzen Unternehmen die Transparenz und Flexibilität von Cloud- Lösungen. Anstelle eines hohen einmaligen Investments zahlen sie im Rahmen eines “Abo-Modells” monatlich für die Nutzung der Software. DIGITAL FUTUREmag: Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die gerade für Mittelständler Lösungen für die digitale Transformation im Portfolio haben. Welchen Rat geben Sie, wenn es darum geht, für individuelle Bedürfnisse und Anforderungen passende Software und einen passenden Digitalisierungspartner auszuwählen? Hermann Schäfer: Bevor sich mittelständische Unternehmen für eine bestimmte Software entscheiden, sollten sie sich überlegen, welche Bereiche sie als erstes digitalisieren und welche Ergebnisse sie mit dem Einsatz digitaler Tools erzielen möchten. Anhand einer detaillierten Analyse der Geschäftsprozesse kann daraufhin entschieden werden, welche Art von Software in dem Bereich nützlich ist. Bei der Wahl der Software sollte der User sicherstellen, dass sie skalierbar sowie ﬂexibel und für ihn sowie seine Administratoren leicht zu bedienen bzw. konﬁgurieren ist. Sie sollte sich zudem in die bereits vorhandenen Systeme (z.B. ERP und CRM) integrieren lassen. Die Möglichkeit, Daten und Informationen zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen, ist entscheidend, um eine nahtlose Zusammenarbeit sicherzustellen. Der Software-Anbieter oder ein Digitalisierungspartner sollte im Anschluss gemeinsam mit dem Kunden prüfen, ob vorkonﬁgurierte Lösungen bereits die benötigten Funktionen abdecken oder ob individuelle Anpassungen erforderlich sind. Während vorkonﬁgurierte Lösungen schneller und kostenefﬁzienter sind, bieten individuelle Konﬁgurationen mehr Flexibilität. Hier gilt es individuell abzuwägen, was für den Auftraggeber sinnvoller ist. Die Einbindung eines Digitalisierungspartners ist für Mittelständler oft eine strategische Entscheidung, da sie nicht über die internen Ressourcen verfügen, um alle Aspekte der Digitalisierung alleine zu bewältigen. Unsere Partnerﬁrmen können nicht nur die Implementierung erleichtern, sondern auch dazu beitragen, langfristige Vorteile aus der digitalen Transformation zu ziehen. Die Wahl des richtigen Partners ist dabei nicht allein von der Funktionalität und dem Angebot seiner Lösungen abhängig. Kunden erwarten ein hohes Maß an Support – sowohl während der Planungs- und Implementierungsphase als auch danach. Sie schätzen die Sicherheit, den persönlichen Austausch und das Know-how, das ihnen der Partner bietet. Auf diese Weise wird die Implementierungszeit massiv verkürzt und Herausforderungen lassen sich einfacher bewältigen. DIGITAL FUTUREmag: Nach der Entscheidung für einen entsprechenden Partner stellt sich die Frage: Wann und wo loslegen? Bei welchen Prozessen im Unternehmen würden Sie empfehlen, mit der Digitalisierung anzufangen? 18 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

Hermann Schäfer: Firmen sollten in Bereichen beginnen, in denen sie den höchsten Schmerzpunkt erwarten. Das kann beispielsweise dort sein, wo sie mit dem höchsten Return on Investment (ROI) oder in Zukunft mit einem Fachkräftemangel rechnen. Generell eignen sich Abteilungen mit vielen Dokumenten, wie etwa Buchhaltungsabteilungen oder das Personalmanagement, besonders gut als Einstieg in die Digitalisierung. Über 50% unserer Kunden starten mit der digitalen Transformation in der Buchhaltung, da sich bereits der Rechnungseingang per Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal digitalisieren lässt. Die Rechnung trifft meistens entweder in digitaler Form ein oder sie wird vom Personal eingescannt. Im Anschluss werden wichtige Schlüsselinformationen mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) erkannt und als Indexbegriffe in strukturierte, leicht nutz- und durchsuchbare Daten verwandelt. Durch maschinelles Lernen kann man die Eingangsrechnungen so einfach und mühelos verarbeiten. Mitarbeitende sparen sich dadurch die manuelle Dateneingabe und haben Zeit für andere Themen. Gleiches gilt für die Personalabteilung. Diese kümmert sich sowohl um administrative Routinearbeit, u.a. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, als auch um strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, gespeichert und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung mit einem DMS bieten. DIGITAL FUTUREmag: Was sind die ﬁrst steps, die Sie mit Ihrem Kunden jeweils gemeinsam gehen und welche Vorbereitungen kann dieser vielleicht vorab schon selbst treffen? Hermann Schäfer: Die digitale Transformation eines Unternehmens ist eine komplexe Aufgabe, welche sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gehen wir gemeinsam die ersten Schritte, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und die individuellen Bedürfnisse erfüllt werden. Vorbereitend ist es für den Kunden wichtig, seine derzeitigen Prozesse zu kennen und die Zielstruktur klar darzulegen. Dies bildet die Grundlage für die weitere Arbeit. Zudem sollten seine Führungsriege und Belegschaft von der Notwendigkeit der Digitalisierung überzeugt sein. In enger Abstimmung mit dem Kunden führen unsere Partnerﬁrmen dann eine umfassende Prozess- und Bedarfsanalyse durch. Hierbei werden wichtige Meilensteine, Engpässe und potenzielle Problembereiche identiﬁziert. Fragen wie „Was löst den Prozess aus?“, „Wie werden Daten erfasst und gespeichert?“ und „Wer ist an dem Projekt beteiligt?“ helfen, die Prozesse im Detail zu verstehen. Gemeinsam entscheiden wir bzw. der ausgewählte DocuWare-Partner mit dem Kunden, ob unsere Lösung in der Cloud oder On-Premises bereitgestellt wird. Hierbei spielen die IT- Infrastruktur der Firma, Kostenüberlegungen und das Know-how des IT-Teams eine Rolle. Besonders für KMU greift oft der Best-Practice-Ansatz mit dem Einsatz unserer vorkonﬁgurierten Lösungen, die auf Erfahrungswerten fußen. Andererseits kann der Kunde auch aktiv an der Erarbeitung seiner individuellen Solution teilnehmen. DIGITAL FUTUREmag: Für einige Firmen sind die Digitalisierung sowie die Automatisierung von Geschäftsabläufen keine vollkommen neuen Themen. Können Sie uns einen Ausblick geben, welche Funktionalitäten in den nächsten Monaten oder Jahren besonders gefragt sind, wo die Reise hingeht? Ich denke hier insbesondere auch an den Top-Trend Künstliche Intelligenz (KI). Hermann Schäfer: Künstliche Intelligenz und verwandte Technologien sind das Trend-Thema und werden eine immer wichtigere Rolle in der Digitalisierung einnehmen. Mit unserem Intelligent Indexing haben wir den ersten Schritt in diesem Bereich bereits vor einigen Jahren unternommen. Wir sehen Künstliche Intelligenz jedoch auch weiterhin als große Chance, unser Produkt noch leistungsfähiger zu machen. Eines unserer Ziele ist, dass generative KI in Zukunft Geschäftsdokumente so auslesen kann, dass Inhalte semantisch und nicht mehr nur syntaktisch interpretiert werden. Zusammenhänge werden auf diese Weise verstanden und erkannt und können so entsprechend weiterverarbeitet werden. Des Weiteren ist es durchaus denkbar, dass Künstliche Intelligenz in Zukunft auch bei der Erstellung von Workﬂows und Programmierungsschnittstellen zum Einsatz kommt, wodurch sich individuelle Bedürfnisse einfacher umsetzen lassen. Ein weiterer Trend sind innovative Plattformlösungen. Moderne Software-Architekturen werden immer komplexer, was auch bei den Nutzern entsprechendes Wissen voraussetzt. Um Software für alle zugänglich zu machen, sorgt Plattform-Engineering mit Self-Service- Funktionen, -Tools und -Prozessen für ein optimales Entwicklererlebnis und eine schnellere Bereitstellung von digitalen Anwendungen. Dadurch können Unternehmen auch voneinander unabhängige Tools verbinden und so Daten zwischen einzelnen Programmen austauschen. Auf iPaaS- Plattformen kann unsere Cloud-Lösung beispielsweise einfach mit anderen Business-Anwendungen verknüpft werden – ganz ohne Programmierungskenntnisse. Vorkonﬁgurierte Lösungen sind meiner Meinung nach www.digital-futuremag.de 19

Jüngere Generationen legen außerdem viel Wert auf Flexibilität. Hybride Arbeitsmodelle sind deshalb mittlerweile Usus geworden. Viel mehr noch ist bei uns zusätzlich die Nachfrage nach sogenannter Workation angestiegen. Damit Unternehmen dies ermöglichen können und somit den “Kampf um die besten Köpfe” gewinnen, ist ein hoher Digitalisierungsgrad notwendig. Modernste Technik sowie Cloud-Software gehören daher zum Standard. DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview und die Einblicke in Ihre Vorgehensweise. Das liefert unseren Lesern sicher konstruktive Anhaltspunkte und Ideen für ihre Vorhaben oder geplanten Maßnahmen. Hermann Schäfer >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: DocuWare GmbH Straße: Planegger Str. 1 PLZ Ort: 82110 Germering Ansprechpartner: Hermann Schäfer Telefonnummer: +49 89 894433-44 Email: infoline@docuware.com Web: https://start.docuware.com/de/ das dritte Trend-Thema, das uns insbesondere bei der Digitalisierung mit einem Enterprise-Content- Management-System (ECM) beschäftigen wird. Auch wenn Geschäftsprozesse in jeder Firma individuell ablaufen, haben sie – was etliche Kundenprojekte zeigen – zentrale Anforderungen und Entscheidungspunkte gemeinsam. Die Archive, Benutzerproﬁle, Dialoge und Workﬂows unserer vorkonﬁgurierten Lösungen wurden auf Basis wertvoller Best-Practice-Erfahrungen geplant und eingerichtet. Sie können mit geringem Aufwand angepasst und fertig konﬁguriert werden. Dadurch ﬁndet die Automatisierung zentraler Geschäftsabläufe bereits innerhalb weniger Tage statt. Aufgrund der intuitiven Bedienung, hohen Flexibilität und unmittelbaren Bereitstellung entscheiden sich rund 30% unserer Neukunden für vorkonﬁgurierte Lösungen. DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns zum Schluss noch den Fachkräftemangel ins Auge fassen. Insbesondere für KMU. Wie schätzen Sie die Situation hierzulande ein? Können Arbeitgeber ihre Personalgewinnung und -bindung durch digitale Tools nachhaltiger gestalten und wenn ja, wie? Hermann Schäfer: Der Fachkräftemangel ist insbesondere für KMU eine große Herausforderung, hat meiner Meinung nach aber noch nicht seinen Höhepunkt erreicht. Mit dem Renteneinstieg der Baby-Boomer wird er noch weiter ansteigen und genau hier können digitale Tools unterstützen. Zum einen werden durch die Digitalisierung - exemplarisch mit einem ECM - sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert, sodass Fachkräften mehr Zeit bleibt, um sich auf wichtige strategische Themen zu konzentrieren. Dadurch kann der Mangel an personellen Ressourcen zumindest ausgeglichen werden. Zum anderen helfen digitale Tools aber auch bei der Personalgewinnung und -bindung. Um im War for Talents erfolgreich zu sein, ist bereits die Art des Rekrutierens entscheidend. Da sich viele High Potentials oder Berufserfahrene nicht mehr auf langwierige, analoge Bewerbungsprozesse einlassen, legen wir großen Wert auf nahtlose digitale Abläufe, softwaregetriebene Agilität und Geschwindigkeit. Nur so ist es möglich, sich passende Kandidatinnen und Kandidaten schnell und vor allem vor der Konkurrenz zu sichern. 20 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

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BEHAVIOUR WIE VERHALTEN Was ist Behavioural Design? Behavioural Design ist eine Methodik zur aktiven Gestaltung von Verhaltensweisen und Gewohnheiten. Men- schen dazu anregen, regelmäßig zu spenden. Gesellschaften dazu bringen, umweltfreundlicher zu handeln. Unternehmen dazu bewe- gen, nutzerzentrierter zu arbeiten. Behavioural Design will Verhalten mit Hilfe von Psychologie und Verhaltensökonomie verständlicher machen, um anschließend mit Kreativmethodiken aus dem Design Thinking Lösungen zu entwickeln, die Menschen dabei unterstützen, für sich selbst und andere bessere Entscheidungen zu treffen. 22 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

IOURAL DESIGN TEN GESTALTET WERDEN KANN. Impulsbeitrag von Fabrice Pöhlmann, HelloDesign an kann Behavioural Design also als das Ergebnis der Fusion zwischen Design Thinking und Verhaltenspsychologie betrachten. Die Philosophie, die dahinter steht, heißt: Denke wie ein Wissenschaftler und handle wie ein Designer. University identiﬁzierte zwei Hauptfaktoren für menschliches Verhalten: Motivation und Fähigkeit. Das Verlangen danach und wie leicht die Handlung ist. Steigen Motivation und Fähigkeit, wird durch einen Trigger oft ein Verhalten ausgelöst. Zum Beispiel das Stehenbleiben an einer Ampel: Hohe Motivation wegen der Gefahr von Autos und einfache Ausführbarkeit. Der Trigger zum Stehenbleiben ist das rote Ampellicht. Wie wendet man diese Methode auf die Entwicklung digitaler Produkte an? Dazu muss man verstehen, welche Faktoren menschliches Verhalten auslösen und die Bewegung von Menschen auf digitalen Plattformen. Der Sozialwissenschaftler Dr. BJ Fogg von der Stanford Digitale Produkte wie Apps, Websites und Software können diese Effekte ebenso nutzen. Ein Uber zu bestellen fällt mir leichter als ein Taxi zu rufen. Das liegt daran, dass meine Motivation hoch ist; ich kenne den Preis, den Fahrerstandort und die Route. Zudem ist es einfach: Handy öffnen, Ziel eingeben. Diese Faktoren sind www.digital-futuremag.de 23

bei einem herkömmlichen Taxi entweder komplexer oder erfordern mehr Interaktion von mir. Das Ziel, welches mit Hilfe von Behavioural Design angestrebt wird, ist immer eine bestimmte Art der Verhaltensänderung in den oben aufgeführten Bereichen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Behavioural Designer auf vielen verschiedenen Ebenen gestalten. Als HelloDesign glauben wir daran, dass wirklich gute Produkte und Ideen nur dann entstehen können, wenn ihre Schöpfer:innen ein tiefes Verständnis für das Verhalten, die Kultur und die Denkmuster ihrer Zielgruppe aufbauen. Behavioural Design bietet uns die Möglichkeit, Offensichtliches auszuleben und alles Verborgene zum Vorschein zu bringen. Fabrice Pöhlmann >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: HelloNew GmbH & Co. KG Straße: Mosbacher Straße 9 PLZ Ort: 65187 Wiesbaden Ansprechpartner: Fabrice Pöhlmann Telefonnummer: +49 176 80 250 719 Email: fabrice@hellodesign.de Web: https://www.hellodesign.de/ www.digital-futuremag.de 25

dikomm virtual 23 - Die Zukunft Ihrer digitalen Kommune startet hier! Am 15. November 2023 laden wir Bürgermeister, Chief Digital Ofﬁcers (CDOs) und alle Entscheidungst- räger für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung herzlich zur einzigartigen bundesweiten Online- Dialogplattform dikomm ein. Dieses Internet Event richtet sich speziell an alle, die eGovernment und Smart City-Angebote in ihrer Institution zielgerichtet vorantreiben und umsetzen wollen bzw. mit entsprechenden Modernisierungsvorhaben auf lokaler, regionaler, Landes- oder Bundesebene betraut sind. Bei der dikomm haben Sie die Möglichkeit, inspirierende Best Practice-Vorträge über Technologietrends, aktuelle IT-Strategien sowie -Lösungen rund um die zeitgemäße Digitalisierung Ihrer Prozesse und Bürgerdienste live und bequem an Ihrem Büro-Bildschirm mitzuerleben. Unter anderem erwarten Sie diese spannenden Bühnen-Themen und Keynote Speaker: Markus Wortmann (Kriminologe und Polizeiwissenschaftler): Tatort Internet, Schwachstelle Mensch: Schutzpotenziale gegen Cyberkriminalität Jens Krause (Chief Digital Officer der Stadt Hamm): Entstehung der Digitalstrategie in Hamm Andreas Maximilian Nolte (Präsident des Instituts für Datenschutzrecht in der Digitalisierung): Compliance: Hinweisgeberschutzgesetz Ulrich Ahle (CEO FIWARE Foundation): Mit Open Source-Plattformen die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beschleunigen Dr. Dominik Lück (Fachanwalt für Verwaltungsrecht): Social Media- und Facebook-Verbot für Kommunen? Jörg Möllenbrock (Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation): Digitale Verwaltung, OZG, Registermodernisierung - und dann? Dr. Ralf W. Schadowski (Vorstand im Bundesfachverband der IT-Sachverständigen): Datenschutz und Datensicherheit Andy Berg (Leiter Personalentwicklung der Stadt Solingen): Fachkräfte-Gewinnung und -Bindung im Öffentlichen Dienst

15. November 2023 virtual Sichern Sie sich Ihren Platz zur erfolgversprechenden digitalen Zukunft Ihrer Kommune oder behördlichen Einrichtung! ( Achtung, die Plätze sind begrenzt!) Nehmen Sie am 15.11. an der dikomm teil, um von den Success Stories und Use Cases hochkarätiger Experten zu proﬁtieren oder sich aktiv mit AmtskollegInnen über bisherige eigene Maßnahmen und Umsetzungen auszu- tauschen Schon heute sind mehr als 250 deutsche Städte und Gemeinden als Besucher der dikomm dabei. Ihre Anmeldung ist derzeit noch kostenfrei möglich und wir freuen uns darauf, Sie virtuell zu begrüßen! Weitere Informationen zur Ticketbuchung und dem kompletten Veranstaltungsprogramm ﬁnden Sie auf www.dikomm.de oder über den hier abgebildeten QR-Code. >> Bitte mit DICOO-App scannen KONTAKT AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de

WAS UM DIGITALISIERUN ERFOLGREI Leiter Center of Competence IT-Projektmanagement & Digit Mit über 650 Mitarbeitenden an weltweit 22 Standorten unterstützt THOST seine Kund*innen darin, die digitale Zukunft gerade auch mittelständischer Unternehmen zu gestalten. Die Spezialisten im Projektmanagement mit Hauptsitz im baden- württembergischen Pforzheim konzentrieren sich in ihren IT- Projekten auf die Bereitstellung von Digitalisierungsroadmaps und die Integration moderner IT-Infrastrukturen mit den Schwerpunkten Künstliche Intelligenz (KI), Big Data, Cloud Computing und IoT-Netzwerke. Besonderen Wert legen sie dabei auf die Einhaltung hoher IT-Sicherheitsstandards, die sich über das gesamte Angebotsspektrum erstreckt. 28 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

AS ES WIRKLICH BRAUCHT, ISIERUNG IM UNTERNEHMEN LGREICH ZU REALISIEREN Im Interview mit Peter Schäfer, ojektmanagement & Digitalisierung bei der THOST Projektmanagement GmbH. Dieses Spektrum umfasst eine Vielzahl von Dienstleistungen, einschließlich IT-Projektmanagement (PM), Digitale Transformation und die Einführung von Projektportfoliomanagement-Software (PPM- Software). Insbesondere durch die PM-Expertise und als verlässlicher Partner trägt die THOST Projektmanagement GmbH maßgeblich zum Gelingen der Digitalisierungsprojekte seiner Auftraggeber*innen bei. Dazu zählt auch ein „Digitalisierungs-Booster”, der als Ankerpunkt für den Start individueller Digitalisierungsstrategien dient und aufzeigt, wie die Ziele der Digitalisierung efﬁzient erreicht werden können. Im Interview mit Peter Schäfer sprechen wir heute über Erfolgsfaktoren der Digitalisierung, ein gemeinsames Verständnis des Fachbegriffs im Business-Kontext und darüber, warum Entscheider*innen jetzt mit der bedarfsgerechten Umsetzung ihrer digitalen (Prozessoptimierungs-) Agenda beginnen sollten. DIGITAL FUTUREmag: Herr Schäfer, damit die Digitalisierung mithilfe von Projektmanagement funktioniert, sollte für Anwender wie Anbieter unmissverständlich klar sein, was mit ersterer gemeint ist, um die Aufgabenstellung zielführend anpacken zu können. Was ist Ihre persönliche Deﬁnition dafür? Peter Schäfer: Wir verstehen Digitalisierung als die Umsetzung von Prozessen mithilfe digitaler Technologien sowie den damit einhergehenden Kulturwandel, der Anpassungen des Verhaltens und der Arbeitsweisen www.digital-futuremag.de 29

mit sich bringt. Häuﬁg wird dieser Aspekt bei Digitalisierungsmaßnahmen vernachlässigt. Für uns ist das Change-Management ein integraler Bestandteil des Digitalisierungsprozesses. Daher ist die Digitalisierung, insbesondere die digitale Transformation, ein äußerst individuelles Thema für jedes Unternehmen. DIGITAL FUTUREmag: Wie sieht Ihre Strategie aus, um mit Ihren Kund*innen einen Common Sense von Digitalisierung zu entwickeln? Peter Schäfer: Zunächst analysieren wir, wo Unternehmen derzeit in Bezug auf ihre Digitalisierungsmaßnahmen stehen. Auf der einen Seite haben wir Kund*innen, die noch nicht mit der Digitalisierung begonnen haben. Dies ist oft auf eine hohe Auslastung und einen Mangel an Fachkräften zurückzuführen – Umstände, die es schwer machen, das Innovationspotenzial im Unternehmen zu erschließen. Auf der anderen Seite stehen Kund*innen, die mit der Digitalisierung begonnen haben, aber noch keine zufriedenstellenden Ergebnisse erzielt haben und ihre Fortschritte beschleunigen möchten. Gemeinsam mit unseren Kund*innen deﬁnieren wir mithilfe eines Reifegradmodells das gewünschte Zielniveau der Digitalisierung. Dabei berücksichtigen wir sowohl die IT-Strategie als auch die Unternehmensstrategie, da Digitalisierung mehr als nur die Umsetzung von technischen und softwareunterstützten Prozessen umfasst. Um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, führen wir Workshops mit den organisatorischen Einheiten des Unternehmens durch, einschließlich der Geschäftsführung. Gemeinsam erörtern wir den aktuellen Stand und die angestrebten Ziele, um ein klares Zielbild zu erstellen. Daraus leiten wir die notwendigen Maßnahmen ab und erarbeiten eine individuelle Roadmap für die Umsetzung der Digitalisierungschritte. Dieser Ansatz ermöglicht eine gezielte und effektive Zusammenarbeit, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. So unterstützt unser Beratungsangebot „Booster Digitalisierung” Unternehmen in der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungs-Strategie und liefert nachhaltige, klare und wirksame Ergebnisse. DIGITAL FUTUREmag: Können Sie eine Empfehlung aussprechen für wichtige, unbedingt zu beachtende Leitlinien und Parameter, um die Digitalisierung sowohl effektiv als auch efﬁzient in Unternehmen durchzuführen? Peter Schäfer: Es ist wichtig, nicht nur auf die technische Ebene zu blicken. Vielmehr müssen wir das gesamte Geschäftsmodell in den Fokus nehmen. Dazu gehören Produkte, Services und die Kundenzentrierung. Außerdem betrachten wir das Innovationsmanagement, also wie 30 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023 Unternehmen Innovationen vorantreiben. Dabei nehmen wir auch die Management-Capabilities in den Blick. Das Management muss in der Lage sein, Innovationen zu unterstützen, Mitarbeitende einzubinden, Risiken einzugehen und eine Vision für die Zukunft zu entwickeln. Der Faktor Mensch spielt eine entscheidende Rolle in diesen Veränderungsprozessen. Um die Digitalisierung sowohl effektiv als auch efﬁzient durchzuführen, ist einer der wichtigsten Punkte, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen. Akzeptanz und Mitwirkung der Belegschaft sind essenziell für eine erfolgreiche Digitalisierung. Daher müssen wir sicherstellen, dass sie ein Verständnis für alle notwendigen Prozesse entwickelt und über entsprechendes Wissen verfügt. Dies kann durch Schulungen geschehen, aber auch durch wirksames Leadership. Change Agencies können innerhalb des Unternehmens wertvolle Impulse, Ideen und interne Überzeugungsarbeit leisten, um den digitalen Wandel erfolgreich voranzutreiben. DIGITAL FUTUREmag: Gibt es hier einige Beispiele für Quick Wins, die bereits nach kurzer Zeit beim entsprechenden Digitalisierungsprojekt zu erwarten sind? Peter Schäfer: Wir stellen bei unseren Kund*innen immer wieder fest, dass bereits viele Pilotprojekte auf Team- oder Abteilungsebene durchgeführt wurden. Oft sind schon wirksame Dokumentenmanagement-Lösungen oder Workﬂow-Management-Systeme vorhanden, die Medienbrüche schnell und einfach beheben können. Im Unternehmen ist das oftmals gar nicht bekannt. Hier kommen wir als Portfolio-Manager ins Spiel und verschaffen den Überblick sowie die nötige Transparenz, um Investitionen zielgerichtet einzusetzen. Pilotprojekte wie diese können mit minimalem Aufwand auf Unternehmensebene skaliert werden. Solche Erfolge können als „Quick Wins“ bezeichnet werden, da sie bereits nach kurzer Zeit positive Ergebnisse erzielen und den Weg für weitere Digitalisierungsinitiativen ebnen. DIGITAL FUTUREmag: Nach der Erstellung einer Landkarte interner Digitalisierungsmaßnahmen gibt es viele weitere Schritte. Wie lassen sich diese laufend aktualisieren und ausbauen? Peter Schäfer: Mit unserem Ansatz des Portfolio- Managements führen wir einzelne Projekte zu einer Roadmap zusammen. Dabei ist es entscheidend, die Maßnahmen anhand geeigneter Kriterien zu bewerten und zu priorisieren. Die wirksame Umsetzung kann dann durch eine zusätzliche Projektunterstützung, beispielsweise durch THOST, erfolgen.

Meine klare Empfehlung ist, quartalsweise eine Überprüfung des oder der Portfolios durchzuführen. Dies gewährleistet die Aktualität der notwendigen Prozesse und Digitalisierungsmaßnahmen und ermöglicht eine zielgerichtete Umsetzung. Durch regelmäßige Reviews können Veränderungen und neue Entwicklungen berücksichtigt und die Digitalisierungsstrategie kontinuierlich angepasst und ausgebaut werden. Dieser iterative Ansatz trägt dazu bei, dass das Unternehmen ﬂexibel auf Veränderungen reagieren kann und die Digitalisierung kontinuierlich vorangetrieben wird. DIGITAL FUTUREmag: Inwiefern beraten Sie Interessierte aktiv bei der Beantragung von Investitionsförderung für Digitalisierungsvorhaben, und welche Erfahrungen haben Sie dort bereits gesammelt? Peter Schäfer: Wir bieten eine umfassende Beratung, Koordination und Unterstützung bei den Prozessen und Projektmanagementtools im Kontext der digitalen Transformation an. Unser Fokus liegt auf verschiedenen Maßnahmen insbesondere für mittelständische Unternehmen. Ein wichtiger Aspekt ist die Unterstützung bei der Entwicklung und Implementierung von IT- und Sicherheitskonzepten, da Unternehmen heutzutage vermehrt Cyberangriffen ausgesetzt sind. Wir setzen uns für den Ausbau betrieblicher Breitbandnetze ein, die eine wichtige Rolle spielen. Zudem unterstützen wir die Einführung digitaler Betriebskanäle, Weiterbildungsmaßnahmen im Bereich der Digitalisierung sowie Initiativen im Bereich Industrie 4.0 und den Aufbau von Infrastrukturen, auch für Big Data Anwendungen. Wir helfen unseren Kund*innen bei der Evaluierung, Auswahl und Beantragung der entsprechenden Fördermaßnahmen und unterstützen bei der Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen. Insgesamt haben wir positive Erfahrungen mit unseren Kund*innen gesammelt und konnten erfolgreich und kostengünstig Investitionen und Finanzierungsbedarf fördern – vor allem bei innovativen Unternehmen. DIGITAL FUTUREmag: Lassen Sie uns bitte noch abschließend über einen Terminus sprechen, der im Moment in aller Munde ist: Customer Experience & Centricity. Welche Bedeutung hat er für die Digitalisierung insgesamt – vor allem hinsichtlich der betrieblichen Arbeitsabläufe und Wertschöpfungskette? Peter Schäfer: Es ist entscheidend, nicht nur interne Prozesse zu optimieren, sondern die gesamte Wertschöpfungskette zu berücksichtigen, insbesondere aus der Perspektive der Kund*innen. Ein herausragendes Beispiel ist die Digitalisierung eines Krankenhauses, bei der dieser Ansatz besonders deutlich wird. Oftmals werden Patient*innen während ihrer Aufnahme, Behandlung und Genesung, z. B. nach einer Operation, in ihren Belangen nicht optimal unterstützt. Durch www.digital-futuremag.de 31

die Integration von Medizintechnik, Patientenmanagement und digitalen Gesundheitsanwendungen, auch über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus, können mit einem patientenorientierten Ansatz solche Herausforderungen frühzeitig in der Planung eines Gebäudes berücksichtigt und so der Behandlungsverlauf sehr positiv beeinﬂusst werden. Sowohl in öffentlichen Bauten als auch in der Industrie ist es von großer Bedeutung, den Fokus auf Kund*innen zu legen. Customer Experience & Centricity ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung, da sie nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch das Kundenerlebnis verbessert und dadurch einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. DIGITAL FUTUREmag: Haben Sie ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview. Peter Schäfer >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: THOST Projektmanagement GmbH Straße: Hahnstraße 38 PLZ Ort: 60528 Frankfurt am Main Ansprechpartner: Peter Schäfer Telefonnummer: +49 152 07198070 Email: itdigital@thost.de Web: https://thost.de 32 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

DIE NEUEN MEDIADATEN 2023 SIND DA M 2 6 A ZIN ATIO Mediadaten 2023 LE T AGAZIN ATIO Mediadaten 2023 ediadaten 2023 TA SFOR 0 e d M E M F E IN S E TIV LS N N e dia n 2 ate M D T T F T E E A R R A A A R A R S K S D N N D Ü G O M M d 0 2 3 M In Kooperation mit In Kooperation mit In K o o p eratio n mit m b n g u e H A O o e e - H o In Kooperation mit m o d Ho m o M d n lle s 2 s ate DAS ERSTE INTERAKTIVE M DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE TRAN R DIE DIGITA DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN IM MIT FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IM MITTELSTAN FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IM MITTELSTAND IM MITTELSTAND ediadaten dia Mediadaten 20236 A Mediadaten 3 20236 Ausgaben 20236 Ausgaben usgaben Alles a Alles Alles e-O e-O Home-Office r w anaged S er w Schotten dicht - Die beste IT-Sicherheit otten dicht - Die beste IT-Sicherheit äu oder was? ce Bleib Z a flich - Die neue W Managed Service - Ausfallsicherheit von IT-Systemen Käuflich - Die neue Welt des e-com ce Schotten dicht - Die beste IT-Sicherheit s Bleib Zuhause - Im as? Alles im Trichter - Alles ü ? oder was? Käuflich - Die neue Welt des e-com ervice - A Schotten dicht - Die beste IT-Sicherheit Managed Service - Ausfallsicherheit von IT-Systemen hause - Im Bleib Zuhause - Im Alles im Trichter - Alles über Marketing-Funnels Käuflich - Die neue Welt des e-commerce ser o Bremser oder Lokomotive? - DSGVO im Jahr 2024 Managed Service - Ausfallsicherheit von IT-Systemen Bleib Zuhause - Immer wieder Home-office usfallsicherheit von IT-Syste Alles im Trichter - Alles über Marketing-Funnels der Loko elt des e-co Bremser oder Lokomotive? - DSGVO im Jahr 2024 er wieder H mer wieder Home-office Alles im Trichter - Alles über Marketing-Funnels haltig o mer wieder Home-office Bremser oder Lokomotive? - DSGVO im Jahr 2024 nachhaltig ohne Print otive? - D hne Print ber M merce inkl. rs nachhaltig ohne Print arketing-Funnels inkl. rs+c® Methode nachhaltig ohne Print as einzig O im Jahr 2024 ntakt z inkl. rs+c® Methode Das einzige Magazin mit dem direkten wisc Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! w.digital-future inkl. rs+c® Methode Das einzige Magazin mit dem direkten Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! w.digital-futuremag.de Das einzige Magazin mit dem direkten www.digital-futuremag.de Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! www.digital-futuremag.de de m direkte utor u n d zurü M azin mit d eser, A a g.d e it D R-C mit DIC R-Code QR-Code o IC mit DIC d mit DICOO-App e sca O - O-A scannen und O-App scannen und n u e p n u s erle Neues erleben! es erle n Neues erleben! merce erce e-office eth o K ffi Sch nach Bre c® e M a e n L en c e n d e n! n! ffi ck! + u o V S G m m m m m m m O-App ffi a O n p p p w w u n e b b e O-A p w w o d O m e h n m Q R K o g D n n e e N e - C O A N u Q s c d e Q Q R-C o de mit DIC scannen O p QR-Code mit DIC scannen O QR-Code mit DICOO-App scannen QR-Code mit DICOO-App scannen 1 1 1 1 >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de www.digital-futuremag.de 33

WAS SIND GUTE IT VERTRÄG EIN UNTERNEHMEN? Im Interview mit Roman Pusep, Rechts- und Fachanwalt für IT-Recht, Handels- und Gesellsc sowie Externer Datenschutzbeauftragter bei WERNER Rechtsanwälte Informatiker WERNER Rechtsanwälte Informatiker ist eine etablierte Kanzlei, die sich auf die Verschmelzung von Recht und Technologie spezialisiert hat. Ihr Fokus liegt darauf, Unternehmen und Organisationen in einer sich rasant wandelnden digitalen Welt zu unterstützen. Hierbei werden verschiedene Themenbereiche abgedeckt, darunter Datenschutz, Cybersecurity, IT-Vertragsrecht sowie geistiges Eigentum. Die Kanzlei WERNER Rechtsanwälte Informatiker hat sich zum Ziel gesetzt, ihren Mandanten nicht nur rechtliche Absicherung zu bieten, sondern auch innovative Lösungsansätze für die Potenziale der digitalen Transformation zu entwickeln. 34 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

VERTRÄGE WERT? ht, Handels- und Gesellschaftsrecht htsanwälte Informatiker Im Interview mit Roman Pusep Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht, sprechen wir heute insbeson- dere über Digitalisierungsstrategien im Mittelstand, gute IT-Vertrag, Nutzungsrechte, Vergütung und Prei- sanpassung und wirklich gute Exit-Strategien. DIGITAL FUTUREmag: Herr Pusep, lassen Sie uns zuerst über sinnvolle Digitalisierungsstrategien im Mittelstand sprechen. Welche Rolle spielt die rechtliche Beratung bei der Entwicklung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie für Unternehmen? Roman Pusep: Bei einer umfassenden Digitalisierungsstrategie ist es für Unternehmen essenziell, die betroffenen Prozesse zu erkennen, zu strukturieren und zu planen. Eine Bestandsaufnahme der Prozesse ist ebenso essentiell, wie den Markt zu erkunden, um einen passenden Anbieter oder ein passendes IT-Produkt für die Bedürfnisse des Unternehmens zu ﬁnden. Die rechtliche Expertise sollte spätestens bei der Beurteilung der Anbieter oder der IT- Produkte herangezogen werden, um kosten-, produktions- und haftungsrelevanten Themen wie Nutzungsrechte, Vergütung, Vertragsanpassungen und Kündigungsrechte zu beleuchten und zu gestalten. Selbstverständlich können auch bereits vor der Markterkundung bestimmte vertragliche Themen mit Rechtsexperten besprochen werden, damit die Markterkundung noch zielgerichteter erfolgt. DIGITAL FUTUREmag: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Digitalisierungsstrategie mit geltenden Datenschutzvorschriften und anderen rechtlichen Bestimmungen in Einklang steht? Roman Pusep: Die Sensibilisierung der Unternehmensleitung und der Mitarbeiter sowie www.digital-futuremag.de 35

regelmäßige Schulungen sind wichtige Maßnahmen, um die Datenschutzvorschriften einzuhalten und umzusetzen. Es ist ratsam, dass sich die verantwortlichen Unternehmen Gedanken darüber machen, welche personenbezogenen Daten für das operative Geschäft tatsächlich benötigt werden, warum bzw. auf welcher Grundlage diese verarbeitet werden sollen. Die Überprüfung und Nachjustierung der Datenschutzthemen sollte nicht unterschätzt werden. Leicht anmutende Themen, können es datenschutzrechtlich durchaus in sich haben, wie die organisatorisch technischen Maßnahmen oder ein Löschkonzept oder die Hinweispﬂichten bzw. Datenschutzhinwiese oder schließlich eine Einwilligung. Welche anderen rechtlichen Bestimmungen bei einer Digitalisierungsstrategie relevant sind, ist produkt- und branchenbezogen. Wenden Sie sich an einen Fachanwalt für IT-Recht oder eine Fachanwältin für IT-Recht und erörtern Sie die Details. Bezüglich des Datenschutzes ist ein Datenschutzbeauftragter auch eine sehr gute Anlaufstelle. In guten Projekten arbeiten beide Berufsgruppen Hand in Hand. DIGITAL FUTUREmag: Gute IT-Verträge sind extrem wichtig für eine langfristige erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Was sind die Schlüsselelemente, die in einem guten IT- Vertrag berücksichtigt werden sollten, um die Interessen beider Parteien zu schützen? Roman Pusep: Die Schlüsselelemente sind viele, daher an dieser Stelle nur eine kleine Auswahl: klare Pﬂichtenverteilung, klare Regelung über Leistungspﬂichten des IT-Anbieters, klare Mitwirkungspﬂichten des Auftraggebers, eine verbindliche Zeitschiene und eine Exit- Strategie für den Fall, dass das Projekt scheitert. DIGITAL FUTUREmag: Wie kann ein IT-Vertrag ﬂexibel gestaltet werden, um auf sich ändernde Anforderungen und Entwicklungen im IT-Bereich reagieren zu können? Roman Pusep: Es gibt mehrere Instrumente, die den Unternehmen bei Entwicklungen im IT-Bereich im Rahmen von Projekten verhelfen: Einerseits kann der Vertrag auf Flexibilität ausgelegt werden. Dies ermöglichen agile Projektmethoden, deren besondere Abläufe, Regeln und Rollen im Vertrag abgebildet werden sollten. Andererseits ist es für die Unternehmen möglich, durch so genannte Change-Request-Verfahren, auf einen geänderten Bedarf angemessen und vor allem planbar reagieren zu können. Als letzte Möglichkeit, auf Veränderungen zu reagieren, sind die Sonderkündigungsrechte von vorne herein zu vereinbaren und notfalls die Zusammenarbeit gänzlich zu beenden. DIGITAL FUTUREmag: Das Thema Nutzungsrechte ist in der IT maßgeblich. Welche rechtlichen Überlegungen sind bei der Übertragung von Nutzungsrechten für Software oder andere digitale Lösungen zu berücksichtigen? Roman Pusep: Aus der Sicht des Anbieters: Er sollte vorsichtig sein, d.h. nicht zu viele Rechte übertragen. Bei der Übertragung von exklusiven (= ausschließlichen) Rechten ist große Zurückhaltung geboten. Wenn der Anbieter „sämtliche“ Nutzungsrechte an einer App überträgt, kann er zum einen nachträglich keinen Preisnachschlag nehmen (z.B. HR-Software bei Wachstum der Mitarbeiteranzahl). Zum anderen darf er womöglich diese Software und darin enthaltene Code-Zeilen nie wieder (!) verwenden, was zur Existenzgefährdung führen könnte. Auf der Seiten des Auftraggebers: Er sollte genau analysieren, welche Nutzungsrechte aktuell und in Zukunft operativ gebraucht werden oder werden könnten. Diese sollten im Vertrag vollständig und richtig abgebildet sein. Will z.B. der Kunde die Software selbst anpassen, müssen ihm entsprechende Quellcoderechte gewährt werden; will er das Unternehmen oder Teile davon verkaufen, sollte auch hier geprüft werden, ob dies lizenzrechtlich geht; auch die HomeOfﬁce-Arbeit sollte durchdacht werden: Dürfen Mitarbeiter die Software von Überall wirklich nutzen? Gleiches gilt auch beim IT-Outsourcing. DIGITAL FUTUREmag: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die erforderlichen Nutzungsrechte besitzen, um Software oder digitale Inhalte in ihrem Geschäftsumfeld zu verwenden? 36 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

Roman Pusep: Lesen Sie die Verträge der Anbieter sorgsam, versuchen Sie alles zu verstehen. Wenn Sie unsicher sind, weil die Klauseln für juristische Laien (und manchmal auch für uns Anwälte) nicht zweifelsfrei nachvollziehbar sind, ziehen Sie einen Experten hinzu. Falls erforderlich, treffen Sie eine Individualvereinbarung bezüglich der Nutzungsrechte. Das Gesetz sieht zwar auch ohne einen Vertrag eine gewisse Rechteeinräumung vor (Fachbegriff: Zweckübertragungslehre); es ist jedoch fahrlässig, sich auf etwas so unsicheres einzulassen und erst recht zu verlassen. DIGITAL FUTUREmag: Im Vorfeld hatten wir uns bereits über die Vergütungen und Preisanpassungen in der IT unterhalten. Welche Strategien und Vereinbarungen sind sinnvoll, um eine faire Vergütung für IT-Dienstleistungen sicherzustellen? Roman Pusep: Objektiv könnte man sicherlich die faire Vergütung für beide Seiten bestimmen, wenn alle relevanten Kriterien bekannt wären. Dies ist aber utopisch. Es gilt daher unangemessene Benachteiligungen zwischen den Vertragsparteien zu vermeiden: Der Auftraggeber sollte sich gegen Überzahlung schützen und der Auftragnehmer sollte vermeiden, das mehr Nutzen aus seinem IT-Produkt gezogen wird, als es angemessen wäre. Im Detail ist die Antwort auf diese Frage sehr einzelfallbezogen und muss konkret analysiert und beantwortet werden. DIGITAL FUTUREmag: Wie kann eine angemessene Preisanpassung in langfristigen IT-Verträgen gewährleistet werden, insbesondere vor dem Hintergrund technologischer Entwicklungen? Roman Pusep: Soweit die Unternehmen künftige Prozessentwicklungen identiﬁzieren können, können Juristen dies auch in den IT-Verträgen entsprechend regeln. Wenn aber eine Prognose nicht möglich ist, schlägt die Stunde der juristischen Phantasie und Kreativität. Hier geht es darum, möglichst abstrakt aber dennoch präzise genug etwas zu beschreiben, worauf man in Zukunft bauen kann. Mal gelingt es und mal gelingt es nicht; niemand hat eine Glaskugel! Hilfreich ist im Urheberrecht jedenfalls eine Regelung, wonach auch unbekannte Nutzungsarten direkt mitübertragen werden können. DIGITAL FUTUREmag: Zu guter Letzt möchte ich gerne noch auf das Thema Exit-Strategien eingehen. Welche Empfehlungen haben Sie für Unternehmen, die eine Exit- Strategie für ihre IT-Lösungen entwickeln möchten? Roman Pusep: Ich empfehle, dass die Unternehmen das Scheitern aktiv durchdenken. Wenn die Unternehmen pro- aktiv überlegen, an welchen Punkten ein Projekt scheitern kann und Lösungen in den verschiedenen Projektphasen vorsehen, ist die Beendigung deutlich unproblematischer umzusetzen. Bereits bei den ersten Workshops zu den Prozessen und in der Discovery-Phase mit dem IT- Dienstleister, sollte klar sein, was das Unternehmen mit welchem IT-Produkt erreichen will oder, ob eine individuelle Lösung nötig ist. Im Laufe des Projekts ist es für beide Seiten sehr sinnvoll, Sonderkündigungsrechte zu haben. Schließlich sollte vor Projektbeginn geklärt sein, was nach dem Exit passiert: Schuldet der Anbieter z.B. Migrations- oder Consultingleistungen. Ein verbindliches Angebot über ein Stundenkontingent und über die Höhe der Stundenpreise sollte ebenfalls bereits frühzeitig vorliegen. Das erspart ein späteres Taktieren und auch Ärger auf beiden Seiten. DIGITAL FUTUREmag: Das war spannend! Herzlichen Dank für Ihre Zeit und die wertvollen Antworten. Roman Pusep >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: WERNER Rechtsanwälte Informatiker Straße: Oppenheimstr. 16 PLZ Ort: 50668 Köln Ansprechpartner: Roman Pusep Telefonnummer: +49 221/97 31 43-0 Email: Roman.Pusep@werner-ri.de Web: https://www.werner-ri.de www.digital-futuremag.de 37

D i e n e u e D i a l o g - P l a t t f o r m F ü r B ü r g e r m e i s t e r I n n e n , C D O s , B e h ö r d e n - / A m t s l e i t e n d e , D i g i t a l i s i e r u n g s b e a u f t r a g t e u n d I T- E n t s c h e i d e r I n n e n i n E i n r i c h t u n g e n , O r g a n i s a t i o n e n b z w . E i g e n b e t r i e b e n a u f k o m m u n a l e r , L a n d e s - s o w i e B u n d e s e b e n e i n D e u t s c h l a n d . Ihre Marketing- und Vertriebsplanung mit 4 multimedialen Services rund um die dikomm 2023 1 2 3 4 Virtuelle Kongressmesse Print Sonderausgabe Erscheinung Oktober 2023 Jahreskalender 2024 Erscheinung zur Print Sonderausgabe Oktober 2023 Podcast - Ihr neuer Marketing Audio-Kanal über DIGITAL FUTUREpod www.dikomm.de 38 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023

DON´T MISS ME A S D Ü F S E DAS ERSTE INTERAKTIVE M DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE TRAN R DIE DIGITA IN MIT FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN IN MITTELSTAN IN MITTELSTAND UND KOMMUNE FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IN MITTELSTAND UND KOMMUNE TA D U SFOR D KO E IN D U LS M M U N T T E R N T E R A K O G N N S A R A A M TIV E M F LE T AGAZIN D K ATIO Ausgabe 17 Oktober 2023 N 12,90 EUR O N ZIN ATIO NE E R N U M M M Ausgabe 17 Oktober 2023 Ausgabe 17 Oktober 2023 Ausgabe 17 O 12,90 EUR 12,90 EUR ktober 2 1 2,9 0 E 0 2 3 U R S O Ü O H W B U R Ö C H S V E F C A B A U M O U Z TZ M O ZU G U N A R E S S G D R DIK O SONDERAUSGABE N DERAUS SONDERAUSGABE R DIK ZUR DIKOM ZUR DIKOMM 2023 VIRTUAL M 2023 VIR M 2023 VIRTUAL M 2023 VIRTUAL ABE N SIE JE R DIE G ält die Clo HEN SIE JETZT N as bieten Full-S Cyber S Was bieten Full-Service-Dienstleister? Hält die Cloud für Städte, was sie verspricht? Cyber Security für Kom BUCHEN SIE JETZT NOCH IHR KOSTENFREIES TICKET Cyber Security für Kom Was bieten Full-Service-Dienstleister? Hält die Cloud für Städte, was sie verspricht? ecurity für K Cyber Security für Kommunen d für Städte, w FÜR DIE GRÖSSTE VIRTUELLE AUSTAUSCHPLATTFORM Was bieten Full-Service-Dienstleister? Hält die Cloud für Städte, was sie verspricht? SSTE VIRTUELLE AUSTAUSC ervice-Dienstleister? BUCHEN SIE JETZT NOCH IHR KOSTENFREIES TICKET Pro gra Program Mit der dico FÜR DIE GRÖSSTE VIRTUELLE AUSTAUSCHPLATTFORM munen as sie verspricht? STENFREIES TICKET Programmübersicht dikomm 23 mübersicht dikom bersicht diko Das einzige M mübersicht dikom Mit der dicoo rs+c® EIE Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! S TIC o rs Das einzige Magazin mit dem direkten Mit der dicoo rs+c® Methode agazin mit de ATTF PLATTFO Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! w.digital-future Das einzige Magazin mit dem direkten Mit der dicoo rs+c® Methode www.digital-futuremag.de Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! Methode m direkten Das einzige Magazin mit dem direkten mag.de www.digital-futuremag.de Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! www.digital-futuremag.de M 15. N FÜR DIE G M 15. N AM 15. NOVEMBER AM 15. NOVEMBER QR-Code mit dicoo-App QR-Code mit dicoo-App mit dic R-Code mit dicoo-App QR-Code sca QR-Code mit dicoo-App scannen und mit dicoo-App scannen und es erle Neues erleben! scannen und Neues erleben! Neues erleben! H IH R K LLE A R K T N E VIR Program A m 23 m 23 m 23 R OVE eth o munen BER U C H IH E R M de mit dico scannen de M O R c® M L T A U TA T d o o-A p scannen + scannen e n u n O O Ö H M w w L T T T F E E E E S S S Q R-C o N e u n n o-A p p Q R-C o S e p C H o m m ü P O C M B R m unen B K m U N Q d R O U u m QR-Code mit dicoo-App scannen E KONTAKT NEXT TIME! w.digital-future w.digital-futuremag.de www.digital-futuremag.de www.digital-futuremag.de 1 1 1 1 ag.d n! w w e w w m e b SONDERAUSGABE ZUR DIKOMM 2023 VIRTUAL 40 DIGITAL FUTUREmag Ausgabe 16/2023