DAS ERSTE INTERAKTIVE MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE TRANSFORMATION IM MITTELSTAND Ausgabe 19 Februar 2024 12,90 EUR D F C r v i t u a l t z e t J e T i c k F r e e c h b u e t n ! Bereits als Start-up die richtige Lösung wählen?! DMS ist keine Raketenwissenschaft Die Dokumentenmanagement-Einführung - Wie geht´s wirklich? Digitalisierung ist Change - Hintergrund gescheiterter Change-Prozesse DOKUMENTEN- MANAGEMENT Mit der dicoo rs+c® Methode Das einzige Magazin mit dem direkten Kontakt zwischen Leser, Autor und zurück! www.digital-futuremag.de QR-Code mit dicoo-App scannen QR-Code mit dicoo-App scannen und Neues erleben! www.digital-futuremag.de 1

Editorial - Digitalisierungsbooster Dokumentenmanagement Liebe Leserinnen und Leser, Herzlich willkommen zur neuen Ausgabe des DIGITAL FUTUREmag, die sich einem ganz wesentlichen Baustein geschäftlicher Informationsverarbeitung, -verwaltung und -sicherung widmet: Dem Dokumentenmanagement (DMS). Von der Wahl des richtigen Systems bis hin zum reglementierten Zugriff auf sensible Daten: Wir beleuchten wichtige Aspekte, die Unternehmen mit diesem Tool auf dem Weg zu (mehr) Effizienz und Agilität begleiten. Wo gegenwärtig Start-ups wie Pilze aus dem Boden schießen, stellt sich die Frage: Sollten Gründer bereits ein DMS konkret einplanen? Die Antwort ist ein klares Ja! Es liefert eine solide Basis zur erfolgsorientierten digitalen Transformation. Dokumentenmanagement mag keine Raketenwissenschaft sein, aber Entscheider sollten zielgerichtet damit starten, um sukzessive eigene Arbeitsabläufe zu verbessern. Die Einführung einer solchen Anwendung markiert oft den ersten Schritt hin zur digitalen Zukunft. Es ist der Moment, in dem sich Organisationen bewusst werden, dass Digitalisierung nicht nur ein Buzzword ist, sondern integral für ihre Business-Strategie sein muss, um leistungs- wie wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch damit hängt nicht nur ein technologischer Wandel zusammen, sondern vor allem ein personeller Change- Prozess. Um hier eine fruchtbare Verknüpfung zu schaffen, ist es entscheidend, die Mitarbeiter einzubeziehen, potenzielle Bedenken oder Ängste ernst zu nehmen und ihnen aktiv aufzuzeigen, welche Chancen und Potenziale beispielsweise zur Job-Unterstützung in diesen (Ver-) Änderungen stecken. Was im Rahmen der Digitalisierung leider oft vernachlässigt wird, sind Datenschutz 2.0 und die IT-Sicherheit. Ein immenser, nicht zu unterschätzender Faktor, wenn es um das wertvollste Gut überhaupt geht: Firmen-Know- how. Daher muss gewährleistet sein, dass IT Security- Maßnahmen auf dem neuesten Stand sind und den immer komplexer werdenden Bedrohungen durch Hacker & Co. standhalten können. Aber wie sieht es mit Digitalisierung insbesondere für Mittelständler aus – ist das kurz- bis mittelfristig effektiv machbar oder zeitlich ein Fass ohne Boden? Dem gehen wir ab Seite 20 auf den Grund. Denn während Konzerne oft über genug Ressourcen und Budget verfügen, um umfassende Digitalisierungsprojekte durchzuführen, müssen KMUs kreative Wege finden, damit begrenzte Möglichkeiten das Optimum erreichen. Hier sind skalierbare Lösungen und kluge Investitionen ein absoluter Game Changer. Sie sehen schon, alles nicht so einfach. Aber mit den richtigen Tipps, Best Practices und Empfehlungen aus den folgenden Artikeln konstruktiv machbar! In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Eintauchen in den DMS-Kosmos und freue mich außerdem, Sie auf unseren nächsten virtuellen Events wieder zu sehen. Viel Spaß beim Lesen! Ihr Michael Mattis Herausgeber s + c ® n e t s e D I C O O & r e t d o t h M e >> Bitte mit DICOO-App scannen KONTAKT AMC MEDIA NETWORK GmbH & Co. KG Otto-Hesse-Straße 19 - T9 64293 Darmstadt Michael Mattis +49 6151 – 957577 -0 michael.mattis@amc-media-network.de www.amc-media-network.de PS: dicoo wurde für sie komplett überarbeitet. Mittlerweile bietet die Plattform zahlreiche Funktionen für Ihre Unternehmenspräsentation. Events können Sie planen und durchführen, Videos und vieles mehr. DFmag Powerd by www.digital-futuremag.de 3

DIGITALISIERUNG FÜR KMUS – MACHBAR ODER EINE LEBENSAUFGABE? 26 20 DIE EINFÜHRUNG EINES DOKUMENTENMANAGEMENT-SYSTEMS: DER ERSTE SCHRITT ZUM DIGITALEN UNTERNEHMEN IM INTERVIEW MIT VALERY MEDVEDEV, CEO VON DIGITECTURE 25 provide-tech - Anzeige 26 Die Einführung eines Dokumenten- management-Systems: Der erste Schritt zum digitalen Unternehmen - Interview 30 1000° E-PAPER - Anzeige 31 Silicon Valley Europe - Anzeige 32 Diplomatic World Institute – Pionier für Innovation und Wandel - Interview 36 DIGITAL FUTUREmag Mediadaten - Anzeige 37 DIGITAL FUTUREcongress virtual - Anzeige 38 Digitalisierung ist Change - Hintergrund gescheiterter Change-Prozesse - Interview 46 provide-recruit - Anzeige IM INTERVIEW MIT BODO ZIPFFEL, GESCHÄFTSFÜHRER DER ZS COMPUTER SERVICE GMBH IN GIESSEN DIPLOMATIC WORLD INSTITUTE – PIONIER FÜR INNOVATION UND WANDEL 32 IM INTERVIEW MIT DIETER BROCKMEYER, MITGRÜNDER UND DIREKTOR INNOVATION DES DIPLOMATIC WORLD INSTITUTES IN BRÜSSEL DIGITALISIERUNG IST CHANGE - HINTERGRUND GESCHEITERTER CHANGE-PROZESSE 38 IM INTERVIEW MIT DR. KLAUS WAGENHALS UND DR. FRANK KÜHN VON METISLEADERSHIP www.digital-futuremag.de 5

ieses Beispiel ist besonders für KMU von großem Interesse. Das iDocpro Digitales Management System dient dabei als cloudbasierte „Schaltzentrale“, in der sämtliche Prozesse zusammenlaufen. Mit einem für jede Personal- und Abteilungsebene bereitgestellten „Cockpit“ werden hierdurch alle notwendigen Daten und Informationen für den jeweiligen Arbeitsbereich jederzeit übersichtlich griffbereit. DIGITAL FUTUREmag: Herr Beck-Dede, könnten Sie uns mehr darüber erzählen, wie Ihr einleitend erwähnter Kunde sein Business begonnen hat? Welche Herausforderungen und Ziele hatte er zu diesem Zeitpunkt? Klaus Beck-Dede: Unser Kunde hat seine Kompetenz im Garten- und Landschaftsbau und im Bereich Schädlingsbekämpfung. Zum Start konnte er nur seine eigenen Leistungen verkaufen und in Rechnung stellen. In der Administration hat ihn zunächst noch seine Frau unterstützt. Für ihn war also von Beginn an sehr wichtig, dass die Erstellung von Angeboten und die Abrechnung von Aufträgen möglichst wenig Zeit benötigen darf, um die Anzahl seiner Einsatzstunden nicht zu stark einzuschränken. Sein Ziel war es aber, im Laufe des ersten Jahres mindestens einen zweiten Mitarbeiter für die Kundeneinsätze zu gewinnen. Das System, das er sich vorstellte, sollte flexibel sein und alle Möglichkeiten zur vollständig digitalen Abwicklung seiner zukünftigen Prozesse bieten. Er wollte in den nächsten Jahren auf keinen Fall sein Verwaltungssystem wechseln müssen und war bereit, www.digital-futuremag.de 7

Klaus Beck-Dede: Das Ziel unseres Kunden war von Beginn an, durch Digitalisierung sukzessive eine weitgehend automatisierbare Administration und Dokumentation zu schaffen, um mittelfristig seine Geschäftsprozesse komplett digital abwickeln zu können. Je geringer seine Belastung durch solche Verwaltungs- Tasks ist, desto mehr Zeit kann er persönlich in Kundenprojekt-Leistungen verbringen und entsprechend abrechnen. Das gilt natürlich in gleichem Maße für alle seine Servicemitarbeiter, die er hoffentlich noch zahlreich einstellen wird. DIGITAL FUTUREmag: Wie hat sich die Entscheidung für eine maßgeschneiderte Lösung auf die Effizienz und Produktivität der Firma ausgewirkt? Inwiefern profitiert sie jetzt arbeitserleichternd im Zusammenhang mit minimierten Backoffice-Aufwänden? Klaus Beck-Dede: Direkt zum Start haben wir ihm ein sehr schlankes System bereitgestellt, wodurch sich mit wenig Zeitaufwand Angebote erstellen und versenden lassen. Auftrag und Rechnung konnte er jeweils durch Ein Klick-Aktionen daraus erzeugen. Die in jedem Auftrag geleisteten Stunden und eingesetzten Arbeitsmittel müssen natürlich im Detail dokumentiert und abgerechnet werden. Diese hat er im ersten Jahr noch handschriftlich auf Papier gemacht. Datenseitig hat er aber bereits die Grundlage für den zweiten Schritt, die digitale Dokumentation der Einsätze vor Ort, gelegt. Dazu nutzt er jetzt die iDocproBusinessApp. Die Datenerfassung erfolgt mit auf seine Anforderungen abgestimmten Formularen. Arbeitsmittel und Einsatzstunden zum Auftrag werden vor Ort beim Kundeneinsatz dokumentiert, als Daten im Portal hinterlegt und die Lieferscheine daraus bei Auftragsende automatisch erstellt. Nach der Lieferscheinfreigabe entsteht selbsttätig die korrekte Rechnung. Damit konnte unser Kunde seine administrativen Arbeitszeiten im Büro noch weiter reduzieren. Die App nutzt er nun auch zur Dokumentation bei der Schädlingsbekämpfung. Die Daten zu Köderstellen inklusive Maßnahmen werden erfasst, im Portal hinterlegt, anschließend mit dem jeweiligen Kunden und Auftrag verknüpft. Für die Köderstellenkontrolle werden diese Daten wieder aktualisiert und deren Wirksamkeit ohne großen Aufwand digital dokumentiert. Der Report für seinen Kunden bzw. das Gesundheitsamt ist für ihn dann nur noch ein Klick. Die Dokumentation wird direkt aus den im Portal hinterlegten Daten der App generiert, verlässlich und in professioneller Aufbereitung. Das alles zusammen spart unserem Kunden sehr viel Zeit bei Administration und Dokumentation. Ihm verbleibt noch mehr Zeit für seine Dienstleistungen. Diese zusätzlichen Umsätze und Erlöse sind um ein Vielfaches höher als die Kosten, die er für unser System aufwenden muss. DIGITAL FUTUREmag: Sie betonen, dass dieser Ansatz besonders für KMU erheblich Sinn macht. Warum ist das iDocpro Digitales Management System als zentrales cloudbasiertes Tool für diese relevant und welche Benefits bietet es ihnen? Klaus Beck-Dede: Als Cloud-Lösung sorgen wir für den störungsfreien Betrieb mit 99-prozentiger Verfügbarkeit. Der Kunde braucht IT-technisch also nur ein Netzwerk mit Router plus Internet-Anbindung. iDocpro stellt eine große Funktionalität bereit. Allerdings sind diese Funktionen nicht starr, sondern wir können Daten und Funktionen passend zum konkreten Bedarf eines Auftraggebers einrichten. Verändern sich dessen Anforderungen, ist unser System entsprechend ergänz- und modifizierbar. Die bis dahin gesammelten Daten bleiben dabei selbstverständlich erhalten. Start-ups wachsen, somit sind Veränderungen bei Arbeitsabläufen und neue Datenanforderungen unumgänglich. Auch der Anspruch an Steuerung und Controlling nimmt zu. Startet man direkt mit iDocpro, nutzt man dann immer noch das gleiche System. Deshalb kann man auf alle Daten seit Nutzungsbeginn auch für Analysen, Auswertungen und Reporting zurückgreifen. Das ist immer von Vorteil. DIGITAL FUTUREmag: Erklären Sie uns doch bitte kurz die Funktionsweise von iDocpro im konkreten Arbeitsalltag? Wie nutzen die verschiedenen Akteure das bereitgestellte „Cockpit“, um ihre jeweiligen Prozesse zu steuern und zu verwalten? Klaus Beck-Dede: Jedes Unternehmen arbeitet etwas anders, bedingt durch die Kunden, die es gewinnt und die Aufträge, auf die es sich spezialisiert. Für uns ist es sehr wichtig zu verstehen, wie unsere Anwender etwas tun und warum. Denn mit diesem Verständnis können wir sie bei der Gestaltung der iDocpro-Lösung individuell beraten www.digital-futuremag.de 9

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GEMENT IST SCHAFT UNKT FÜR EINE EFFIZIENTE DIGITALISIERUNG ector der docu-fix GmbH ector der docu-fix GmbH as interne Team für Scandienstleistungen der docu-fix ist auf die sichere und zuverlässige Erfassung sowie digitale Aufbereitung wichtiger, wertvoller und gesetzlich vorgeschriebener Dokumente spezialisiert. Dabei bietet das Unternehmen Scan-Services sowohl in den Räumlichkeiten des Kunden als auch in den eigenen Einrichtungen an und ist in der Lage, jegliche Art von Dokumenten zu erfassen und zu verarbeiten. Im Interview mit Maurizio Pittello, Managing Director der docu-fix GmbH, sprechen wir über die enormen Vorteile einer gut organisierten Dokumentenmanagement Strategie, die Vereinfachung der Arbeitsprozesse und die Auswirkungen auf die Digitalisierung von Unternehmen. DIGITAL FUTUREmag: Herr Pittello: Dokumentenmanagement ist keine Raketenwissenschaft. Wie kann eine gute DMS-Strategie dennoch dazu beitragen, die Arbeitsprozesse der Kunden zu vereinfachen? Maurizio Pittello: Das ist meiner Meinung nach nicht pauschal zu beantworten. Grundsätzlich kann eine gute DMS-Strategie die Arbeitsprozesse der Kunden vereinfachen, indem sie die Dokumentenverwaltung effizienter und sicherer gestaltet. Weiter ermöglicht eine gute DMS-Strategie es den Kunden, ihre Dokumente schnell zu finden, zu bearbeiten, zu teilen und zu archivieren, ohne sich um Papierkram oder Speicherplatz kümmern zu müssen. Eine gute DMS-Strategie hilft auch, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Datenqualität zu verbessern. Hier steckt vielleicht nicht unbedingt eine Raketenwissenschaft dahinter, aber viel Musik für Einsparung und Verbesserung. ;_) www.digital-futuremag.de 13

sich mit anderen Softwaretools verknüpfen muss, um einen Datentransfer ohne Verluste zu schaffen. Weiter kommen Aspekte hinzu, wie den elektronischen Datenaustausch zu gewährleisten und diesen Prozess mit einem DMS zu verknüpfen. Beispielsweise das Thema X-Rechnung, Zugpferd & Co. Die gesetzliche Grundlage für dieses Vorhaben auf Basis des Wachstums-Chancen-Gesetzes steht bereits in den Startlöchern. DIGITAL FUTUREmag: Einer ihrer wichtigsten Partner ist DocuWare. Was zeichnet die Kooperation und Zusammenarbeit aus und warum haben Sie sich für das Unternehmen entschieden? Maurizio Pittello: DocuWare ist der DMS Anbieter mit der größten Erfahrung am Markt und bietet eine sehr stabile Cloud-Lösung an. Wir spüren, dass gerade große Unternehmen und Konzerne mittlerweile eine „Cloud-First“- Strategie verfolgen. Hierbei ist es unerlässlich für uns, den richtigen Partner an der Seite zu haben. Diesen haben wir mit DocuWare gefunden. Auch bietet der DocuWare Professional Support immer einen gewissen Rückhalt, wenn es denn mal zu komplexen IT-Umgebungen bei Kunden kommt und hier der Hersteller mit gefragt ist. DIGITAL FUTUREmag: Besten Dank für das spannende Gespräch. Die virtuelle Kongressmesse rund um die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 14.-15.11.2024 virtual Maurizio Pittello >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: docu-fix GmbH Straße: Berliner Straße 223 PLZ Ort: 63067 Offenbach am Main Ansprechpartner: Maurizio Pittello Telefonnummer: +49 163 8060820 Email: maurizio.pittello@docu-fix.de Web: https://www.docu-fix.de dikomm zukunft digitale kommune www.dikomm.de www.digital-futuremag.de 15

LLE HEUTE oup mit den Marken TKUC und TheUnified Als Inhaber der TKUC Group betreute er be- reits Projekte für Konzerne wie die Gothaer Versicherung oder die Deutsche Bank. Im Interview sprechen wir über professionelle Technologien für den betrieblichen Daten- schutz, Zugriffsrechte und die Behebung von Fehlkonfigu- rationen. DIGITAL FUTUREmag: Herr Kress, wie lassen sich Zugriffsrechte im System regelmäßig überprüfen? Thomas Kress: Um ihre Daten durch erhöhte IT-Sicherheit zu schützen, sollten Unternehmen einen Active Directory Check durchführen. Im Verzeichnisdienst des Windows- Netzwerks lassen sich die Admin-Rechte überprüfen und ungenutzte Accounts auflisten. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Admin-Rechte und Hacker nutzen gern länger verwaiste Konten, um sich Zutritt ins Firmennetzwerk zu verschaffen. DIGITAL FUTUREmag: Mittlerweile gibt es Software, die Fehlkonfigurationen automatisch korrigiert. Wie können wir uns das vorstellen? Thomas Kress: Wenn Sie ein entsprechendes Programm installieren und individuell einrichten, brauchen Sie nicht regelmäßig selbst auf die Aktualität von Patches, Zugriffsberechtigungen und Serversicherheitslösungen zu achten. Eine solche Security-Anwendung deckt am besten auch Schatten-IT auf. Dabei handelt es sich um Systeme, Apps oder Cloud-Dienste, die ohne Zustimmung Ihrer IT- Abteilung von Mitarbeitern genutzt werden. www.digital-futuremag.de 17

People • Events • Companies • Clubs Interviews • Videos • Podcasts • Jobs Trage Dein Unternehmen noch heute kostenfrei ein und nutze Dein virtuelles Unternehmensprofil zur Produkt-, Lösungs- und Service-Präsentation. Mit dicoo kannst Du kostenfrei Events planen, dazu einladen Kontakt und diese auch virtuell in der Plattform durchführen. Inklusive Ticketbuchung, berührungslosem Kontaktaustausch auf Live-Veranstaltungen u.v.m. Jetzt ausprobieren! www.dicoo.de www.digital-futuremag.de QR-Code mit 19 dicoo-App scannen

R KMUS – er international tätige, engagierte Spezialist kann sich dabei schnell an die Gegebenheiten des jeweiligen Marktes anpassen, was dazu beiträgt, auch komplexe Technologien funktionell in die Anwendungen und Systeme seiner Kunden einzupassen oder effektiv komplett neu zu integrieren. Im Interview gibt er Einblicke in die Digitecture- Mission sowie in die Bedeutung der digitalen Transformation für KMUs. Wir sprechen dabei auch darüber, wie IT-Lösungen gegenwärtig geschäftliche Arbeitsabläufe verbessern und helfen können, wirtschaftlich zu wachsen. DIGITAL FUTUREmag: Herr Medvedev, können Sie uns zunächst einen Überblick darüber geben, was genau Digitecture.eu für kleine und mittelständische Unternehmen anbietet und wie Sie sich von anderen Providern unterscheiden? Valery Medvedev: Unser Team mit Profis aus der ganzen Welt hat sich darauf spezialisiert, Tools für die Unternehmensanalyse zu entwickeln. Insbesondere Tabellen für verschiedene Arten des Rechnungswesens. In unserem Katalog haben wir mehr als 30 Lösungen, die an jede Aufgabe angepasst werden können. Wir bevorzugen Google Spreadsheets, ein modernes, fortschrittliches Tool, das in seinen Möglichkeiten dem üblichen Excel weit voraus ist. Aber wir können jede unserer Lösungen problemlos an das übliche Excel-Format anpassen. Da wir Projekte global durchführen, wählen wir Lösungen, die www.digital-futuremag.de 21

hochgeladen werden, und mit einem CRM-System verbunden. Wenn eine Bewerbung eingeht, sendet der Bot eine Willkommensnachricht mit der Aufforderung, ein paar Fragen zu beantworten. Wenn die beziehungsweise der Kontaktierte kein Feedback gibt, bedeutet das kein Interesse – ohne weitere Info an die HR-Abteilung. Wenn die Person auf den Bot antwortet, erhält der zuständige Mitarbeiter die Bewerbung und führt ein Vorstellungsgespräch mit ihr. Können Sie sich vorstellen, wie viel Routinearbeit Ihnen der Bot abnimmt?! Denn Sie müssen nicht mehr alle eingehenden Bewerbungen durchsehen, sondern nur gezielte. Das vereinfacht die Arbeit um ein Vielfaches. Und solche Lösungen gibt es eine Menge. DIGITAL FUTUREmag: Ihre Implementierungsexpertise für Verwaltungs- und Analysesysteme in verschiedenen Branchen ist beeindruckend. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für KMUs bei der Einführung aktueller Technologien und wie können sie erfolgreich gemeistert werden? Valery Medvedev: Primär ist es die Angst vor dem Neuen. Oft fürchten Führungskräfte, dass sie damit nicht zurechtkommen.Oder umgekehrt: Die Führungskräfte fordern eine Modernisierung, aber die Firmenverantwortlichen lehnen ab, weil sie meinen, dass das neue System nicht richtig funktioniert und die Firma zum Stillstand bringt. Dieser Einwand ist gar nicht so schwer zu überwinden. Wir demonstrieren einfach die Möglichkeiten der Tools, indem wir direkt zeigen, wie eine Tabelle die Daten zählt oder wie das CRM Anfragen sammelt. Weitere Bedenken sind schlechte Erfahrungen mit der Implementierung. Wenn die Leute versuchen, ein Kalkulationssystem selbst zu erstellen oder unqualifizierte Spezialisten engagieren. In beiden Fällen werden enorme Ressourcen aufgewendet, aber es nützt nichts. Und natürlich denkt der Unternehmer, dass die Lösung ineffektiv ist und es sich nur um Werbung handelt. Aber wenn wir uns Projekte ansehen, bei denen die Beteiligten ohne Erfahrung und Verständnis der Analytik versucht haben, solche Systeme zu integrieren, erkennen wir, dass es einfacher ist, alles von Grund auf neu zu bauen, anstatt das bereits Vorhandene zu reparieren. Implementiert man eine Tabelle oder ein CRM kompetent, ist es nicht schwer zu verstehen. Außerdem bieten wir immer eine umfassende Schulung und detaillierte Anleitungen. Ein weiteres Problem ist die falsche Wahl des Tools. Mitunter setzt man www.digital-futuremag.de 23

03.-04.07.2024 Die europäische virtuelle IT-Tech-Conference powered by Silicon-Valley-Europe.com Zielgruppe: IT-Admins, CDOs, CIOs und IT-Verantwortliche. Die digitale Revolution wird in den kommenden Jahren an Geschwindigkeit zunehmen. Die aktuellen Technologien werden sich überlagern und gegenseitig beflügeln. Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML), 5G-Technologie, Internet of Things (IoT), Edge Computing, Blockchain, Augmented Reality (AR) oder Quantencomputing werden mehr und mehr zu unserer wirtschaftlichen Realität gehören. Mit Deinem Know-how wollen wir auf der Ebene von IT-Profis klären, welche wichtigen Maßnahmen schon heute berücksichtiigt werden müssen. Wir freuen uns daher, Dir das Provide-tech.eu Event, powered by Silicon-valley-europe.com, anzukündigen. Das Veranstaltungsformat wurde speziell für die Zielgruppe der IT-Profis entwickelt und erreicht insbesondere IT-Administratoren, CDOs, CIOs und IT-Experten. Organisiert von den Machern des DIGITAL FUTUREcongress. Get your free ticket! Speaker und Aussteller Teilnahme ab 1.250,- € Aufwand: Ist sehr gering. Alles, was Du brauchst, ist ein guter Vortrag und 15 Minuten für die Befüllung Deines virtuellen Profils. www.provide-tech.eu Kontakte und Leads: Die Eventplattform dicoo liefert dir die Daten aller angemeldeten Personen, die sich zu Deinem Vortrag oder Deiner MasterClass angemeldet haben zum anschließenden Download.

GEMENT-SYSTEMS: TERNEHMEN S Computer Service GmbH in Gießen Zusätzlich erhalten wir einen Einblick in die innovativen Softwarelösungen von dataglobal, die die digitale Transformation unterstützen und geschäftsweite revisionssichere Archivierung ermöglichen. Diese Anwendungen bieten smarte Content Services, die mobiles und verteiltes Arbeiten erleichtern und beschleunigen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem flexiblen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -speichermedien sowie der Frage, inwiefern die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ein guter Auftakt zur Business-Digitalisierung ist. DIGITAL FUTUREmag: Herr Zipffel, können Sie uns bitte einen Überblick zum Wachstumschancengesetz und dessen Ziele geben? Bodo Zipffel: Obwohl genaue Details noch nicht feststehen, ist klar: Für die Fakturierung im B2B-Bereich wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch. Wenn auch kein neues Thema, so versuchen Firmen schon seit langer Zeit eine einheitliche Lösung für den Rechnungsaustausch zu finden. Dieses Vorhaben endet nun aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen endlich in einem Verfahren, welches von allen Beteiligten zeitnah umgesetzt werden muss. Das bringt nicht nur Vorteile, sondern auch neue An- und Herausforderungen. Mit dem Wachstumschancengesetz soll laut Bundesregierung die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland gestärkt werden. Ein Gesetzes-Ergebnis ist die Verpflichtung zur Übermittlung strukturierter Rechnungen (EN16931), die mit der Standardisierung als Ziel der EU, www.digital-futuremag.de 27

Durch den Einsatz von auf den bereits existierenden Standard fokussierten Validierungs-Werkzeugen ist eine leichte Überprüfung zu sendender und empfangener Rechnungen möglich. Dabei wird nicht nur geprüft, ob das Dokument alle Pflichtangaben enthält, sondern auch strukturell gültig ist. Auf Basis dieser Grundlage sind dann Konvertierungen in das Format, das den Anforderungen des Empfängers (eigene Prozesse, Kundensysteme, staatliche Plattform) entspricht, einfach umzusetzen. Somit entlastet eine automatisierte E-Invoicing-Lösung die Mitarbeiter und verschafft ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. DIGITAL FUTUREmag: Welchen Einblick können Sie uns in die innovativen Softwarelösungen von dataglobal geben und wie unterstützen diese die digitale Transformation sowie unternehmensweite revisionssichere Archivierung? Bodo Zipffel: Unsere Projekte werden teilweise mit auf die Situation angepassten Software-Lösungen unterstützt. dataglobal stellt smarte Content Services bereit, die das mobile und das verteilte Zusammenarbeiten des Personals vereinfachen und beschleunigen. Egal ob webbasiert, mobil, am Desktop, als Office-Add-in oder Portal: Höchste Funktionalität, unkomplizierte Bedienung und intuitive Benutzeroberflächen kennzeichnen die Clients. Damit kann man problemlos Daten – auch manuell per Drag-and- Drop und von Papier via Scanner – integrieren, verwalten und teilen. Die Einstellungen nach Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen sowie weitere gesetzlichen Anforderungen oder unternehmerische Besonderheiten lassen sich ganz easy zentral mit enthaltenen Bausteinen verwalten. DIGITAL FUTUREmag: Warum ist es wichtig, flexiblen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -anwendungen zu haben und wie kann dataglobal dabei helfen? Bodo Zipffel: Mitarbeiter sind in der Regel hoch spezialisiert und sollen zu den Verwaltungsprozessen zielgerichtet Informationen bekommen. Die Clients schaffen Zugang zu allen Unternehmensdaten und -anwendungen, für lückenlose Content Services. Mit nur wenigen Klicks integrieren Sie Ihre unterschiedlichen Systeme, beispielsweise Intranets, Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantenportale, modellieren übergreifende Workflows und vereinen diese in Webanwendungen und Portalen. Ein zusätzliches Plus stellt die Möglichkeit dar, solche Komponenten tief in eigene Lösungen zu integrieren, da sich die Weboberfläche in viele Anwendungen einbetten lässt und somit den Zugriff auf Informationen stark vereinfacht. DIGITAL FUTUREmag: Weshalb ist die Einführung eines DMS der Garant für effektive Firmendigitalisierung und welche Vorteile ergeben sich daraus? Bodo Zipffel: Mittlerweile dürfte jedes Unternehmen einen Plan zur weitgehenden Digitalisierung ausgearbeitet haben. Mit unserer Projekterfahrung können wir bezugnehmend darauf erste Schritte empfehlen, die kurzfristig im Rahmen der Umsetzung zu schnellen Ergebnissen und auch bei den Mitarbeitern zu positiven Feedback führen. Daraus resultiert im Projektverlauf Interesse an der gemeinsamen Weiterentwicklung. Die Durchführung wird anschließend eine besonders starke Akzeptanz erfahren. Außerdem lassen neue Techniken immer auch Verbesserungspotenzial erkennen, welches man direkt aufzeigen und mit den geplanten Zielen abstimmen kann. Das laufende Projekt erfolgt somit im Sinne der bestmöglichen Optimierung. Die Verwendung von elektronischen Dokumenten ist in allen bisher durchgeführten Projekten ein wichtiger Baustein in Richtung leistungsfähiger Digitalisierung. An sämtlichen Stellen im Unternehmen und sogar Remote im Homeoffice oder bei Geschäftsreisen jederzeit auf benötigte Dokumente zugreifen zu können, stellt einen großen Nutzen dar. In aller Regel lassen sich durch die kurzen Zugriffszeiten weitreichende Verbesserungen innerhalb der Prozesse in einem Unternehmen realisieren. DIGITAL FUTUREmag: Welche besonderen Challenges können bei DMS-Einführungen auftreten, und wie sind diese am besten zu bewältigen? Bodo Zipffel: In einer Firma existieren heterogene Umgebungen, die für ein zentrales System unterschiedlichste Anforderungen bedeuten. Offene Schnittstellen, Systeme, die einfach wie verlässlich Daten und Dokumente austauschen und anzeigen sowie Überwachungssysteme für Prozesse, die im Hintergrund die Steuerung vornehmen, sind das A und O. Der Unternehmer muss sich auf sein DMS verlassen können. Mit Standardanwendungen unterstützen wir im Projektverlauf diese Anforderungen. Gleichzeitig bieten wir zu jeder Lösung Schulungen und Trainings an. Eine weitere Herausforderung ist die Erstellung eines Ablage- und Berechtigungskonzeptes, in dem festgelegt werden muss, ob Daten im eigenen Unternehmen, in der Cloud oder in einem Mischsystem verwaltet werden und wer die entsprechenden Daten abrufen kann. Dabei haben insbesondere Cloud-Systeme den Charme, dass sich damit auch externe Prozessbeteiligte in das Konzept einbinden lassen. www.digital-futuremag.de 29

Entdecke die Vorteile einer starken Gemeinschaft! Eine Mitgliedschaft im Silicon Valley Europe bietet für Dein Unternehmen zahlreiche Vorteile in Sachen Sichtbarkeit für alle Deine Zielgruppen. Ob neue Kunden, neue Mitarbeiter oder Kooperationspartner, auf unseren Plattformen auch im Social Media-Bereich steht Deine Firma im Mittelpunkt. Im Rahmen einer Mitgliedschaft kannst Du mindestens auf einem unserer virtuellen Top-Events kostenfrei als Sprecher oder Referent einer MasterClass mit dabei sein und viele Leads und neue Kontakte einsammeln. Darüber hinaus unterstützen wir Dich bei Deinen individuellen Zielen und Herausforderungen mit passenden Kontakten. Platziere Dein Know-how in einem Interview kostenfrei in einer der 6 Ausgaben des DIGITAL FUTUREmag 2024. Du bekommst von uns: Silicon Valley Europe - Mitgliedschaft für dein Unternehmen Silicon Valley Europe - Europaweite Internet-Gemeinschaft Kostenlose Teilnahme bei unseren Events (inkl. MasterClass oder Vortrag) dicoo Business Enterprise-Mitgliedschaft Mindestens 1 Artikel / Interview im Online- Magazin DIGITAL FUTUREmag (10.000 Leser) Integration im Newsletter (20.000 Empfänger) 1 Jahr LinkedIn-Support Adressbeschaffung aus der Zielgruppe Individuelle Kontaktherstellung Entscheide Dich jetzt für eine Mitgliedschaft und genieße die zahlreichen Vorteile. Nutze die vielfältigen Möglichkeiten, die Dir ein europaweites Cluster bietet! Jetzt Infortermin vereinbaren! https://silicon-valley-europe.com/ www.digital-futuremag.de 31

INSTITUTE – TION ektor Innovation des Diplomatic World Institutes in Brüssel ieter Brockmeyer, bekannter Medien- und Innovationsexperte sowie Autor, steht im Zentrum dieser Bewegung. Als Chief Project Officer (CPO) von Diplomatic World und Mitgründer des DWI in der belgischen Hauptstadt ist er maßgeblich daran beteiligt, die Vision von Innovation und Wandel voranzutreiben. Seine Leidenschaft für die Umsetzung neuer Ideen zeigt sich nicht nur als Produzent des DWI-Videopodcasts „Today & Tomorrow“, sondern auch in der Kuratierung internationaler Branchen-Kongresse und der Schaffung der „Wholistic World Innovation Trophy“. Er und das DWI reflektieren die Dynamik der heutigen technologischen Entwicklungen, von Künstlicher Intelligenz bis hin zu Quantencomputing. Dabei steht stets im Fokus, wie diese fortschrittlichen (Ver-) Änderungen unsere Wirtschaft und Gesellschaft transformieren können. Und das im Einklang mit den Zielen eines nachhaltigen Voranschreitens der Vereinten Nationen bis zum Jahr 2030. Im folgenden Interview erhalten wir einen tieferen Einblick in die Vision und das Tun des Diplomatic World Institutes und beleuchten gleichzeitig auch die Zusammenarbeit zwischen dem DWI und dem IT- Cluster Silicon Valley Europe (SVE). DIGITAL FUTUREmag: Als Impulsgeber haben Sie erheblich dazu beigetragen, Innovation und Wandel voranzutreiben. Wie sehen Sie die Rolle von Technologie, gerade progressiver digitaler Tools, beim Meistern weltweiter Challenges? Dieter Brockmeyer: Innovation in Form von technischem Fortschritt und damit verbundener Wandel in allen www.digital-futuremag.de 33

unseren Kongresspartner in Barcelona, „D4a“ sowie die international anerkannte Künstlerin Ulrike Bolenz, die immer wunderbare individuelle Objekte für die Preisträger kreiert, muss ich hier nennen. DIGITAL FUTUREmag: In Ihren Büchern „Pandemias Box“ und „CAMPUS“ erläutern Sie die Auswirkungen technologischer Innovationen auf unsere Gesellschaft. Welche Rolle spielen dabei ethische Überlegungen und wie können wir sicherstellen, dass solche Neuschöpfungen zum Wohle aller eingesetzt werden? Dieter Brockmeyer: Sicherstellen können wir leider gar nichts. Jede neue Technologie kann immer sowohl als auch eingesetzt werden. Wir müssen jedes Mal neu als Gesellschaft den Einsatz lenken. Man muss sehr bewusst damit umgehen, denn wenn wir eine neue Technologie ignorieren, dann wird ein anderer sie für sich einsetzen und uns dann am Ende diktieren, wie wir sie einzusetzen haben. Das hat mit unserem Mindset zu tun. In den 1950ern gab es einen unendlichen Technologieoptimismus. Da wollte man selbst PKWs atomar antreiben. Technik galt als Lösung für alles, aber es gab natürlich auch viel Unsinn. Dieser Optimismus aber ist uns verloren gegangen und heute stellt man häufig nur die negativen möglichen Folgen in den Vordergrund, gerade hier in Deutschland. „German Angst“ hat sich international als Begriff etabliert. Dabei können alle Technologien helfen, Probleme zu lösen – wenn man sie richtig einsetzt. In „Pandemias Box“, das im ersten Corona-Jahr aus einem Whitepaper zu den Hintergründen des Awards entstanden ist, habe ich versucht Zusammenhänge weltweit zu analysieren, während ich in CAMPUS, welches in Kürze, zunächst nur auf Englisch, verfügbar sein wird, versuche, eine Diskussion um Lösungsansätze anzustoßen. DIGITAL FUTUREmag: In Ihrem DWI-Videopodcastformat „Today & Tomorrow“ beschäftigen Sie sich intensiv mit den Tech-Trends der Zukunft. Welche halten Sie für besonders vielversprechend und wie könnten sie unser Leben demnächst verändern? Dieter Brockmeyer: Das ist genau die Diskussion, die ich in dem Podcast gemeinsam mit dem Digitalisierungsexperten Sanjay Sauldie und dem Innovation Profiler Alexander Pinker diskutiere, gelegentlich auch mit einem weiteren Gast. Alle neuen Technologien greifen irgendwie ineinander und treiben gemeinsam den Wandel voran. Bald wird es keine Tätigkeit mehr geben, wo nicht KI im Hintergrund wirkt und alle unsere Transaktionen werden auf einer Blockchain gespeichert und verifiziert. Wir werden je nach Bedarf von der Realität ins Metaverse wechseln. Wobei Letzteres noch etwas länger braucht, bis das ohne Technologiebruch und mit vollwertigem Erleben funktioniert. Aber auch diese Entwicklung wird möglicherweise bald durch das Quantencomputing enorm beschleunigt. Dabei wissen wir nur, dass es Auswirkungen haben wird. Welche genau oder wann, das ist im Dunkeln. Das macht Prognosen in diesem Bereich so schwierig. DIGITAL FUTUREmag: Die Agenda 2030 der UN setzt ehrgeizige Ziele für eine nachhaltige Entwicklung. Wie kann die Technologie dazu beitragen, diese Soll-Zustände zu erreichen und was können internationale Kooperationen dabei bewirken? Dieter Brockmeyer: Unsere aktuellen Probleme sind alle so groß, dass sie nur über Grenzen hinweg und in gemeinsamer Anstrengung gelöst werden können. Von daher ist die UN-Initiative richtig. Leider geht die Stimmung weltweit schon seit einiger Zeit in die andere Richtung und ist der Grund, dass das Zieljahr 2030 ziemlich sicher nicht mehr eingehalten wird. Unsere Gesellschaft wird egoistischer. Toleranz und Respekt gelten nur noch, wenn sie mir selbst entgegengebracht werden. Hier müssen wir dringend gegensteuern. DIGITAL FUTUREmag: Welche Vorteile, Kompetenzen oder Angebote können und möchten Sie insbesondere als neues Silicon Valley Europe-Mitglied zugunsten der an dieser länderübergreifenden Community Plattform beteiligten IT-Anbieter und -Anwender einbringen? Dieter Brockmeyer: Silicon Valley und Deutschland schienen lange nicht wirklich kompatible Begriffe zu sein, obwohl es hier ja genügend Talente gab und immer noch gibt. Und wie gesagt, länderübergreifende Communities sind der richtige Ansatz, um unsere umfassenden Probleme anzugehen. Für uns ist das eine ideale Plattform, um Anregungen zu bekommen, aber auch um Impulse zu geben. Ich freue mich daher auf einen lebhaften Austausch, der hoffentlich in das eine oder andere Projekt oder den einen oder anderen Lösungsansatz münden wird. DIGITAL FUTUREmag: Zum Schluss möchten wir gerne noch von Ihnen persönlich wissen, was sich ändern muss, damit Diplomatie und Technologie besser zusammen funktionieren? www.digital-futuremag.de 35

D C 23.-24.04.2024 Die Online-Kongressmesse mit Strategie- und Lösungs-Best Practices rund um Business-Digitalisierung Zielgruppe: Geschäftsführer und IT-Entscheider der 1. und 2. Führungsebene. Der DIGITAL FUTUREcongress virtual richtet sich an deutschsprachige mittelständische Unternehmen. Als interaktive, 100 % DSGVO-konforme Austausch- und Informationsplattform bietet der DIGITAL FUTUREcongress (DFC) ein vielfältiges Webkonferenz-Programm mit impulsgebenden Keynotes, userorientierten Vorträgen und praxisbezogenen MasterClasses zu den Themenschwerpunkten • Digitalisierung & Transformation • Online-Marketing & Sales • Prozessoptimierung & Kommunikation • New Work / Recruiting • Cyber Security & Datensicherheit / IT-Recht Erhalten Sie die Leads ganz einfach in einem CSV- Download, inklusive Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Namen etc. Vollständig DSGVO-konform. Für Besucher ist der DFC virtual kostenfrei. Speaker und Aussteller Teilnahme ab 1.250,- € Get your free ticket! Der DFC virtual konnte bei der letzten Online-Veranstaltung über 1.400 Teilnehmer generieren und damit im Durchschnitt pro Aussteller knapp 40 Leads bereitstellen. Die Anzahl der Leads ist natürlich abhängig von der Zielgruppe und der Attraktivität Ihres Vortrags und kann nicht garantiert werden. www.virtual.digital-futurecongress.de

CHANGE WICHTIGE ISIERUNG GRUND VIELER SE EINE NÜPFUNG DENKBAR? rank Kühn von metisleadership r. Klaus Wagenhals, Gründer des Netzwerks metisleadership, ist ein erfahrener Industriesoziologe, Arbeitspsychologe und promovierter Ökonom. Seit 1999 widmet er sich leidenschaftlich der Umgestaltung von Organisationen, insbesondere bezüglich agiler Arbeitsweisen und New Work. Dabei hat er die kontinuierliche Verbesserung von Führung und Projektmanagement stets mit im Blick. Er engagiert sich als Speaker, Autor und ehrenamtlich bei der GPM sowie der Initiative zukunftsfähige Führung. Dr. Frank Kühn, Arbeitsforscher, Gesprächspartner und selbstständiger Berater, bringt über 30 Jahre branchenübergreifende Erfahrung in Organisations- und Change-Projekten mit und war lange Zeit als Führungskraft und Projektmanager in Forschung und Industrie tätig. Diese vielfältigen Kompetenzen fließen in Kooperationen, unter anderem mit metisleadership, ein. Das Metis ChangeCamp bietet Mitte März Interessenten die Gelegenheit, von den umfangreichen Erkenntnissen dieser beiden Spezialisten zu profitieren und neue Wege für eine dynamische geschäftliche Zukunft zu erkunden. Heute sprechen wir mit ihnen darüber, wie sich technologische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Umbrüche, mit denen sich Firmen gegenwärtig konfrontiert sehen, bestmöglich meistern lassen. DIGITAL FUTUREmag: Wie schätzen Sie die aktuellen Challenges in den Bereichen Digitalisierung, Agilisierung und New Work ein, gerade in Bezug auf die Veränderung von Führung und Projektmanagement? Frank Kühn: Der Begriff Challenge ist sicherlich zutreffend. Ich will drei Beispiele aus unseren Erfahrungen geben. Beginnen wir mit Challenge Nummer Eins: Wir erleben sehr viele Unsicherheiten, Widersprüche und interessengetriebene Verzerrungen im Verständnis www.digital-futuremag.de 39

als auch zu Führende daran gewohnt sind, dass Themen, Wege et cetera vorgegeben werden. Obwohl wir das alles wissen und es dazu längst ausreichend „Beweise“ gibt, machen wir oft einfach weiter wie bisher und wundern uns dann, wenn die Menschen demotiviert werden und ihre Verbindlichkeit und ihre Energie abnimmt. Also, da können wir noch viel lernen, wenn wir uns der Mühe unterziehen, genauer in die neuen Konzepte einzusteigen und ihre Potenziale zum Umdenken und anders Handeln zu entdecken. Und weil natürlich nicht jeder das „Idealbild“ nachbauen kann und auch nicht sollte, erleben wir in den letzten Jahren viele Mischformen wie unter anderem sogenannte hybride Ansätze. Frank Kühn: Wir denken, dass die Grundstruktur „Projekt“ schon eine gute Idee ist, die nach wie vor zukunftsfähig ist, weil sie verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Kompetenzen und Persönlichkeiten zusammenbringt, um mit gemeinsamer Zielsetzung ein Produkt, eine Entwicklung, eine neue Organisationsidee zu schaffen. Das kann im Interesse der höheren Kundenzufriedenheit, der höheren Arbeitseffektivität und -motivation oder auch der effizienteren Prozesse mit besserer Kooperation sein. Leider sind aber diese Möglichkeiten durch die hierarchischen Strukturen, den alten Mindset über Führung, Organisation und Zusammenspiel von Menschen nicht erst im Lauf der letzten 50 Jahre beschädigt und versperrt worden. Insofern sehen wir in der Agilisierung durchaus einen „Befreiungsakt“, den es nun aber auch gilt zu verteidigen. Zum Beispiel beim Thema Lernen: Alle würden glauben, dass das doch heute selbstverständlich sein müsste und überall dafür Zeit, Raum und Mittel zur Verfügung stehen. Dem ist mitnichten so: Retrospektiven gehören zum Konzept des agilen PM, sind aber bereits nach 10 Jahren schon wieder eingeholt durch das Argument „zu wenig Zeit“, durch zu wenig Bereitschaft über die gemachten Erfahrungen nachzudenken und Erkenntnisse daraus zu ziehen und in die nächsten Projekte oder in den nächsten Change einzubeziehen. Durch den kurzsichtigen Effizienzfetischismus werden die viel höheren Kosten in der Zukunft zu gerne ausgeblendet. Und jetzt zur Challenge Nummer Vier: Sie ist mit Challenge 2 verbunden. Ob digitale Workflows, Holokratie oder Scrum: Die Gefahr ist, dass Führung an Methoden und Tools delegiert und mechanisiert wird. Wenn wir allerdings www.digital-futuremag.de 41

verfügbaren Fragen zu seinem Change zu löchern, um daraus ein großes Angebot mit 50 Beratertagen formulieren zu können, sondern mit einem Workshop zu beginnen und zu erleben, wie das erste gute Gefühl in der Zusammenarbeit gestärkt wird und Vertrauen entsteht, um gemeinsam weiterarbeiten zu können. „Agil“ hat im vorliegenden Fall dann für die spätere Roadmap bedeutet, dass wir iterative Schleifen eingebaut haben, um immer weiter auf ein nächstes Entwicklungslevel zu kommen, und dass wir parallel dazu weitere Schritte begonnen haben. Dazu gehörte etwa die Entwicklung von einem neuen Führungsverständnis – passend zum New Work- Verständnis der Firma – und die Klärung der vielfältigen künftigen Rollen sowohl auf Teamleiter-, Prokuristen- und Geschäftsführer-Ebene. Diese Rollenklärung passierte auch für den internen Change und wurde dadurch schnell in die vorhandenen Teams hineingetragen. Wir halten also nicht so viel davon, sofort an die Neuordnung von Strukturen und Prozessen zu gehen – das ist eher klassisches, betriebswirtschaftlich- getriggertes Beraterdenken. Agil zu werden, beginnt vielmehr beim neuen und anderen Aufsetzen von Projekten, damit verbundenen neuen und anderen Vorgehensweisen und den Rollen. Natürlich reflektieren wir die bestehenden Strukturen und Prozesse und wo diese an ihre Grenzen kommen, heute schon oder in Zukunft. Oft reicht es schon, wenn man in einem Projekt oder in einer Abteilung zusammen vor einem Board steht und sich klar darüber wird, welche Aufgaben anstehen, wer sie bis wann macht und wo es üblicherweise zum Stocken kommt – sogenanntes „Stand-up“. Dabei stellt man dann fest, dass die Beschäftigten oft schon um die Handlungsbedarfe und Aufgaben wissen, dass sich nur keiner getraut hat, diese offen anzusprechen. Man stellt außerdem fest, dass der Teamleiter, der dabei steht, froh ist über die nun entstehende Transparenz. Was er aber in diesem Zusammenhang dann lernen muss, ist, nicht den Schuldigen zu suchen oder per se die eigene Meinung durchzusetzen, sondern an einer gemeinsamen Lösung des Problems zu arbeiten. Oft stellen wir dann fest, dass es für die Mitarbeitenden ein neues Erlebnis ist, entsprechend ihrer Kompetenzen Aufgaben vom Board eigenverantwortlich zu übernehmen, dazu vor allem auch ermutigt zu werden, und zu sagen: „Ich kümmere mich drum – bis Freitag habt Ihr ein Ergebnis“. Und die Runde merkt, dass es durch die Zusammenschau der Aufgaben einfacher ist als bisher, die Zusammenhänge und die gegenseitigen Abhängigkeiten zu erkennen, systemisches Denken zu üben, Folgen gemeinsam abzuschätzen, in realistischen Zeiträumen zu denken. Apropos Zeit: Häufig wird ja mit der Aussage „Wir haben keine Zeit” die mangelnde Zeit bemüht, um Aufgaben abzulehnen oder zu verschieben. Das bekommt jetzt durch die öffentliche Schätzung des zeitlichen Aufwands und der gemeinsamen Orientierung eine andere Wendung: „Welche Aufgaben sollten wir wohin legen, damit eine Bearbeitung möglich ist?“ Verantwortung und dadurch Führung übernehmen alle und nicht mehr nur der Projektleiter oder der mittlere Manager, dem noch schnell ein zusätzliches Change-Projekt aufgedrückt worden ist. DIGITAL FUTUREmag: Wie können Unternehmen einen kollaborativen Veränderungsprozess initiieren und sicherstellen, dass alle beteiligten Stakeholder aktiv eingebunden werden? Frank Kühn: Die Unternehmen sollten sich nicht auf übliche Change-Konzepte, Rezepte oder schnelle Antworten verlassen, sondern sich selbst fragen: Woher habe ich Signale, dass wir uns anpassen oder sogar radikal verändern sollten? Vertraue ich denen, die die Signale aufgenommen oder weitergeleitet haben – beispielsweise von Kunden? Worum geht es dabei? Warum gerade jetzt? Wohin wollen und sollten wir gehen? Was soll nachher anders sein als jetzt? Und wo fangen wir an? Dafür haben wir ein hilfreiches Frageraster entwickelt. Über unsere Website downloadbar. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, gemeinsam mit den jeweils betroffenen Menschen daran zu arbeiten, wohin es gehen soll, wie der Weg dahin aussehen soll, welche Zwischenergebnisse oder Lernschritte benötigt werden, um Erfolg zu haben. Unser Methodenkoffer umfasst sowohl bewährte Modelle und Vorgehensweisen wie BusinessCanvas oder das Rollenmodell von Moreno als auch relativ neue; hier sei exemplarisch Delegationspoker genannt. Gemeinsam zu arbeiten meint nicht nur die Internen und die Externen, sondern auch die Zusammenarbeit über die Unternehmensfunktionen und die vorhandenen Hierarchieebenen hinweg, die wertschätzende Verständigung zwischen den Vorstellungen der Jüngeren und den Erfahrungen der Älteren. Das ist eine Herausforderung, wenn allein darüber berichtet wird, dass 30 Prozent der jungen Leute die Unternehmen innerhalb der ersten Monate enttäuscht wieder verlassen. Über das www.digital-futuremag.de 43

eine Person, die der Organisation Böses wolle, abwälzen und kommt damit keinen Schritt weiter. Eher landet man in einer Kultur der Schuldzuweisungen, aber zu keiner Befreiung für eine zukunftsorientierte Arbeit. Damit ist natürlich nicht gesagt, dass man Andersmeinende nicht früher oder später vor die Entscheidung stellen muss, an der Entwicklung zum Beispiel des New Works engagiert mitzuwirken oder die Firma zu verlassen. Das sollte mit klaren Worten und gleichzeitig absolut wertschätzend passieren, denn der Umgang miteinander auch in solchen Situationen wird in der Organisation aufmerksam beobachtet. Toxische Kommunikation und Angst sind mit das Schlimmste, was einer Organisation passieren kann. Insofern braucht es auch den Mut und die Werkzeuge zum konstruktiven Austragen von Konflikten. DIGITAL FUTUREmag: Wie wichtig sind kontinuierliche Verbesserungen von Führungskompetenzen und Projektmanagementmethoden im Kontext sich wandelnder Arbeitsumgebungen und -anforderungen? Frank Kühn: Unbedingt. Allerdings müssen wir uns auch hier wieder verständigen, was wir darunter verstehen. Zum Beispiel Durchsetzungskraft als Führungskompetenz? Durchsetzen müssen wir nur Dinge, die anderen als sinnlos erscheinen. Egal worum es geht: um Zielbilder, Prozesse oder Tools. Es geht also vielmehr um glaubwürdige und wertschätzende Kommunikation in sinnvollen Vorhaben. Insbesondere in Change-Projekten können wir das sofort üben. Weil der Change immer sofort beginnt. Ich kann nicht kollegiale Führung versprechen und den Change autoritär beginnen. Damit wird auch gleich deutlich, dass hier noch andere Kompetenzen gefragt sind als die, welche man vielleicht schon kennt: Es geht viel mehr als bisher um das Aushalten von Widersprüchen, um das Unterstützen und Ermutigen von Menschen, selbstbewusst ihre Rollen wahrzunehmen, ihre Kompetenzen einzubringen, Wege zu kritisieren und neue vorzuschlagen. Hintergrund dafür ist das Gefühl der Psychologischen Sicherheit, der guten Aufgehobenheit im Team. Das schließt an das schon Gesagte bezüglich toxischem Verhalten und Angst an. Es geht ebenfalls um die Fähigkeit, gutes, vorbildliches Feedback zu geben und zu nehmen, Räume für Reflexion und Lernen zu schaffen, Verantwortung zu übernehmen, ins Tun kommen und nicht nur zu appellieren, Ursachen nachzugehen statt nur an Symptomen herumzudoktern, Konflikte nicht in der sprichwörtlichen „Harmoniesauce“ unter den Teppich zu kehren, sondern angstfrei und wertschätzend zu lösen. Erst dann kommen wir zu wirklich neuem Handeln, zu neuen Prozessen, zum Ausprobieren neuer Techniken. In diesem Kontext geht es, wie Sie gemerkt haben werden, weniger um Projektmanagement-Methoden, sondern eher um Erkenntnisse aus den Sozialwissenschaften, den Neurowissenschaften und so weiter, die wir in unserer Begleitung von Change-Projekten anwenden, die wir in Vorgehensweisen und Übungen einbringen. Wir wollen auch die Leser explizit ermuntern, sich über das klassische und selbst das agile Projektmanagement hinaus um neue Methoden des Lernens, des Übens, des Lernens von neuem und anderem Denken und Verhalten zu kümmern. Ob es dabei um moderne Reflexionsmethoden wie Retrospektiven geht, um Sounding-Boards oder Rollen-Feedback, um Learning Journeys oder Embodied Communication.Vor allem aber geht es um das Beginnen, bei nächster Gelegenheit! DIGITAL FUTUREmag: Das waren sehr tiefgehende Impulse. Wir freuen uns schon sehr auf das Event. Vielen Dank für das angenehme Gespräch. Dr. Klaus Wagenhals Dr. Frank Kühn >> Bitte mit dicoo-App scannen KONTAKT Firma: Metisleadership Straße: Theresienstr. 76 PLZ und Ort: 76835 Rhodt u.R. Ansprechpartner: Dr. Klaus Wagenhals Telefon: +49 6323-988436 Email: info@metisleadership.com Website: https://www.metisleadership.com https://change.metisleadership.com www.digital-futuremag.de 45

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